科技檔案課題歸檔質(zhì)量初探

王瑋 劉金生

摘 要：本文從科技檔案接收的角度出發(fā)，總結(jié)了檔案工作領(lǐng)域課題歸檔質(zhì)量的思考。針對科技檔案部門發(fā)現(xiàn)或容易存在的問題，探討了后續(xù)工作改進的策略和方法。

關(guān)鍵詞：科技檔案;歸檔質(zhì)量

一、前言

科技檔案歸檔工作進行多年，特別是質(zhì)量體系運行以后，國家越來越重視這方面的管理工作，課題歸檔總體情況來說是好的，但也存在一些需要改進和完善的地方。

接收歸檔是檔案工作的起點，是檔案工作非常重要的一個環(huán)節(jié)，是文件轉(zhuǎn)化為檔案的程序和條件（見圖1）。歸檔質(zhì)量的好壞，直接影響到檔案的質(zhì)量，對后面各個環(huán)節(jié)都有重要的影響，所以必須把好接收質(zhì)量關(guān)。

科技檔案的管理流程如圖所示：

二、歸檔中存在的問題

1.原件不經(jīng)過存檔，直接歸檔。這是課題歸檔中存在的最明顯的問題。《文件和資料控制》中規(guī)定：“經(jīng)批準和發(fā)布的技術(shù)文件，原件由科技檔案室存檔，使用單位在研制過程中均使用復制件或藍圖。”已經(jīng)批準的技術(shù)文件如果不存檔，散落在個人手中，這是不符合質(zhì)量體系要求的。其后果一是文件容易遺失，二是不能夠很好地控制其技術(shù)狀態(tài)，容易隨意更改，使文件失控。 對于更改的有關(guān)規(guī)定不僅要靠大家的自覺遵守，還要靠一些強有力的措施來監(jiān)督執(zhí)行。

2.歸檔時間滯后，不能按計劃歸。按制度規(guī)定：“每個研制階段結(jié)束后3-6個月內(nèi)，由產(chǎn)品負責人對本階段產(chǎn)生、形成的技術(shù)文件和資料進行整理歸檔”。 據(jù)統(tǒng)計，各單位課題應歸檔的科技項目與已歸檔的項目進行核對后的歸檔率較低。各單位在每年年初作計劃時，就明確規(guī)定了課題的歸檔時間、要求等。歸檔率應該引起我們的重視。

3.外協(xié)單位的文件形成不太規(guī)范。由于各單位外協(xié)任務較多，歸檔的文件材料有一部分不是本單位產(chǎn)生，而是由外協(xié)單位提供的，例如，封面不規(guī)范，頁面大小不一，封面簽署不全，甚至沒有封面。對這部分文件的質(zhì)量控制存在相當?shù)碾y度。

4.原始記錄的問題

（1）外部質(zhì)量問題。①使用純藍鋼筆水、圓珠筆，有的甚至用鉛筆，字跡潦草，不整潔。②記錄用紙大小不一，參差不齊，有的甚至用廢頁的背面做原始記錄。③數(shù)據(jù)頁碼不連貫，內(nèi)容不完整。

（2）內(nèi)部質(zhì)量問題。①實驗條件、日期等項目記錄不全。②實驗對象、儀器設備的來源、型號等記錄不詳細。這不僅直接影響到實驗的結(jié)果，也將影響到其傳遞作用。③有的科技人員認為原始記錄整理起來羅嗦，歸檔起來麻煩，因此歸檔的內(nèi)容偏少，缺乏對文件的有效支持。

5.研究生課題歸檔中存在的問題。雖然目前加強了對研究生歸檔的要求，即研究生畢業(yè)必須履行歸檔手續(xù)，否則訓練科不發(fā)畢業(yè)證，所以研究生歸檔率達100%，對于保證研究生歸檔，起了很大的促進作用。但也存在如下的問題：（1）“研究生培養(yǎng)計劃”和“答辯情況表”涂改、劃改、粘貼現(xiàn)象嚴重。（2）缺頁、少頁現(xiàn)象。有的是計算機打印出的頁碼不連貫。這給檔案整理工作帶來很多后續(xù)的麻煩。為了查清中間漏掉的一頁，檔案人員卻要花很大功夫，甚至把以前編好的頁碼擦掉，重新編。（3）歸檔人自己不來，讓人帶來。這樣造成歸檔中存在的問題帶者不清，或回去傳錯了意思。（4）在上述章節(jié)原始記錄中存在的類似問題，研究生歸檔中也存在，不再一一贅述。

