規范化編寫模板在圖書出版中的應用

邱 波，池 靜，吳霞暖

隨著國家對圖書質量管理力度的加大，在我國圖書市場競爭激烈、出版時效性強的背景下，如何提高書稿的標準化、規范化水平是提升圖書出版質量的重要議題之一。目前，圖書出版單位一般采取向作者提供“編寫須知”“作譯者手冊”等提示規范性要求。但是，此類文檔內容面面俱到、內容龐雜、信息量大、針對性不強，作者研讀并按規范執行的效果不佳，編輯仍要耗費大量的時間、精力進行規范性處理。在投稿標準化、規范化方面，一些學術期刊投稿模板的設計經驗值得借鑒。這些期刊編輯部利用作者能夠熟練掌握的Microsoft Word（以下簡稱Word），通過設定文檔的基本結構、制定樣式、附論文排好后的圖片等方式制作論文模板，對作者開放，從而得到編輯部所需格式的稿件[1-2]。由于圖書學科廣泛、內容信息量大、版式多樣，圖書編寫模板的設計比期刊投稿模板更為復雜，現以一套教材的編寫模板為例介紹一種基于Microsoft Word 2013 設計編寫模板的方法及其應用體會。

1 設計目的

通過設定模板的結構、體例、樣式使書稿內容形式的規范化要求清晰、直觀，易于實現，為作者創作規范書稿提供便利，減輕編輯和排版人員規范化處理書稿的壓力。

2 設計思路

模板以一份濃縮的書稿形式呈現，包含這套教材設定的所有體例要素。根據開本選擇、版式設計設定版心尺寸、頁眉、頁腳等，通過Word 樣式功能設定各層次或模塊設計參數，編寫模板的各要素格式一目了然，便于作者理解和應用。

3 設計步驟

先在Microsoft Word 2013 新建一個文檔，按照這套教材涉及的所有要素新建內容或者從樣稿中復制部分內容粘貼進來，作為模板文本。為了充分發揮編寫模板的作用，節省排版時間，圖書的開本和版式設計可以提前至作者開始編寫前。

3.1 頁面設置

根據這套教材開本（16 開）、版式設計要求，通過“頁面布局”—“頁面設置”—“紙張大小”和“頁邊距”命令設置紙張尺寸、頁邊距參數；通過“頁面布局”—“頁面設置”—“版式”設置頁眉、頁腳參數（圖1）。

圖1 頁面設置

（a）按照我社數碼印刷智能生產平臺印前參數設置，頁面尺寸大小包含出血尺寸(3mm)；

（b）頁碼范圍選擇“對稱頁邊距”，保證奇偶頁版心拼版對稱；

（c）頁眉高度指頁面天頭留白的高度，奇偶頁不同可設置單雙頁的頁眉頁腳內容不同：

（d）指定行和字符網格可設置此版心頁面的版面字數。

3.2 創建/修改樣式

樣式是應用于文檔中的文本、表格和列表的一套格式特征[3]。使用樣式可以確保格式編排的一致性，從而減少重復操作，在短時間內排出高質量的文檔。把樣式定義保存到Word 模板，可以大大提高用戶對Word 的使用效率，讓多個文檔保持同樣的風格[4]。

Word 軟件樣式分為兩大部分：段落樣式和字符樣式。段落樣式決定文本在文檔中段落級別的外觀。如果為文本應用段落樣式，將把該段落樣式應用于整個段落。段落樣式通常用于控制大量文本的整體格式。段落樣式中可以包括字符樣式包含的所有格式定義。 但它還控制段落的外觀的所有方面，如文本對齊方式、制表位、行距和邊框。標題樣式與非標題樣式的設定同屬于段落樣式。字符樣式也決定文本在文檔中的外觀，但是是在字符級別。

