利用word 郵件合并功能批量打印準考證

李敏 常州信息職業技術學院

一、郵件合并功能

郵件合并功可以將word 中的文檔和execl 數據源中的數據合并成一個文檔。Word 中的文檔用來輸入模板化的不變的數據。Excel可以充當一個小型的數據庫，用來輸入變化的信息，比如每個考生的姓名、準考證號等。利用郵件合并功能，設置好數據源和模板后，可以快速生成批量信息，大大提高工作效率。用郵件合并功能批量制作準考證分為四個步驟：首先制作模板，然后制作數據源，其次將數據源和模板建立聯系，最后批量打印即可。

二、制作步驟

1.在word 里制作模板

郵件合并功能需要用到兩個文檔：一個是word 文檔，用來提供模板。另一個是excel 文檔，用來提供數據源，相當于一個小型的數據庫。

以提前招生面試準考證為例，提前招生考生面試準考證可包含以下字段：姓名、身份證號、準考證號、面試時間、面試地點以及標題等其他內容（如圖1 所示）

在word里用插入表格，合并單元格的方式設置以下準考證樣式，標題下面留空的地方用來插入考生照片。圖1 中顯示的所有文字，對于所有考生的準考證來說，都是不變的內容，需要變化的內容是考生姓名、身份證號、面試時間、面試地點以及照片的具體值，這些內容從excel 數據源中獲得。

圖1 準考證式樣

2.在excel 里制作數據源

郵件合并功能需要將兩個文檔合并到一個文檔，上一步已經制作了word 文檔模板，接下來需要在excel 設置數據源。Excel 數據源里必須包含的字段為上圖中的考生姓名、身份證號、面試時間、面試地點、照片，其他字段可以根據需要自行添加。考生姓名、身份證號、面試時間、面試地點只需要將考生的實際信息填入即可，考生照片如果一條一條插入到表格，費時費力，而且在進行郵件合并的時候，照片并不能正常顯示。解決辦法是統一把照片放到一個文件夾（建議文件夾名字為英文的，本例照片放在桌面photo 文件夾下），照片的名字可以按照統一規則設置（本例每個考生的照片用該考生的準考證號命名），然后用照片的絕對地址，填充到照片列，如表一所示：

表一 數據源

3.建立word 與excel 的連接

準備好模板和數據源之后，接下來要做的是將模板和數據源建立連接。本例中郵件合并功能選擇郵件合并分布向導進行合并。

具體步驟為：

（1）選擇word 菜單中的“郵件”-＞選擇“開始郵件合并”-＞選擇“郵件合并分布向導”-＞在選擇收件人的時候，點擊“選擇另外的列表”-＞選擇自己創建的excel 數據源

（2）將光標停留在word 文檔的考生姓名字段后，選擇“插入合并域’’-＞選擇姓名，這樣word 文檔中的姓名就會讀取excel 文件中的姓名值，按照同樣的方法，將word 中的身份證號、面試時間、面試地點建立連接。

（3）插入照片需要用到word 中的域嵌套。將光標停留在需要插入照片的地方，點擊word 菜單中的“插入’’按鈕-＞選擇“文檔部件’’-＞選擇“域’’-＞選擇IncludePicture-＞在域屬性的文件名處隨便輸入文件名，例如照片，點擊確定即可。然后在word 文件中，選中剛才輸入的照片-＞點擊郵件合并功能中的“插入合并域’’-＞選擇照片，這樣，excel 數據源中設置的照片就與word 建立了對應關系。

（4）按快捷鍵alt+F9 將域代碼隱藏。單擊word 郵件合并功能中“完成并合并”下面的下拉三角-＞選擇編輯單個文檔，可以自主選擇需要保存的記錄并打印。

三、結論

郵件合并功能是word 提供的一個非常便捷的功能，不僅能夠批量制作準考證，還能批量制作各種模板的文檔，比如喜報、獲獎證書等，利用好郵件合并功能，能夠極大的提高工作效率，起到事半功倍的作用。