淺談數據信息化管理對物資生命周期管理的重要性

黃麗紅

[摘 要]企業進行電力物資數據信息化管理時，利用信息系統記錄物資生命周期各階段的狀態，通過數據集成，在信息系統中準確跟蹤物資流轉情況。電力企業進行精準統計分析，制訂更好的資源計劃，能為企業管理提供風險及危機預警，并提供管理及決策依據。

[關鍵詞]信息化管理;結構化;數據集成

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.16.040

[中圖分類號]TP311.52;TM73[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）16-00-03

1 ? ? 產品數據信息化管理的定義

世界上第一臺通用計算機“ENIAC”于1946年2月14日在美國賓夕法尼亞大學誕生。在20世紀70年代以后，微機處理機出現，使電子計算機的應用越來越廣泛。電子計算機在后續時代發展中不斷更新換代，在各個領域中發揮著越來越大的作用。在IT行業興起的同時，各種用于生活、工作的應用軟件被研發出來，幫助人們處理各種生活、辦公事項，配合互聯網高效使用，在減輕了工作負擔的同時，提高了人們的生活水平和生活質量，推動了整個社會發展。

一般狹義的概念認為采用計算機進行數據處理就是信息管理，但事實上，計算機只是數據信息化管理的一種工具。現代企業競爭激烈，產品創新是企業生存的根本，產品更新換代非常快，對產品數據管理不能局限于單純的計算機數據儲存功能，還應使用互聯網，借助各種應用軟件及信息系統，如PDM、ERP、PLM等，實現對產品數據采集、記錄、統計、流轉、分析，進行完全的數據信息化管理。可以說，產品數據信息化管理現代通信、網絡、數據庫技術為基礎，對產品數據進行精準高效采集、記錄、統計、流轉、分析，進而得到企業在營運過程中所需要的管理信息與決策信息。

企業產品數據信息化管理要求企業更可靠詳細地記錄產品性質及特點，記錄產品生命周期各階段的狀態，準確跟蹤產品流轉，快速跟蹤，精準統計分析，制訂更好的各項資源計劃，為企業管理提供風險及危機預警，提供管理及決策依據。

2 ? ?電力物資數據信息化管理的要求

企業對物資數據進行信息化管理，管理所有與物資相關信息（包括零件信息、配置、文檔、結構、數據庫記錄、權限信息等）和所有與產品相關過程（包括工作流程和更改流程）的技術，可以提高生產效率，有利于對產品全生命周期進行管理，加強對文檔、圖紙、數據的高效利用，使工作流程規范化。

電力生產具有連續可靠性，對物資保障的及時性和緊迫性要求高，要求企業必須有事故應急物資儲備。電力物資使用的專業化分工細，對物資使用的管理要求高，客觀上要求企業有一個良好的物資采購計劃，按照生產到貨跟蹤、倉儲配送、領用等流程保證物資及時供應。電力物資總體上可以分為設備類物資與材料類物資，設備類物資專業性強，專業化程度高，設備技術要求高，零備件通用性相對較差;材料類物資通用性比較好，標準化程度比較高，數據結構化程度強。

2.1 ? 實現電力物資數據結構化設計

數據包括結構化、半結構化和非結構化數據，目前，大多數產品非結構化數據占數據的主要部分。為降低管理成本，提高管理效率，企業應規范電力物資數據，包括涉及的流程數據，使其盡量標準化、結構化。在規范物資數據中，應做到：①規范物資名稱、規格、型號填寫;②規范物資數量、單位填寫;③規范工程項目填寫;④規范物資入庫、出庫、調撥使用地填寫;⑤規范物資存儲地、存放貨架編碼填寫。

2.1.1 ? 對物資進行統一編碼管理

企業規范電力物資數據后，應根據規范后的物資名稱及性質，對物資進行分類管理，根據分類制定物資編碼規則，對物資進行統一編碼管理。如將電力物資分為設備類物資和材料類物資，設備類物資根據英文名稱以字母E作為標識，材料類物資根據英文名稱以字母M作為期標識，在定義物資編碼時將其設為物資編碼第一級編碼，在后續系統跟蹤時可根據編碼的第一個字母判斷該物資分類，以便統計及分析。同時，企業還應進一步按物資種類、屬性等進行分類，使用層級分類管理制定分級編碼。如對規格型號為“YJV-1-4×10 mm2+1×2.5 mm2”的防白蟻型交聯電纜，根據圖1物資分類的規則進行物資編碼設定，可設定如圖2。

企業應根據標準化、結構化數據對電力物資進行分類梳理，按層級制定好物資目錄，系統應對物資目錄每一層級賦予編碼，使每種規格型號的物資都有唯一編碼，且不與其他規格型號物資重復。使用物資編碼，有利于提高物資采購的準確性，有利于對物資使用進行追蹤、統計、分析。需注意，物資目錄在使用時，應有專人進行更新維護，以保證后續工作持續完成。

