淺談新時期人事檔案的管理與利用

□陳 斯

人事檔案作為單位檔案管理工作的重要組成部分，在單位的選人用人、隊伍建設中發揮著不可替代的作用。為提高核心競爭力，促進持續健康發展，用人單位必須加強人事檔案的管理與利用，充分發揮人事檔案在人才隊伍建設中的作用。

一、新時期人事檔案管理的重要性

1.人事檔案是用人單位選人用人的重要基礎。一般來說，用人單位在進行隊伍建設時主要考查候選者兩方面的素質：一是工作成果、工作經驗、專業技能等職業資格方面的素養；二是思想道德品質，如是否發生過違法違紀的情況，同事和領導評價的情況等。在現代化的用人體系下，隨著用人標準的不斷提高和競爭日益激烈，用人單位選人用人所考查的要素會逐漸增多。在此背景下，人事檔案就成為用人單位選人用人的重要基礎。首先，人事檔案在內容上十分豐富，包括一個人的政治品質、思想道德素養、學習工作經歷、獎懲情況和社會關系等信息，在基層的人員招聘和領導干部的選拔任用中都發揮著重要的作用。其次，相對于其他檔案，人事檔案完整連續記錄了一個人的成長經歷，從學生時代一直延續至今，反映了個人在各個階段的學習情況和工作成果，能夠更加全面地為選人用人提供參考。

2.人事檔案推動了人才隊伍建設的科學化、規范化。檔案本身就具備真實性的特點，而人事檔案還具有綜合性的特點，體現了一個人德、能、勤、績、廉等情況的綜合記錄。在人才隊伍建設中，真實性和綜合性就顯得尤為重要， 因為它客觀地反映了一個人考查、考核、獎懲、支撐等人事相關的信息，在人才隊伍建設中發揮著重要的參考價值。通過對人事檔案的調查與整理，能夠更為系統地獲取個人的工作經歷和學習經歷，為其職稱評定和工作安排提供參考。此外，人事檔案在內容上十分豐富且時間跨度大，更為重要的是其數量也十分龐大，能從不同側面反映組織工作固有的內部聯系及其發展規律。尤其是對于企業來說，大量的人事檔案能夠幫助其發現本地區不同類型、不同階段、不同部門培養人才、選人用人的基本導向和具體做法，進而發現其內在的聯系，最終總結為人才隊伍建設的特點和規律。

3.人事檔案有助于用人單位建設人才庫。在信息化時代， 信息已成為各行各業十分重視的重要資源，而人才作為一個單位的核心競爭力和持續發展動力，更是具有高價值的信息資源。通過對人事檔案的開發和利用，能夠進一步發揮其價值，為人才培養和選拔提供更大的幫助。通過檔案管理效率的提高和信息化建設的不斷完善，數字化的人事檔案和網絡環境下的檔案管理能夠更為高效和迅速地獲取和處理人事檔案，如建立數字人事檔案信息庫，通過信息化的管理方式高效地提供人事檔案信息，對人才隊伍進行進一步細化，形成差異化的人才庫，對促進人才流動、合理配置人才資源有重大意義。

二、當前人事檔案管理存在的問題

1.人事檔案失真情況突出。真實性是檔案的重要特征之一，它往往決定了檔案的價值。而對于人事檔案，真實更是生命線，這是因為用人單位選拔任命的重要參考依據就是人事檔案，人事檔案的信息往往決定了一個人的任職和升遷。相對于其他長期處于封閉管理環境的檔案來說，人事檔案的流動性較高，當個人出現工作單位或者學習單位的變動時，人事檔案就隨之調動。此外，人事檔案的管理主體較多，檔案管理主體多元和流動頻率高也使得人事檔案容易被篡改，影響人事檔案的憑證價值。尤其在人才隊伍建設中，有的人為了追求利益擅自對檔案進行篡改，編造虛假的工作經歷和工作成績，不僅影響了人事檔案的正常開展，也嚴重阻礙了人才隊伍建設的規范化。

