事業單位文書檔案收集與歸檔規范化探究

張靜

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）7-105-01

摘 要 文書檔案是眾多檔案管理類別中比較傳統的一種。在進行文書檔案規范化管理的過程中，事業單位應該從多方面入手，不斷提升對文書檔案的管理能力，以便加強事業單位管理的科學化水平。本文從文書檔案管理規范化的重要意義入手，探討了新形勢下文書檔案管理面臨的挑戰，并提出了應對挑戰、增強規范化水平的路徑思考。

關鍵詞 事業單位 文書檔案 收集歸檔 規范化

文書檔案通常是指機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的文書檔案資源。包括命令、請示、報告、會議記錄，等等。在事業單位的日常管理活動中，文書檔案在檔案管理中占有重要位置它能夠詳細記錄下事件或問題發生的全部過程，并對今后的具體工作具有指導性意義?？梢哉f，文書檔案的收集與歸檔是技術性與服務性相結合的工作，做好該項工作對于檔案部門及本單位的長遠發展都具有重要意義。

一、文書檔案管理工作規范化的必要性

（一）有利于檔案管理工作的有序化

在過去一段時間內，文書檔案的管理工作經常被忽視，其重要性未能被認識到，導致該項工作出現滯后性。而實際上，文書檔案的收集與歸檔工作是事業單位開展檔案管理的基礎性工作，做好文書檔案的管理，增強文書檔案收集與歸檔過程中的制度規范，對實現事業單位檔案管理的有序化、標準化具有重要作用。

（二）有助于事業單位管理的科學化

檔案工作也屬于事業單位管理的重要部分之一，從單位檔案部門的管理水平就能夠在一定程度上反映出該單位的整體情況。由于文書檔案通常包括事業單位的會議紀要、請示、審批文件等，因此，做好文書檔案的收集與歸檔工作，保證檔案資源信息的真實性和完整性，對事業單位的科學化發展具有重要意義。特別是在事業單位制定戰略發展決策的過程中，文書檔案資源能夠起到一定的參考作用。

二、事業單位文書檔案收集與歸檔面臨的挑戰

辦公自動化和信息化使得文書檔案的內容和形式越來越多樣化，信息的載體變為紙張與數字化的存儲介質并存的形式，內容也在向文字、圖片與多媒體形式并存的情況轉變。[1]信息的傳遞與流通過程中如何保證檔案信息的準確性和完整性是目前文書檔案收集與歸檔中面臨的一大挑戰。此外，文書檔案的利用頻率和使用價值都呈現上升趨勢，這對文書檔案管理的科學化水平提出了更高的要求，如何為事業單位提供及時又有價值的信息資源服務，是文書檔案管理工作面臨的又一挑戰。

三、提升事業單位文書檔案收集與歸檔規范化水平的對策

（一）要符合事業單位文書檔案收集與歸檔的基本要求

事業單位的文書檔案在收集過程中應堅持檔案資源的完整性、全面性、真實性和準確性。而在歸檔過程中則應遵從三個基本要求：一是要遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系；二是要區分出文書檔案的不同價值；三是要便于保管利用。一般來說，事業單位的文書檔案應結合自身工作實際，編制分類方法，秉承“簡化整理、深化檢索”的原則，進行分類、整理、裝訂、排列、編號、裝盒、編目。

（二）要及時更新完善相關的管理制度

要想做到文書檔案收集與歸檔的規范化，必須要制定完善相應的檔案管理制度，所有的檔案管理人員都需要根據制度規范來進行文書檔案的管理工作。事業單位要根據現有的檔案管理情況，確定文書檔案的收集范圍和注意事項，并對檔案歸檔的流程和環節進行規范，同時要求全體人員均要按照規定的制度來完成文書檔案的歸檔工作，從而提升文書檔案的收集歸檔效率，使得該項工作更加有序、高效。

（三）要創新管理方法，完善工作流程

早在2002年，國家檔案局就發布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，可見檔案信息化是檔案管理發展的必然趨勢。在實際工作中，檔案部門應根據文檔的性質、檔案管理等級與本單位的實際情況對具體文檔的儲存方式、加工標準和分類進行規范化，并建立標準化的工作流程，明確文書檔案在收集與歸檔過程中的崗位職責與責任人。與此同時，要充分利用現代化的科技手段來提高文書檔案的管理效率，發揮文書檔案的內在價值，提升利用率。

（四）要培養檔案管理專業人才

事業單位的檔案管理能力的提升離不開檔案管理人員自身素質的提高。在現有條件下，事業單位應著力開展檔案管理人才的培訓培養工作，定期開展檔案管理相關專業內容的講座課程，加強檔案管理人員的職業能力。與此同時，要提升檔案管理人員的檔案意識和責任意識，充分發揮主觀能動性，勇于創新，敢于作為，不斷增強文書檔案檔案的收集與歸檔科學化、規范化、標準化水平。

四、結語

2015年，國家檔案局發布了《歸檔文件整理通知》，明確規定了文書檔案的歸檔原則和整理方法，由此可見文書檔案在檔案管理中的重要地位。事業單位的文書檔案管理工作必須要保證文書檔案收集與歸檔的規范化，不斷提升管理意識，完善管理制度，增強管理流程和環節的標準化水平，從而更好地發揮文書檔案的內在價值與作用。

參考文獻：

[1]潘海燕.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的優化措施研究[J].辦公室業務，2018（03）：155-156.

[2]齊琳.企業檔案管理的問題、對策與歸檔整理新方法[J].陜西檔案，2018（05）：46-47.