2.1.2 ? 對物資涉及項目信息進行統一編碼管理

企業要實現電力物資順利生產到貨、儲存、配送使用跟蹤，應統一規范填寫項目相關信息及設定編碼，如圖3所示，使相關數據可在信息系統流轉集成，以便追蹤管理。

2.2 ? 實現系統流程規范設計

電力物資要進行生命周期管理，企業應對物資狀態進行實時跟蹤，制定業務標準、規范及相關業務流程。規范業務工作流程，為數據保駕護航，實現業務流程系統自動化，使物資各狀態環節隨著時間推移發生變化時能夠及時調整并保持跟進。電力物資的生命周期從需求申報到物資采購、物資生產、到貨驗收，再到安裝使用、廢舊處理為一個生命循環，要實現物資跟蹤，要對數據進行標準化、結構化設計。

規范物資每個生命環節的流程，包括設置系統規范、對人工操作的規范性要求，都是提高物資管理效率、降低管理成本、實現物資數據信息化管理的重要措施。在需求申報時，企業應根據設置好的物資目錄選擇所需物資，不能使用填寫模式，以減少需求申報錯誤率，同時，應準確填寫好數量、選擇好單位。系統根據已設定好的各層級編碼，對具體規格的物資生成唯一物資編碼，系統根據物資編碼對物資進行全流程跟蹤。在物資生命周期的各環節里，物資編碼應該作為物資主線，從始而終貫穿各環節。在物資生命周期中，每個環節的工作流程應使用數據信息進行記錄及實現系統集成流轉，包括各項工作流轉、審批流程。企業應對物資系統流程進行規范設計，一方面保證質量、規范管理，另一方面降低工作對個人技術和職業素養、質量意識的依賴，降低用人標準和管理難度，減少企業投運及管理成本。表1是電力物資需求申報表。

2.3 ? 實現數據高度集成

在企業中，包括電力企業，由于職能部門不同、物資管理需求有異，往往具有多個異構的、運行在不同軟硬件平臺上的信息系統同時運行，這些系統數據源彼此獨立、相互封閉，使數據難以在系統之間交流、共享和融合，從而形成“信息孤島”。隨著信息化應用不斷深入，企業內部、企業與外部信息交互需求日益強烈，急需對己有信息進行整合，聯通“信息孤島”，共享信息。

數據集成將不同來源、格式、特點、性質的數據在邏輯上或物理上進行有機集中，從而為企業提供全面的數據共享。電力物資的數據集成主要將物資規格型號、數量、到貨生產情況、使用單位、使用情況等各種信息通過信息系統進行準確傳遞。可以認為，數據集成是物資數據信息滾動收集的一個過程，同時，集成是可雙向的、可交互的，最終實現物資數據的全信息共享。數據集成最大的優勢是保證數據來源的唯一性。物資信息通過應用間的數據交換達到集成，主要解決數據分布性和異構性的問題，數據來源的唯一性保證信息的準確性。數據集成對信息系統有嚴格要求，被集成的信息系統數據結構要公開接收信息系統，系統對數據編碼定義要保持一致。

2.4 ? 實現多維度查詢

電力物資數據信息化管理實現數據在信息系統中高度集成，使物資在生命周期的各環節中收聚各種數據信息，如物資規格型號、數量、使用情況、質量情況、各環節時間節點等，均可以記錄并集成體現在同一信息系統中，最終實現物資多維度查詢。企業人員可以使用時間維度進行檢索，查看一定時間范圍內使用物資種類、數量、合同、使用情況等;企業管理人員可以直接在系統中進行統計查詢，提高企業管理質量，降低企業管理成本。

3 ? ? 數據信息化管理對物資生命周期管理的影響

電力物資是電力工程建設的基礎保障，做好電力物資生命周期管理，縮短電力工程建設工期，提高電力工程建設質量，降低電力企業成本，是電力企業提高企業競爭力的根本需求，對電力安全運行以及提高社會效益均有積極意義。實現數據信息化管理是企業對電力物資生命周期進行高效管理的必然要求。

首先，提高了需求計劃的準確性及物資采購質量。數據信息化管理，實現了數據信息系統間集成，使電力物資的各種信息能從后續環節反饋回前端，企業員工可對反饋數據進行統計分析，如物資數量的使用情況、供應商供貨物資的質量等，促使企業調整、規范需求計劃，促使物資需求計劃做到數量合理，避免庫存積壓增加管理成本;從反饋的物資使用情況可以統計分析物資質量，為物資招投標提供評價依據，提高物資采購質量。其次，企業電力物資數據信息化管理對物資進行追蹤，通過信息數據集成，可實現對物資需求計劃時間、物資采購時間、供貨時間監控管理，如做到提醒供應商供貨、記錄物資到貨驗收等，實現生產到貨、驗收安裝使用的跟蹤管理，實現對電力建設項目管控，一定意義上縮短項目建設工期，從而縮短物資生命周期，提高電力工程的建設效率及質量。最后，有利于記錄物資各生命周期的工作流，通過信息系統進行傳遞集成，實現物資從采購到報廢環節的串行工作流程監控，包括各環節的工作審批流程，為企業精益管理提供優化分析數據源，規范操作指引，有利于提高企業的管理效益。