3.2.1 標題段落樣式的創建

圖書標題結構由高到低排級，各級標題必須有大綱級別和標題名稱。標題內容、樣式與導航大綱關系如圖2 所示。

圖2 標題內容、樣式與大綱關系

以“標題1”的創建為例，Word 中已內嵌標題1 到標題9 的基礎樣式，我們只需對樣式進行修改編輯即可，修改包括字體、段落、邊框等內容。需要注意的是我們是根據模板創建文檔，所以編輯樣式必須選中“基于該模板的新文檔”（圖3a），“樣式基準”選擇“無樣式”，防止修改基準樣式的時候新建的樣式一同被誤修改（圖3a）。在修改“段落”的同時“大綱級別”選擇此標題在本書中的級別（圖3b），方便我們查看大綱、抽取目錄以及生成電子書標簽等。

圖3 修改標題段落樣式

以此類推，完成所有標題段落樣式的創建。

3.2.2 非標題段落樣式的創建

非標題段落樣式內容包括正文、引文、表題、表文、表注、圖題、圖注、公式、腳注、頁眉、頁腳、案例標題、案例內容、參考文獻內容、索引、目錄等共32 種常用樣式（圖4），這些樣式無需列入大綱或提取到目錄，所以只需要定義字體、字號及段落等基礎格式。

圖4 創建完成的樣式

以創建“引言”樣式為例，新建樣式（圖4），定義樣式名稱、字體字號、段落及其他樣式，大綱級別選擇正文文本。

3.2.3 字符樣式的創建

字符樣式僅作用于段落中選定的字符。我社常用字符樣式有上標、下標、斜體、粗體、頁碼、著重文字等。創建字符樣式是為了避免出現文檔作者或修改者將原有字符格式在修改時丟失格式，也可以為關鍵詞創建字符樣式，方便提取使用。

以創建“斜體”字符樣式為例，樣式類型選擇“字符”，樣式基準“基本屬性”，勾選“基于該模板的新文檔”。字符樣式是對段落中的與段落樣式不一致格式的字符的設定，只需把不一致的格式設定好即可，不設定字體字號則默認與段落樣式定義相同。

3.3 生成目錄

圖書目錄多為自動生成，如前所述在寫作時將需要提取目錄的段落設置為標題段落樣式，將標題段落樣式中的大綱級別按照級別依次定義。選擇“引用”工具欄中的“目錄”列表框“自動目錄”［圖5（a）］，也可直接“自定義目錄”［圖5（b）］，點擊“選項”按鈕，可以將已定義的非標題樣式列入提取目錄范圍中，多用于圖片和表格內容的提取。

圖5 生成目錄

3.3 保存并使用模板

1）保存模板。設定完所有樣式之后單擊“文件”—“另存為”—在對話框中“文件類型”下拉框中選擇“Word 模板（*.dotx）”—“保存”，完成編寫模板的創建。模板圖標為。

2）使用模板。雙擊模板文件（*.dotx），此時產生的文件為“文檔*.docx”，瀏覽“快速樣式”可看到已設定好的樣式，保存此文檔開始進行內容編寫。文檔圖標為。需要注意的是編者在應用模板進行編寫時應以圖書名稱建立子目錄文件夾，將模板及基于模板生成的文檔保存在此文件夾內，避免文檔錯誤引用其他模板造成版式混亂。

4 結束語

自2015 年起，我社在系列化圖書的組織過程中設計并應用規范化模板取得了良好的效果。通過在編寫會上進行模板的使用培訓、向編者提供講解視頻、對編者使用中遇到的問題進行在線答疑等方式，規范化模板得到了廣泛應用，因其功能直觀、操作簡便受到廣大編者歡迎，編輯、排版的工作效率也明顯提高。

隨著出版業數字化轉型的快速推進、知識服務的提質增效，XML 技術成為推動出版業數字化轉型升級的重要技術之一。規范化Word 模板的應用為出版內容的數字加工打下良好基礎；通過對Word中內容的體例格式及版式進行樣式表單控制，建立樣式與XML 標簽之間的對應關系，內容資源實現XML 轉檔、結構化生產，使其一次加工、多元利用。規范化Word 模板的應用實踐也為智能化編寫輔助系統的開發積累了經驗。智能化編寫輔助系統除了具有體例格式的規范化指導功能外，還將提供內容編寫的指引，通過內容發現系統對作者編寫內容的關鍵詞進行自動檢索并提示相關內容，為作者高質量地完成內容提供在線協助。