淺析文書檔案整理對事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要意義

李京晶

摘 要：隨著社會的快速發(fā)展，再加上事業(yè)單位發(fā)展的比較快，人們對檔案整理工作要求越來越高。檔案整理要根據時代發(fā)展的要求，根據人們的需要，強化管理，提高整理成效，確保檔案整理工作上檔次上水平，以檔案整理促進社會健康發(fā)展。

關鍵詞：檔案整理;對事業(yè)單位;效能化

文書檔案整理是事業(yè)單位效能發(fā)揮的重要手段，對于事業(yè)單位職能作用的發(fā)揮以及效能的擴大，都能起到非常重要的作用。從我國當前的社會大背景能夠看出，文書檔案整理是事業(yè)單位開展行政管理的重要手段，對我國事業(yè)單位文書檔案進行整理具有重要的理論與現(xiàn)實意義。

1 分析事業(yè)單位文書檔案整理的重要性

1.1 事業(yè)單位文書檔案整理有利于有效利用檔案信息資源

在事業(yè)單位中通常會保存有大量的文書檔案資源，對事業(yè)單位各項職能的發(fā)揮以及開展，都起著非常重要的作用，總的來說事業(yè)單位效能化發(fā)展的好壞，將會在很大程度上受到文書檔案整理效果的影響。我們在對文書檔案資源進行整理的過程中，會將文書檔案中有利于企業(yè)發(fā)展的資源進行歸納整合，對管理者決策的制定能夠起到非常重要的作用，同時也能夠最大化地使檔案信息資源得到有效利用。

1.2 文書檔案整理有利于促進檔案業(yè)務發(fā)展

在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，對檔案業(yè)務建設有一定的要求，我們不僅要發(fā)展好事業(yè)單位當前的任務，同時還需要加強事業(yè)單位檔案業(yè)務的開展。在事業(yè)單位檔案文書的管理過程中，相關的檔案資源首先需要形成相應的文件或者文書的形式，隨后這些資源會被移交給相關的檔案管理機構，對這些資源進行統(tǒng)一、有序的整理。同時還需要注重提高檔案文書管理的質量，在整理過程中如果發(fā)現(xiàn)存在的問題，需要對檔案文書進行修復整理。

1.3 檔案工作的良性運行和發(fā)展離不開文書檔案整理工作

事業(yè)單位文書整理工作，其主要內容是將相關檔案文書進行搜集，通過一定的順序進行排列，以方便日后進行相應的查找，這些都有利于促進檔案工作的良性發(fā)展。比如在平常的檔案文書整理過程中，我們會對檔案文書進行系統(tǒng)化的整理與編排，為檔案文書的多元化檢索提供了依據。從我國當前事業(yè)單位檔案文書的整理現(xiàn)狀能夠看出，有效的文書檔案整理在一定程度上促進了我國檔案工作的良性運行發(fā)展。

2 事業(yè)單位文書檔案整理中的不足

2.1 相關檔案文書整理人員的素質相對欠缺

在我國事業(yè)單位文書檔案整理中存在著相應的問題，比如文書檔案整理人員素質偏低，對事業(yè)單位文書整理工作帶來了相應的影響。這些問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：首先在事業(yè)單位新招收的文書檔案整理人員中，普遍存在著學歷較低的現(xiàn)象，這些人員對文書檔案整理的熱度不夠。其次受到傳統(tǒng)文書檔案管理方法的影響，使得文書檔案管理人員的工作效率低下，工作時間較長。更重要的是在文書檔案的管理過程中，非常容易出現(xiàn)檔案的損毀乃至于丟失的現(xiàn)象。

2.2 信息管理水平相對較低

我國文書檔案的整理工作已經具有較長的歷史，隨著我國圖書管理事業(yè)的發(fā)展，很多新方法以及新技術逐漸應用到文書檔案的管理過程中，但是從整體上來看，我國事業(yè)單位文書檔案整理中信息化水平仍然偏低，極大地影響到了文書檔案管理的效率。比如在一些蓋有公章的文書檔案中，除了要進行紙質版的文書檔案整理工作，還需要形成相應的電子檔進行保存，但是我國目前對電子檔使用的較少，而紙質版使用的則較多，信息化程度仍然欠缺。

2.3 文書檔案整理不夠規(guī)范

我國事業(yè)單位文書檔案整理過程中，普遍存在整理不規(guī)范現(xiàn)象，比如在文書檔案整理過程中，普遍存在收發(fā)不及時現(xiàn)象，文書檔案的完整性以及準確性無法得到保證。同時在立卷歸檔過程中，并沒有嚴格執(zhí)行相關規(guī)章制度的要求，使得以后對文書檔案的調閱難度較大，這些問題都對我國事業(yè)單位文書檔案的整理工作帶來了不利影響。

3 提升我國事業(yè)單位文書檔案整理的方法和措施

3.1 加大對文書檔案整理人員素質的提高

從上文的分析中能夠得知，事業(yè)單位文書檔案整理人員的素質，是影響其文書整理效率的重要因素，因此事業(yè)單位需要不斷提升文書檔案整理人員的素質，提高他們的技能，加強對文書檔案整理人員的培訓教育。嚴把進口關，不斷招收素質較高，業(yè)務能力過硬的文書檔案整理人員。只有不斷提高我國檔案文書整理人員的素質，才能促進我國事業(yè)單位文書檔案整理工作的有序進行。

3.2 應用文書檔案整理信息技術

事業(yè)單位文書檔案整理工作需要與時俱進，不斷應用先進的科學技術來促進文書檔案的整理工作，加強對文書檔案的管理，使得文書檔案整理工作能夠朝著信息化以及電子化方向發(fā)展。所以必要的資金投入必不可少，事業(yè)單位需要加大對文書檔案整理工作的資金投入。

3.3 提升文書檔案整理規(guī)范程度

在事業(yè)單位日常的文書檔案整理過程中，經常會出現(xiàn)整理不規(guī)范現(xiàn)象，使得后期對文書檔案的查詢難度較大，甚至會出現(xiàn)因為不規(guī)范而導致文書損毀的現(xiàn)象。因此事業(yè)單位需要加強對文書檔案整理規(guī)范的管理，不斷促進立卷歸檔科學化。在文書檔案的管理過程中，做好防火防盜以及防潮等方面的保護。同時也需要定期對文書檔案進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題。

4 結束語

文書檔案是在事業(yè)單位日常工作中而形成的，需要對其進行有序的整理與保護，以方便日后調閱所需。文書檔案能夠反映出事業(yè)單位發(fā)展的歷程，同時也能夠為領導者的決策提供相應的依據，對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的意義。因此我國要加強事業(yè)單位文書檔案的整理工作。

參考文獻

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