基于流程優(yōu)化與信息協(xié)同的醫(yī)用耗材管理*

谷 瑋 劉同柱 童貴顯

醫(yī)用耗材管理是醫(yī)院管理的重要組成部分,在醫(yī)改政策持續(xù)深化和現(xiàn)代信息技術(shù)迅速發(fā)展的背景下,傳統(tǒng)醫(yī)用耗材管理模式越來(lái)越難以滿足醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的需要[1].如何將現(xiàn)代信息技術(shù)和先進(jìn)管理理論融入醫(yī)用耗材管理流程中,實(shí)現(xiàn)耗材成本控制、及時(shí)供應(yīng)和安全使用的管理目標(biāo),已成為當(dāng)前各級(jí)醫(yī)院需要重視的問(wèn)題[2-3].針對(duì)上述問(wèn)題,部分學(xué)者提出了一些應(yīng)對(duì)方法,在流程優(yōu)化、業(yè)務(wù)精簡(jiǎn)等方面起到一定的作用,但在信息協(xié)同性和供應(yīng)鏈效率上有所欠缺[4-6].本研究針對(duì)醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理模式的建立及其實(shí)踐,闡述其構(gòu)建和完善過(guò)程.

1 傳統(tǒng)醫(yī)用耗材管理方式的回顧性分析

隨著醫(yī)院管理精益化趨勢(shì)的發(fā)展,傳統(tǒng)基于經(jīng)驗(yàn)的醫(yī)用耗材管理模式已難以滿足醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的需求,縱觀當(dāng)前國(guó)內(nèi)醫(yī)院醫(yī)用耗材管理現(xiàn)狀,其管理方式的缺陷主要表現(xiàn)在醫(yī)用耗材的采購(gòu)、庫(kù)存和使用3個(gè)方面.

1.1 采購(gòu)缺乏分析

(1)體現(xiàn)在耗材的采購(gòu)量設(shè)置上,傳統(tǒng)管理方式大多憑借以往經(jīng)驗(yàn),主觀決定耗材的采購(gòu)量和采購(gòu)時(shí)點(diǎn),導(dǎo)致耗材供應(yīng)不及時(shí)現(xiàn)象頻發(fā),嚴(yán)重影響臨床業(yè)務(wù)開展[7].

(2)體現(xiàn)在供應(yīng)商選擇上,由于供應(yīng)商服務(wù)水平參差不齊,而傳統(tǒng)方式缺乏信息化手段,難以及時(shí)獲取供應(yīng)商反饋的信息、難以對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定量評(píng)估,因此,在耗材供應(yīng)過(guò)程的信息追溯和風(fēng)險(xiǎn)控制上缺乏有效管理[8].

1.2 庫(kù)存缺乏監(jiān)測(cè)

驗(yàn)貨方面,傳統(tǒng)方式下,醫(yī)用耗材入庫(kù)時(shí)其產(chǎn)品名稱、有效期限、出廠日期以及滅菌日期等信息需人工錄入,易造成信息遺漏和錯(cuò)誤,且錄入的信息也難以實(shí)時(shí)追溯.庫(kù)存控制方面,傳統(tǒng)方式下,由于缺乏庫(kù)存分級(jí)管理和信息化監(jiān)測(cè),耗材在醫(yī)院各類(級(jí))庫(kù)房中的庫(kù)存信息不能實(shí)時(shí)獲取,難以做到庫(kù)存水平監(jiān)測(cè)及缺貨報(bào)警等[9].

1.3 使用難以監(jiān)管

使用管理體現(xiàn)在領(lǐng)用量設(shè)置和使用追溯2個(gè)方面.傳統(tǒng)方式下,醫(yī)用耗材的領(lǐng)用單位是以箱或件計(jì)算,而實(shí)際每次和(或)每日使用量往往介于兩者之間,多領(lǐng)耗材勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致科室?guī)旆课镔Y積壓,而少領(lǐng)耗材會(huì)增加科室領(lǐng)用次數(shù);且由于未應(yīng)用信息追溯技術(shù),耗材的領(lǐng)用和使用信息未能實(shí)時(shí)獲取,使用人員的領(lǐng)用信息得不到追溯,多領(lǐng)、浪費(fèi)等現(xiàn)象難以監(jiān)管[10].

2 醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理模式優(yōu)化

2.1 流程優(yōu)化

醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理模式以"科學(xué)、專業(yè)、平臺(tái)、高效、智能"為設(shè)計(jì)原則,以管理和工程理論為支撐,引入現(xiàn)代信息技術(shù),結(jié)合醫(yī)院醫(yī)用耗材管理實(shí)際,設(shè)計(jì)成一元化醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈協(xié)作平臺(tái),實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材供應(yīng)和管理優(yōu)化,其特點(diǎn)包括平臺(tái)化和智能化.