2.人事檔案管理意識不強。人事檔案管理意識不強主要體現在兩個方面：一是對人事檔案價值的認識不足。相對于其他較為封閉的檔案，人事檔案管理具有保密性強、真實性強和利用率高的特點，其管理模式和管理流程的創新通常較為滯后。當前，即使是在經濟發達地區，人事檔案的管理主要還是以紙質檔案管理為主，在信息化建設上的探索還較少，這也使得檔案管理人員對人事檔案的管理不夠重視， 流于形式。二是公民人事檔案意識不強。在個人信息的填寫上粗心大意，經常出現錯別字或者涂改的情況，也在一定程度上影響了檔案的真實性。管理主體和管理對象的人事檔案意識不強，一定程度上影響了檔案的利用和價值的發揮，不利于發揮人事檔案在人才隊伍建設中的參考和憑證價值。

3.人事檔案收集時間滯后。人事檔案記錄了人活動的全過程，具有全面性、波動性和延續性的特點，同時它還隨著個人工作單位和學習單位的改變而變動，這也給人事檔案的收集工作提出了較高要求。一般來說，人事檔案的填寫通常由個人進行，但為了保證其真實性，也要求用人單位持續和廣泛地開展人事檔案管理工作，使得檔案的收集工作規范化和標準化。但對于管理體制不健全的企業來說，人事檔案管理工作是一項較為繁瑣的工程，消耗較多的人力物力，因此，很多企業在人事檔案管理上欠缺工作的連續性和時效性，影響了檔案價值的發揮。

三、新時期人事檔案管理與利用的對策分析

1.提高檔案管理意識，保證檔案真實性。人事檔案系統全面地反映了每個員工的職稱、 個人信息、學習背景和工作背景，在人才隊伍建設中發揮著重要的憑證價值。首先，作為用人單位，要加強人事檔案的審核， 通過完善的審核機制和流程鑒別檔案內容的真偽，同時注重附件材料真實性的審查，進而提高檔案的真實性，保障人事檔案的真實性不被打破。其次，提高檔案管理人員的人事檔案管理意識。應加強檔案管理人員的培訓，吸納檔案管理專業人員參與，形成系統化、組織化、規范化的人事檔案培訓體系。同時，考慮到人事檔案的社會性和服務性，還應加強人事檔案服務方面的培訓，同步展開、異地聯動，借助專題講座、定期培訓培養專業人員的檔案管理意識。

2.加強人員審核，提高人事檔案管理水平。第一，要進一步完善人事檔案管理機制，加強新進人員的檔案審核工作，凡人事檔案流動一次，就要對其進行審核，同時做到基層、中層、管理層層層把關，責任落實到個人，嚴格管理人事檔案的查詢和調閱權限，凡涉及人事檔案的調閱要由管理層簽字授權。第二，保證人事檔案的全面性和完整性，對于人事檔案中缺失的材料要限期補齊，對于由于特殊情況而導致無法補齊的材料，要由相關單位出具書面證明。第三，加強人事檔案信息化建設，加大資金投入力度，讓人事檔案形成數字化和信息化的收集、歸檔和流通，同時積極引入有資質的第三方公司委托管理。

3.豐富人事檔案利用方式。在用人單位的人才隊伍建設中，人事檔案的管理主體和使用主體都是多元的， 要在保障人事檔案真實性和安全性的基礎上，開發出多元化的檔案利用方式，以促進用人單位人事檔案的利用，推動其人才隊伍建設和人才庫建設。如可以對人事檔案進行數字化轉化，再使用深度內容分析技術將個人的學習經歷、工作成績等情況進行綜合分析，將個人的專業能力和思想道德品質形成全面的分析報告，為單位的選人用人提供參考。此外，還可以運用大數據分析技術挖掘人才之間的關聯，進而給人才隊伍結構優化提供參考，充分發揮人事檔案服務人才工作的價值與作用。