新形勢下干部人事檔案管理問題及對策研究

[摘 要]新形勢下，隨著全面從嚴治黨的不斷深入，機關事業單位各級組織人事部門高度重視并積極推進干部人事檔案工作，使得干部人事檔案在建設高素質專業化干部隊伍中發揮越來越重要的作用。文章結合工作實踐對干部人事檔案管理現狀、存在的問題展開分析，提出做好新形勢下干部人事檔案管理工作的對策。

[關鍵詞]干部隊伍建設;機關事業單位 ;干部人事檔案管理

[中圖分類號]F272.92

1 前 言

干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，反映干部個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業素養、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的歷史記錄材料，是教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎，是維護干部人才合法權益的重要依據，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執政資源，在建設高素質專業化干部隊伍中發揮著重要作用。機關事業單位干部人事檔案是歷史的、全面的考察了解干部的重要依據，體現了干部的基本誠信，是衡量干部素質的重要方面，也反映了組織人事部門的管理水平。隨著我國經濟的快速發展，傳統的干部人事檔案管理方式已不再適應新形勢下人力資源管理的需要。作為人事管理工作中的一個基礎環節，人事檔案管理的水平已成為衡量機關事業單位人事管理工作的一個有效標準。

2 機關事業單位干部人事檔案管理現狀及問題分析

近年來，隨著全面從嚴治黨的不斷深入，各級組織部門高度重視并積極推進干部人事檔案工作，在國家層面，2014年在全國范圍部署啟動了干部檔案專項審核工作，2017年部署了關于完善干部人事檔案材料有關工作，2018年3月，部署了關于在深化黨和國家機構改革中做好干部人事檔案有關工作，11月，中共中央辦公廳印發了《干部人事檔案工作條例》，指導推動干部人事檔案工作質量持續提升;在省級層面，2014年年底，省委組織部下發了《全省干部人事檔案專項審核工作實施方案》，全面部署了針對我省公務員、參照公務員法管理人員、國有企事業單位領導班子成員和中層以上干部的檔案專項審核工作，重點審核干部的出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經歷、干部身份、家庭主要成員及社會關系等重要信息，尤其注重審核檔案材料是否涂改造假，干部基本信息是否真實準確，對干部人事檔案的管理提出了更新更高的要求;在市級層面，全面貫徹落實國家、省有關要求，持續調度推進專項審核工作，2019年上半年，啟動部署了事業單位人員檔案專項審核全覆蓋工作，進一步加大了干部人事檔案管理力度。自2014年持續開展全國干部人事檔案專項審核以來，各級機關事業單位干部人事檔案管理部門充分認識新形勢下從嚴管理干部檔案工作的重要性和緊迫性，高度重視，把從嚴管理干部檔案作為貫徹落實全面從嚴治黨要求、從嚴管理監督干部的重要舉措，嚴格落實“凡提必審、凡轉必審、凡進必審”工作機制，將嚴格審查干部人事審案貫穿干部選拔任用全過程，嚴格按照全國干部人事檔案專項審核工作標準和要求，開展干部檔案審核工作，不斷提升干部檔案工作質量和水平，干部人事檔案管理工作得到進一步規范，檔案工作質量得到大幅提升。但必須清醒地看到，機關事業單位干部人事檔案管理工作仍存在一些問題和不足，制約著新形勢下機關事業單位干部人事檔案工作高質量科學發展。

2.1 干部檔案日常管理嚴謹規范性還有欠缺，管理水平有待進一步提高

工作中，因歷史原因或將工作重點傾向于緊急任務，檔案日常管理仍存在一定疏忽，一方面存在政策制度執行不到位現象，比如任前審核制度執行不夠，“凡進必審”落實不到位，新進干部檔案未及時審核，學歷材料審核把關不嚴，2001年以后取得的學歷未經學信網驗證、自考學歷未經省自才辦認證即認定相關學歷，以及檔案二級分類不規范等問題，干部檔案日常管理有待規范。另一方面存在檔案材料收集管理不到位、檔案散材料收集歸檔不及時現象，檔案材料的完整性、準確性、真實性有待提高。比如：存在缺少檔案材料情況，部分檔案存在缺少工資、考核等一般性材料，有的缺少黨員、學籍、任免、考察等關鍵性干部檔案材料，有的部分缺少目錄;存在檔案材料填寫不規范、內容不一致情況;還有的存在檔案轉遞及材料收集過程中審核、把關不嚴格等問題，檔案材料的形成質量有待提高。

2.2 干部檔案審核客觀方面存在一定問題和困難，主觀方面存在審核把關不嚴現象

一是全面準確掌握檔案審核認定政策存在一定難度。因干部人事檔案反映干部的個人成長經歷，個體性較強，隨著時代的發展，各時期、不同人員的情況有所不同，特殊情況較多，審核工作中會時常遇到一些未曾見到的新情況新問題，加之檔案審核政策專業性、保密性較強，導致不同程度存在對審核認定政策掌握不全面、不到位的問題。

