淺談如何做好文書檔案收集與歸檔工作

楊文

摘 要：基于對如何做好文書檔案收集與歸檔工作的研究，首先，闡述文書檔案收集與歸檔的必要性。然后，分析文書檔案收集與歸檔存在管理意識有待提升、工作制度有待完善等問題。最后，針對文書檔案收集與歸檔給出加強(qiáng)重視程度、構(gòu)建工作制度等有效措施。

關(guān)鍵詞：文書檔案 收集 歸檔

高校在培養(yǎng)專業(yè)人才中發(fā)揮著不可替代的作用，高校需要肩負(fù)起自身使命。如果高校想要實現(xiàn)自身的更好發(fā)展，同時為社會市場培養(yǎng)更多專業(yè)人才，需要及時做好高校內(nèi)的文書檔案收集與歸檔工作。文書檔案中記載著高校的重點內(nèi)容，關(guān)系著高校的進(jìn)步。因此，需要意識到文書檔案收集與歸檔的重要價值與意義。所以，本文將針對做好文書檔案收集與歸檔工作的措施進(jìn)行相應(yīng)闡述。

一、文書檔案收集與歸檔的必要性

（一）檔案管理基礎(chǔ)

在高校的教學(xué)活動以及科研活動，會產(chǎn)生大量不同的文件資料。在其中有許多文件資料有著較為重要的收藏價值與使用價值。通常情況下針對此類資料需要相應(yīng)的管理人員進(jìn)行收集與管理。所以，文書檔案收集與歸檔是檔案管理的基礎(chǔ)工作，為檔案中信息資料充分發(fā)揮自身最大作用提供保障。

（二）檔案集中管理重要手段

我國針對文書檔案管理工作做出明確規(guī)定，需要保證問文書檔案的統(tǒng)一管理，尤其是高校的文書檔案，同時還需要保證檔案內(nèi)容的完整性與真實性。通過文書檔案的收集與歸檔，可以在很大程度上保證檔案內(nèi)容的安全性與全面性。同時為高校檔案的集中管理提供保障，促進(jìn)高校更好發(fā)展。

二、文書檔案收集與歸檔存在的問題

（一）管理意識有待提升

從目前我國高校文書檔案收集與歸檔工作中可以看出，許多工作人員的管理意識較為薄弱。在實際管理中，并沒有意識到自身工作的重要作用[1]。通常情況下會表現(xiàn)在，管理效率與管理質(zhì)量低下，同時文書檔案中內(nèi)容的真實性與完整性沒有得到保障。檔案損壞等問題時有發(fā)生，給文書檔案的使用帶來影響。

（二）工作制度有待完善

在高校文書檔案收集與歸檔工作中，需要制定相應(yīng)的工作制度，這樣才可以保證文書檔案收集與歸檔工作的有序展開。但是文書檔案收集與歸檔工作中可以看出，并沒有相應(yīng)的工作制度對各項工作進(jìn)行規(guī)范與約束。這一問題的產(chǎn)生，會對文書檔案收集與歸檔工作的有序進(jìn)行產(chǎn)生制約，同時影響高校的更好發(fā)展。

三、文書檔案收集與歸檔有效措施

（一）加強(qiáng)重視程度

文書檔案收集與歸檔工作，是高校工作中的重要組成部分。如果沒有有序展開文書檔案收集與歸檔工作，那么高校檔案工作將無法展開，那么檔案中的數(shù)據(jù)內(nèi)容將無法得到充分利用。因此，為保證文書檔案收集與歸檔工作順利展開，同時發(fā)揮文書檔案中信息內(nèi)容的價值與作用，需要加強(qiáng)對文書檔案收集與歸檔工作的重視程度[2]。首先高校內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)者與管理者需要意識到該項工作的重要作用，并且從人力物力財力等方面，給予文書檔案收集與歸檔工作大力支持。通過人力物力財力的支持，可以在很大程度上促使工作人員意識到自身工作重要作用。除此之外，文書檔案工作并不是高校機(jī)構(gòu)形成的，而是在高校不斷發(fā)展中形成的，因此，做好文書檔案管理工作是保證各項檔案管理各項工作順利展開的前提保障。基于此，文書檔案管理工作人員，需要針對其中具有價值與意義的檔案及時做好收集與分類工作，保證高校內(nèi)文書檔案齊全，其中內(nèi)容的真實性與完整性也可以得到保障。

（二）構(gòu)建工作制度

上文已經(jīng)說到工作制度是文書檔案收集與歸檔有序展開的前提保障，因此，需要構(gòu)建相應(yīng)的工作制度。在工作制度的構(gòu)建中，可以從以下幾點展開：第一，構(gòu)建文書檔案收集與歸檔管理制度，保證高校內(nèi)文書檔案收集與歸檔能夠做到有制度可依。文書檔案收集與歸檔是高校檔案管理工作中的基礎(chǔ)工作，想要做好該項工作，需要結(jié)合高校實際情況與檔案管理工作情況，制定出科學(xué)合理的文書檔案收集與歸檔制度[3]。這樣才能將制度落實到文書檔案收集與歸檔工作中，同時保證各個工作人員可以嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定展開文書檔案收集與歸檔工作。第二，在高校文書檔案收集與歸檔工作中，需要將相應(yīng)的法律法規(guī)落實在其中。通過法律法規(guī)對工作人員的行為進(jìn)行規(guī)范與約束，想要將法律法規(guī)更好落實到文書檔案收集與歸檔工作中，需要高校積極組織工作人員進(jìn)行法律法規(guī)的學(xué)習(xí)。不斷提高工作人員的法律意識，保證文書檔案收集與歸檔各項工作的展開，可以在法律允許范圍內(nèi)，避免違法或者違規(guī)問題的產(chǎn)生。第三，針對文書檔案收集與歸檔工作需要構(gòu)建相應(yīng)的監(jiān)督制度，針對各項工作的展開加強(qiáng)監(jiān)督與管理。這樣可以及時發(fā)現(xiàn)文書檔案收集與歸檔工作中存在的不合理之處或者問題，然后針對其中的問題能夠給出有效解決措施，避免問題影響范圍的進(jìn)一步擴(kuò)大。與此同時，也可以針對工作人員的行為以及工作進(jìn)行監(jiān)督，促使各項工作有序進(jìn)行。

結(jié)語

綜上所述，文書檔案收集與歸檔對高校的發(fā)展以及高校內(nèi)各項工作的展開具有重要作用。因此，需要保證高校內(nèi)相關(guān)工作人員可以意識到自身工作的重要性，從而端正工作態(tài)度，采取有效措施，保證文書檔案收集與歸檔工作的順利展開。同時針對文書檔案收集與歸檔工作，還需要構(gòu)建相應(yīng)的工作制度，針對各個工作人員的工作進(jìn)行監(jiān)督與規(guī)范。

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