三、體會

1.在工作實踐中，通過各單位的見習和走訪學習，基本了解和掌握了接收歸檔的專業(yè)知識，并把看似枯燥的規(guī)章制度在實踐中運用。在同事們的幫助下，使自己對接收歸檔工作更加清楚、明確。歸檔的同時，不僅僅熟悉了工作，也對各單位的專業(yè)情況有了更進一步的了解。各單位算下來，涵蓋多達70多種專業(yè)門類，如醫(yī)學、工程、儀器設備、計算機等，還有一些交叉學科，邊緣學科，由此產(chǎn)生的科技文件也多種多樣，差異很大。要想做好檔案工作，必須了解單位的專業(yè)知識。在實踐中我深深體會到，檔案人員在工作時不但要具備良好的政治思想素質(zhì)和全心全意為科技人員服務的思想，還需要較高的檔案專業(yè)知識，這樣做起工作來才能得心應手。

2.接收歸檔是一件很繁瑣的事情，它需要檔案人員的耐心、細心。稍有疏露，都會給后續(xù)工作造成很大的麻煩。所以在細心檢查的同時，發(fā)現(xiàn)問題還要積極地做歸檔人員的工作，及時采取補救措施，保證檔案的完整、準確、系統(tǒng)、符合規(guī)定。

3.增強安全、保密觀念和服務意識。當我第一天從事檔案工作，就意識到，檔案的安全是極其重要的，檔案庫房的大鐵門，多么類似于財務室的保險柜，保險柜里的錢丟了能夠想辦法彌補，如果檔案一旦毀壞或丟失，就永遠無法彌補。所以我很注意檔案的安全，養(yǎng)成了庫房隨時鎖門的習慣。在工作中，我逐漸地意識到，我們檔案人員是為科研服務的。為全體科研人員服好務，應是我們檔案人員的共同目標。為了讓科研人員對我們的工作和服務滿意，我們要力求把工作做得更好。

四、建議與設想

1.積極宣傳，增強科研人員的檔案意識。要采用各種宣傳手段和方式，積極宣傳檔案和檔案工作的重要性，普及檔案知識，使全體人員逐步了解檔案與檔案工作，了解各項檔案管理規(guī)章制度，促進全員檔案意識的提高，爭取人人關(guān)心檔案和認真做好歸檔工作。如作一些宣傳欄或在網(wǎng)頁上作更詳細的介紹.文件和資料分布在單位的每一個工作現(xiàn)場，它是工作之間相互聯(lián)系的工具和橋梁，對文件和資料控制必須依靠全體人員的共同努力。為了保證文件歸檔及時、準確、完整、便于管理和利用，科技檔案人員在進行檔案的收集歸檔工作時，除了自身的努力外，也需要各單位領(lǐng)導的支持和重視。

2.重參與、重指導。向科研人員，尤其是剛剛參加工作的科研人員，宣傳檔案工作的有關(guān)知識，建議舉辦檔案知識講座。同時，在工作中，檔案人員還須加強歸檔工作的指導、督促、檢查和協(xié)助工作。

3.格式規(guī)范化問題，建立制度化的文件。各單位在檔案管理中形成了一系列規(guī)章制度，這些規(guī)章制度對文件資料的形成起到了至關(guān)重要的作用。但實踐中尚需進一步落實好，使其不留死角。將檔案工作的內(nèi)容納入到各有關(guān)單位的職責、制度和程序，對文件和資料從形成之時就加以有效控制，是形成完整、準確、系統(tǒng)檔案的基礎(chǔ)和前提.進一步加強歸檔責任制，并充分發(fā)揮單位資料員的作用。