二是收集材料困難，調查工作難度較大。根據干部人事檔案專項審核要求，凡發現檔案涉嫌涂改、造假的，或缺少重要原始依據材料不能真實、完整反映干部情況的，都要啟動調查程序。但在實際工作中，材料收集和調查核實工作存在較大難度。主要問題集中在檔案材料收集困難和需要組織進行調查和認定的情況比較普遍的問題。特別是在出生時間、參加工作時間、學歷和入黨材料的收集和調查處理上，存在較多困難，如在出生時間問題上，實地調查中，上級組織部門缺少與公安部門的協調，多次發生公安部門不予復印戶籍登記冊、公安機關不予蓋章問題，造成無法按照檔案審核要求調取材料;在入黨材料問題上，普遍存在入黨申請書、轉正申請書缺失現象，特別是大多數部隊轉業人員檔案內均沒有此類材料（政審材料多數部隊回復系入伍時已經政審，入黨不再重復政審）。因此，一方面干部本人表示檔案中已經有入黨志愿書，本人手寫材料均已交給組織，或者政審材料確實在部隊入黨時不需要，不愿意配合提供或表示提供了也是虛假的證明材料;另一方面由于干部入黨時所在單位（或部隊入黨）因撤并、企業倒閉、部隊體制編制調整等原因，變化情況比較復雜，無法找到承接（上級）單位或承接（上級）單位以無法核實、或軍改為軍事秘密不予公布為由拒絕提供相關信息和出具說明，造成材料補充困難。

三是審核內容存在個別遺漏。工作中，因工作任務時間要求緊急或工作人員審核側重點掌握的偏差，導致個別檔案審核內容有遺漏，存在把關不嚴，風險點審核排查不到位、不全面問題，比如對學歷審核過程中存在不實信息報考風險點排查不全面，部分學歷學籍材料不完善，未核實就直接認定等情況。

2.3 干部檔案工作基礎夯得不牢，存在較大建設空間

一方面保管保護不規范，不同程度存在檔案庫房建設不符合相關規定，比如將一般辦公用房作為檔案庫房使用，閱檔室和檔案工作人員辦公室未嚴格分開，或設在二層以上，在檔案存量不斷增加的情況下，承載負荷存在除患，或未配備氣體自動滅火裝置，存在一定消防隱患。

另一方面干部信息化建設滯后。目前，干部人事檔案管理以紙質檔案管理為主，一定程序依托公務員管理信息系統進行干部信息維護和信息統計有關工作，檔案的整理仍局限于傳統的手工模式層面，尚未大規模采用現代化的電子技術手段建立電子檔案數據庫，導致檔案管理成本較高，管理效率較低，重復勞動現象嚴重，檔案信息化水平亟待提升。

2.4 干部檔案組織保障力度不夠，管理體制有待進一步完善

檔案管理體制不完善，不同程度存在無專職工作機構、經費，工作條件保障不足，未配備專職人員或配備人員數量與檔案管理審核業務需求不相匹配等問題。干部人事檔案管理工作是一項專業性、保密性、政治性很高的工作，對從業人員素質要求很高，既要具備較高的政治覺悟和責任心，又要有檔案工作和人事工作的經驗背景，還需要優秀的判斷力和甄別能力，但目前很多單位的檔案管理人員都是兼任甚至是臨時工作人員且工作力量相對薄弱。另外，干部檔案歷史沿革久遠，審核工作專業性強，檔案審核認定及檔案服務保障工作較多，且多為緊急任務，專門用于培訓新人的時間相對較少，多采取參與檔案日常管理或自學的方式進行人員培養，審核認定人員培養周期長，人員培養效果不理想。

3 加強干部人事檔案管理對策探析

各級干部人事檔案管理部門需要牢固樹立“四個意識”，貫徹新時代黨的組織路線，落實從嚴管理干部要求，要著力完善管理體制、健全工作制度、細化工作標準、創新工作方式，全面提升干部人事檔案工作質量，持續推進干部人事檔案工作科學化、制度化、規范化，為廣大干部人才工作提供有力服務保障。

3.1 完善工作機制，著力提高檔案日常管理工作水平

堅持更高標準、更嚴要求，嚴格執行國家檔案管理的有關法律法規，著眼于加強科學化、規范化、制度化建設，進一步修訂完善干部人事檔案日常管理制度和業務工作流程，以加強檔案建立、接收、保管、轉遞以及檔案材料收集、鑒別、整理和歸檔等方面的日常管理為重點，狠抓制度規定落實，確保制度規定執行到位。工作中，嚴格按照“凡提必審、凡轉必審、凡進必審”的要求開展檔案審核，確保干部檔案應審盡審、審核認定信息準確無誤，做到散材料補充收集與檔案審核同步進行，并將檔案審核關口前移，把好檔案材料入口關，比如考錄、招聘的，干部檔案材料齊全、符合要求的方可錄用，不符合要求的不予錄用;調動的，主管部門和調入單位聯合把關，確保調動人員檔案符合要求;軍轉安置的，責成軍轉安置部門與部隊軍轉安置部門達成機制，以地方組織人事部門的標準補充材料，符合地方檔案審核條件的予以接收，否則不予接收，確保檔案材料收集補充及時完備，持續提升干部人事檔案管理水平。