(1)平臺(tái)化.醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈包括院內(nèi)供應(yīng)鏈和院外供應(yīng)鏈兩部分:①院內(nèi)供應(yīng)鏈借助院內(nèi)精益化管理平臺(tái),從醫(yī)用耗材入院到最終消耗全流程的業(yè)務(wù),通過(guò)與院內(nèi)各科室的業(yè)務(wù)溝通,將采集到的科室出入庫(kù)信息及時(shí)傳遞至中心庫(kù)房分類匯總,中心庫(kù)房根據(jù)獲取的各科室消耗信息安排補(bǔ)貨;②院外供應(yīng)鏈借助院外供應(yīng)采購(gòu)管理平臺(tái),將匯總后的各科室需求信息傳遞至供應(yīng)商,供應(yīng)商響應(yīng)訂單后,配送耗材至醫(yī)院等待驗(yàn)貨,其內(nèi)外供應(yīng)鏈見圖1.

圖1 醫(yī)用耗材管理內(nèi)外供應(yīng)鏈

(2)智能化.醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理模式應(yīng)用時(shí),一方面通過(guò)運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù),引入醫(yī)用物資智能存儲(chǔ)柜、手術(shù)室智能物流機(jī)器人等智能設(shè)備輔助耗材管理,實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材管理的智能和高效;另一方面,供應(yīng)鏈管理模式中引入了定數(shù)設(shè)置、庫(kù)存控制和供應(yīng)商評(píng)價(jià)等多種數(shù)學(xué)模型,在實(shí)際運(yùn)作過(guò)程中,所有數(shù)據(jù)運(yùn)算相關(guān)操作均自動(dòng)實(shí)現(xiàn).

2.2 信息協(xié)同

信息協(xié)同主要體現(xiàn)在業(yè)務(wù)流程上,通過(guò)集成化信息平臺(tái)、數(shù)學(xué)模型和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用,醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理模式中的采購(gòu)量設(shè)置、供應(yīng)商信息反饋、醫(yī)院庫(kù)存控制以及科室推送等各環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)了多級(jí)聯(lián)動(dòng),不但涉及耗材管理部門與各科室之間的協(xié)同,也涉及到醫(yī)院與供應(yīng)商之間的協(xié)同.醫(yī)用耗材庫(kù)存涉及供應(yīng)商和中心庫(kù)以及病區(qū)、手術(shù)室等二級(jí)庫(kù)和病房、手術(shù)間等三級(jí)庫(kù),在醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理模式下,各級(jí)庫(kù)存協(xié)同聯(lián)動(dòng)(見圖2).

圖2 醫(yī)用耗材庫(kù)存多級(jí)聯(lián)動(dòng)

3 醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理模式應(yīng)用實(shí)踐

3.1 業(yè)務(wù)流程

醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理模式下的業(yè)務(wù)流程,主要環(huán)節(jié)包括平臺(tái)采購(gòu)管理、庫(kù)存管理和院內(nèi)配送管理,醫(yī)用耗材管理業(yè)務(wù)流程見圖3.

圖3 醫(yī)用耗材管理業(yè)務(wù)流程

(1)平臺(tái)采購(gòu)管理.①通過(guò)智能分析科室歷史平均消耗量、供應(yīng)商響應(yīng)時(shí)間等變量,自動(dòng)生成各科室需求信息,結(jié)合各級(jí)庫(kù)存上下限設(shè)置補(bǔ)貨量,使采購(gòu)更加科學(xué);②醫(yī)院與供應(yīng)商通過(guò)供應(yīng)采購(gòu)平臺(tái)開展采購(gòu)業(yè)務(wù),降低人員工作量,提高采購(gòu)工作的便捷性;③平臺(tái)可靈活地根據(jù)各級(jí)庫(kù)存水平變化進(jìn)行采購(gòu)量動(dòng)態(tài)調(diào)整,以滿足臨床不確定性需求.

(2)庫(kù)存管理.醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理模式下的庫(kù)存管理流程清晰,在庫(kù)房設(shè)計(jì)方面,按照耗材屬性實(shí)行不同區(qū)域分類管理,引入射頻識(shí)別(radio frequency identification,RFID)等物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)錄入核對(duì)、庫(kù)存盤點(diǎn)及庫(kù)存信息查詢等功能;在庫(kù)存控制方面,通過(guò)構(gòu)建和應(yīng)用庫(kù)存控制模型,根據(jù)耗材使用規(guī)律和各級(jí)庫(kù)房存儲(chǔ)能力合理設(shè)置庫(kù)存相關(guān)參數(shù),提高耗材庫(kù)房利用率,實(shí)現(xiàn)智能化、精細(xì)化管理.

