一起采購舞弊案例引發的審計思考

于明星

2018年，公司派出審計小組開展分、子公司采購專項審計，除發現內部控制一般缺陷外，另外發現一起舞弊事項。

審計過程

為規范管理分、子公司采購業務，檢查采購材料質量和價格、供應商選擇、采購合同的訂立、到貨驗收等供應鏈狀況，審計小組把近一年由分、子公司自主采購的耐火材料、低值易耗品、備品備件及勞保用品等納入本次審計范圍。重點梳理業務流程，明確采購業務的主要風險點，以針對內部控制薄弱環節提出相應控制措施。根據審計計劃，審計小組首先從供應商確定的渠道入手，也就是供應商的評估和準入是否依照公司內控要求嚴格執行。如若供應商選擇不當，可能導致采購材料質次價高，甚至出現舞弊行為。

第一步，梳理數據，抽查重點供應商。審計小組調取了分、子公司近一年來的采購臺賬、庫房臺賬及財務往來賬。將耐火材料、低值易耗品、備品備件及勞保用品等分別按照年度采購總金額排序，依照金額從大到小的順序抽樣，直至抽取到占該類別50%采購總金額比例的所有品種，找到這些品種所對應的供應商，由此鎖定重點供應商。

第二步，審查重點供應商的資質信譽情況的真實性和合法性。根據供應商的抽樣名單，審計小組要求公司采購負責人提供供應商資質證明文件，對供應商的資質信譽情況的真實性和合法性逐一進行核實。通過國家企業信用網站、供應商單位官網及電話問詢等方式確定供應商是否為合法存續狀態，確定與公司采購人員接洽的人員隸是屬于供應商本單位的人員，不是借用資質。

第三步，鎖定問題供應商，開展審計詢價，判定采購價格的合理性。針對第二步梳理出的問題供應商名單，審計小組兵分兩路，一路人員繼續深入挖掘供應商信息，查找是否有舞弊的可能;另一路人員收集公司與該供應商簽訂的所有采購合同，從該供應商被引入開始到采購比價、議價、簽訂合同、材料到貨、驗收、入庫及財務付款等環節開展全流程內控測試。檢查每個業務環節的授權、審批的合規性。尤其關注到采購比價、議價的環節，判斷采購人員是否能夠做到三家比價、充分議價，還抽取了部分市場價格波動不大的品種進行審計詢價，以此評價采購人員是否能夠真正科學合理地確定采購價格。

審計發現的問題

1.發現分公司有兩家備品備件供應商的法人代表互為對方單位的股東，可判定兩家供應商存在關聯關系，兩家供應商以不同身份供應同類貨物，存在舞弊嫌疑;

2.發現分公司采購人員對上述兩家問題供應商的信息未曾提出過任何質疑，通過對采購人員的調查，發現采購人員的配偶在其中一家供應商單位擔任職務，經與采購人員訪談，承認其配偶與該供應商法人代表是朋友關系。審計小組又對兩家備品備件供應商的采購價格做了分析，發現采購價格存在偏高的情況，由此斷定分公司采購人員舞弊;

3.發現子公司采購人員自己注冊一家公司，向子公司供應勞保用品等。采購人員采購自己公司的勞保用品，存在舞弊的可能。

4.內控檢查中發現，供應商的評估和準入沒有嚴格執行公司要求，采購比價及議價缺乏監督機制，尚未建立供應商評價辦法。

審計意見及建議

1.終止與問題供應商的合作，由公司財務部自查與問題供應商的交易款項是否真實;

2.分、子公司采購人員違反采購人員廉潔從業制度的規定，應根據公司相關制度予以處理;

3.進一步加強對采購業務的監督，采購人員定期輪崗。

效果和啟示

1.公司對審計小組發現的問題和給出意見、建議非常重視，責令公司紀檢部門對分、子公司兩名采購人員進行了進一步調查并根據公司制度，對子公司采購人員開除處理，對分公司采購人員做了調崗、降級等處理，及時制止了高價采購的問題，盡可能節約采購資金。

2.通過采購專項審計，查找到了舞弊風險，推動完善公司內控制度，促進采購精益管理，提高全體員工廉潔自律的意識，筑牢拒腐防變的防線。

3.審計從業人員應具備懷疑精神，尤其舞弊的調查還可能遇到各種壓力和阻力，應持續提升執業水平和加強自身道德修養，才能更好地提升審計質量，為實現公司價值增值而不斷地探索和努力。

（作者單位：北京當升材料科技股份有限公司）