3.2 堅持問題導向，暢通堵點難點，持續提升檔案審核工作質量

一是積極擔當作為，全面提升破解難題的能力。結合干部人事檔案審核工作中發現的新情況、新問題，積極溝通對接檔案業務指導部門，了解掌握相關政策規定和解決辦法，建議針對此類情況明確工作要求，出臺更加具有操作性的實施意見，并建議業務指導部門進一步加強業務指導，定期制定下發檔案審核認定相關政策和典型案例，搭建信息溝通交流平臺，不斷提升檔案審核認定水平。

二是堅持從嚴從實，加大檔案風險點審核力度。在檔案審核過程中對可能存在的風險點逐一對照排查，認真分析研判，防止漏審誤審，確保問題發現及時、處理到位。

三是強化溝通協調，進一步加大檔案中問題的調查核實力度。高度重視對檔案中問題的調查核實工作，對排查出的檔案風險點，做到應查必查。凡發現檔案涉嫌涂改、造假的，或缺少重要原始依據材料不能真實、完整反映干部情況的，都按要求啟動調查程序，針對審核認定工作中涉及需調查核實情況時間久遠，地域較廣，涉及單位多變更或撤銷，開展調查工作存在一定難度的情況，進一步加強與有關部門或單位的溝通協調，必要時委托或會同教育、公安及其他有關部門進行調查。并在深入調查核實的基礎上，全面分析、綜合研判，經集體研究，從嚴認定，確保調查處理結果經得起檢驗。

3.3 加大投入力度，進一步夯實干部檔案工作基礎

一方面，加強檔案保管保護，認真落實中央組織部、國家檔案局有關規定，在調整辦公室時優先考慮，不斷加強檔案庫房建設，落實檔案庫房、閱檔室和檔案工作人員辦公室“三室分開”有關規定，確保達到國家規定檔案庫房標準要求。檔案庫房落實“九防”要求，配備相關設備設施，嚴格檔案出入庫登記管理，堅持每半年全面盤點一次庫房制度，定期對檔案整理情況進行梳理檢查，進一步提升檔案庫房安全指數。

另一方面，加快干部人事檔案數字化進程，盡快完成事業單位干部人事檔案專項審核全覆蓋工作，為檔案管理信息化做好準備;積極溝通對接上級主管部門，制定實施建設數字化檔案計劃和建設標準，嚴格規范檔案目錄建庫、檔案掃描、數據存儲、數據備份、安全管理等基本環節，確保數字檔案的真實性、完整性、可用性和安全性;加強人事檔案信息動態管理，提高數據庫的使用價值;嚴格安全保密制度，迎接網絡環境挑戰，確保數字化檔案信息安全，全方位提升干部人事檔案信息化水平。

3.4 強化服務保障，進一步完善干部檔案組織保障體制機制

鑒于干部人事檔案管理工作的高度專業性和保密性，建議各級干部人事檔案管理部門要積極研究解決工作機構、經費和條件保障等問題，明確負責干部人事檔案工作的機構，積極爭取加強人員配備，比如機關事業單位以局為單位，設立檔案管理中心，將全局檔案統一收集保管，配備專業的檔案庫房、整檔工具以及實現電子檔案信息化所需的硬件軟件設施，同時設置管理檔案專職崗位，每千冊檔案配備兩名以上專職人員，從事檔案的日常管理、更新維護、信息錄入等工作。同時，加大檔案管理審核業務人員培訓力度，擴大培訓范圍，搭建干部檔案業務交流平臺，可以通過聘請專家或邀請檔案審核骨干力量定期組織檔案工作業務培訓，安排工作在檔案管理審核一線的業務骨干就檔案審核工作中的規范要求、審核標準、典型案例等進行講解，貼近一線工作，突出針對性，注重實效性，指導培養出更多檔案管理審核專業人才，建立一支專業的檔案管理隊伍，為干部人事檔案工作提供堅實組織保障。

4 結 語

綜上所述，隨著干部人事檔案工作的不斷發展，在干部隊伍建設工作中發揮著越來越重要的作用，已成為新時代黨的重要執政資源。做好新形勢下機關事業單位干部人事檔案管理工作，推動干部人事檔案工作科學化、制度化和規范化，對于貫徹新時代黨的組織路線，落實全面從嚴管理干部要求，打造新時期高素質專業化干部隊伍有著重要意義。

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[作者簡介]許圣芝（1977—），漢族，山東臨沂人，青島市人力資源和社會保障局，研究方向：機關事業單位人力資源管理。