(3)院內(nèi)配送管理.實(shí)行"定數(shù)管理"制度,根據(jù)院內(nèi)各科室耗材消耗特點(diǎn)對(duì)醫(yī)用耗材進(jìn)行拆箱(包)并重新包裝附碼,中心庫(kù)房在一定周期內(nèi),按照各消耗點(diǎn)消耗信息進(jìn)行及時(shí)主動(dòng)補(bǔ)貨;同時(shí),通過(guò)設(shè)計(jì)合理、安全暢通的物流路徑,提高醫(yī)院醫(yī)用耗材的供應(yīng)效率.

3.2 應(yīng)用效果

醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理模式的應(yīng)用,能有效改善和彌補(bǔ)既往粗放傳統(tǒng)管理模式存在的缺陷和不足,對(duì)科學(xué)、專業(yè)和高效地管理耗材具有重要意義.醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理模式保證了醫(yī)院耗材及時(shí)準(zhǔn)確供應(yīng),同時(shí)通過(guò)優(yōu)化耗材流通、使用及管理等環(huán)節(jié),有效提升了院內(nèi)二級(jí)庫(kù)房的耗材管理效率.

實(shí)施供應(yīng)鏈管理模式后,科室耗材庫(kù)存量大幅減少,申領(lǐng)頻次和時(shí)間均有所下降,庫(kù)房整理收納時(shí)間減少,醫(yī)護(hù)人員從日常繁瑣的耗材管理工作中得到解放;通過(guò)引入智能化信息系統(tǒng),為耗材使用全流程可追溯提供了數(shù)據(jù)源,為物資管理決策提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ);通過(guò)醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理模式的應(yīng)用,規(guī)范了耗材的臨床使用,降低了醫(yī)院運(yùn)營(yíng)成本,在醫(yī)院床位數(shù)增加的背景下,低值耗材消耗量同比降低約14.71%.

4 討論

4.1 加強(qiáng)與衛(wèi)生政策的銜接

醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理模式的持續(xù)發(fā)展離不開與衛(wèi)生政策的有效銜接.隨著"零差率""帶量采購(gòu)""集中采購(gòu)""兩票制"等醫(yī)用耗材采購(gòu)政策的實(shí)施,在建設(shè)供應(yīng)鏈管理模式時(shí)要考慮如何及時(shí)地將衛(wèi)生政策內(nèi)容融合進(jìn)來(lái),構(gòu)建如集中采購(gòu)數(shù)據(jù)對(duì)照、"兩票制"驗(yàn)收等衛(wèi)生政策相關(guān)功能模塊,提高管理模式的政策協(xié)同性.

4.2 加強(qiáng)理論模型的應(yīng)用

管理模式的順利實(shí)施離不開科學(xué)的理論模型.日常業(yè)務(wù)中,在供應(yīng)鏈管理模式建設(shè)的庫(kù)存控制、定數(shù)設(shè)置、配送調(diào)度以及供應(yīng)商評(píng)價(jià)等關(guān)鍵環(huán)節(jié),除相關(guān)人員的主觀經(jīng)驗(yàn),更重要的是靈活運(yùn)用運(yùn)籌學(xué)等管理及工程理論,結(jié)合醫(yī)院實(shí)際,建立高效的理論庫(kù)存控制模型、供應(yīng)商評(píng)價(jià)模型及多目標(biāo)資源調(diào)度模型等,以實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈運(yùn)作的穩(wěn)定性.

4.3 加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用

信息技術(shù)是推動(dòng)管理模式發(fā)展的重要?jiǎng)恿?在當(dāng)前物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和人工智能技術(shù)迅速發(fā)展的形勢(shì)下,要及時(shí)將RFID、圖像識(shí)別等現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈建設(shè)的過(guò)程中,改善供應(yīng)鏈的運(yùn)作成本(人力成本、管理成本等)和運(yùn)作效率(準(zhǔn)確性、及時(shí)性等),提高醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈的智能化水平.

5 結(jié)語(yǔ)

醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理模式相對(duì)于傳統(tǒng)的粗放式管理,在流程效率和信息追溯等方面具有顯著優(yōu)勢(shì),得到了社會(huì)廣泛關(guān)注,部分醫(yī)院的應(yīng)用結(jié)果也表明其在成本控制、規(guī)范化管理上起到較好的作用.醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理模式構(gòu)建過(guò)程中,除對(duì)流程重建、平臺(tái)開發(fā)和管理技術(shù)應(yīng)用上的關(guān)注,還需加強(qiáng)與"集中采購(gòu)""兩票制"等衛(wèi)生政策的銜接,加強(qiáng)對(duì)庫(kù)存控制模型、供應(yīng)商評(píng)價(jià)模型等高效理論模型的應(yīng)用,加強(qiáng)對(duì)人工智能技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的引入等,實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材的智能化和精細(xì)化管理.