4.制訂操作性強的實驗記錄規(guī)范 。隨著科研課題的結(jié)束，記載準確、規(guī)范的實驗記錄歸入科技檔案，提供利用，為后人科學研究啟發(fā)思路、減少不必要的重復勞動，提高研究效率和水平不著不可取代的價值。但是，記錄不完全，記述不清楚，不但起不到這些作用，還會給科研工作帶來不必要的麻煩。原始記錄問題的存在，一方面是由于科研人員不重視，另一方面也是由于一些人對實驗記錄的具體要求不清楚。因此，迫切需要制訂科研實驗記錄規(guī)范，約束科研人員的行為，提高原始記錄質(zhì)量。

5.抓好研究生歸檔的質(zhì)量。研究生入學時進行有關(guān)資料方面的教育，使其明確歸檔是在讀期間所做工作的一部分，為以后在科研過程中及時、系統(tǒng)地積累資料打下堅定的思想基礎(chǔ)。研究生進入課題后，將課題歸檔須知人手一冊，使其按照有關(guān)規(guī)定做好資料的積累工作，歸檔時，要由導師簽字審查，目的是檢查歸檔材料完整，齊全，以確保檔案質(zhì)量。

6.及時反饋信息，推動歸檔工作

建議檔案管理部門定期編制歸檔工作通報。通過行政管理手段，對未按時歸檔的項目提出批評。內(nèi)容包括：一，歸檔一般情況;二，對好的典型事跡提出表揚，對存在的問題予以指出;三，提出改進措施等。

在正常情況下，多數(shù)科技項目可以以報獎制約歸檔工作，因為目前報獎制度已經(jīng)完善，沒有完整、準確、系統(tǒng)文件材料歸檔項目，檔案部門不出具證明就不能報獎，但是有些不能報獎的或不打算報獎的項目，就起不到制約作用。

7.加強檔案人員的業(yè)務培養(yǎng)，提高業(yè)務水平

從科技文件到檔案的形成，檔案人員起著一定的把關(guān)和指導作用。因此，需要檔案人員全面了解各單位各部門的業(yè)務，精通檔案專業(yè)知識。一是由單位分管業(yè)務的領(lǐng)導負責，定期組織業(yè)務學習，互相交流切磋經(jīng)驗教訓，深化各項規(guī)章制度的學習，定期檢查考核，不斷提高業(yè)務能力。二是本人通過各種培訓和自學，提高業(yè)務水平和知識結(jié)構(gòu)，了解和掌握新知識、新理論和新技能，滿足工作持續(xù)改進的需要。

8.檔案人員要增強事業(yè)心和責任感，下功夫做好歸檔工作。文件材料歸檔完整與否，在一定程度上取決于檔案人員的事業(yè)心和責任感。有的檔案人員覺得檔案工作是件苦差事，不實惠，有這種想法就不可能盡職盡責地工作。還有認為文件資料越少，檔案整理和保管的工作量就越少，多收不如少收。有的檔案人員年紀輕，不敢大膽向領(lǐng)導和有關(guān)部門提要求，碰了幾個釘子就堰旗息鼓，文件材料有多少算多少，有點問題也就過去算了。為此，應當多樹立檔案人員崗位光榮、責任重大的道理，樹立愛崗敬業(yè)精神，嚴格把關(guān)。

五、結(jié)束語

隨著形勢的發(fā)展，檔案工作精細化管理要求的深入，傳統(tǒng)檔案工作的六個環(huán)節(jié)已不能滿足檔案工作的需要，我們需要突破檔案工作的六個環(huán)節(jié)，也就是說檔案工作的起點不應只在接收歸檔，而應提前到文件形成前或形成時，也就是說，在課題開始時，檔案人員就要深入課題組，明確提出有關(guān)文檔形成的要求和規(guī)定，這樣才能起到檔案人員的指導作用，才能更好的保證課題完成中文檔的形成質(zhì)量。

參考文獻：

[1]《現(xiàn)代檔案工作實務》主編：陳兆祦，沈正樂，中國檔案出版社

作者簡介：王瑋，女，中國航天員科研訓練中心，從事檔案管理22年。