淺析特種設備檢驗檢測檔案管理

張思寧

摘要：特種設備檢驗檢測檔案依法建檔，在實際管理工作中有著不同于一般科技檔案的要求。針對目前各有關機構該類檔案管理的現狀，分析存在的主要困難，闡述面臨的管理難題、探討完善其管理制度的必要性，并針對如何建立安全、高效檢驗檢測技術檔案管理模式，提出相應對策。

關鍵詞：特種設備;檢驗檢測;檔案管理

特種設備檔案廣義上是指特種設備檢驗檢測機構依據《中華人民共和國特種設備安全法》及《特種設備安全技術規范的》等技術法規建立的一種特殊的安全技術檔案，其載體的主要是形式為紙質和膠片。每一臺特種設備如同新生嬰孩一般，需要依法取得“出生證”即特種設備出廠編號、“身份證”即特種設備注冊編號以及“戶籍”，這里的“戶籍”指的就是特種設備檔案。國家職能機構如同戶政部門管理國家人口一樣，管理著所有登記在冊的特種設備，由此可見，該檔案管理工作的重要性絕非一般。也正是由于這類檔案的鑒別、整理及后續利用的判斷需要專業的特種設備技術經驗及檔案管理經驗，用人單位對相關檔案管理人員的業務能力有一定的要求。檔案管理員既要按照法律要求對不同類別的特種設備檔案進行準確分類，又要按照檔案工作程序及標準進行文字、數據、圖片的整理與加工。管理方法不能套用一般的檔案管理方法和拿來主義，要從具體工作出發，有針對性。如果建立一種適合特種設備檢驗檢測機構的安全而又高效的檔案管理制度，是我們必須要解決的問題。

一、檔案管理崗位的人員配置問題

對于大部分特種設備檢驗檢測機構而言，并未配備專業的檔案管理人員，主要由文員崗位兼職此項工作，機械性的、毫無思考的進行簡單的檔案收集、裝盒、上架工作，更不要提培養專業的、有對應性的特種設備檢驗檢測檔案管理員。長期忽視檔案管理工作的結果導致崗位人員業務素質低下、流動性大，管理松懈，大多數機構的相關工作人員從未思考過任何主動收集檔案？如何整理分類才能提高效率？甚至借閱檔案是應該登記何種信息都不清楚，檔案保護工作形同虛設。

二、缺乏切實有效的管理制度

在專業的技術機構里，很多檔案管理制度都是不健全的。一方面原因是上文提到崗位人才缺失導致。沒有專業的人員如何建立專業的制度？讓研究電梯構造的工程師去寫檔案管理的制度？很明顯是不合適，即便寫出來，也只是流于形式。另一方面，是崗位配置的人員業務能力偏低導致。一名合格的檢驗檢測檔案管理員首先應熟悉其業務范圍、流程，才能判斷檔案收集的范圍，鑒定檔案的重要性與否。其次，還要具備專業檔案從業人員的資質與業務素養，要懂得如何采集數據形成檔案？用何種方式裝訂、歸檔？如何實現工作程序的標準化，從而提高效率等一系列檔案管理的專項能力。而文職人員在一般崗位角色設置上僅僅從事機械性文字工作或是內勤等文件整理工作，缺乏檔案管理人員專業能力，更不具備一名專業檔案管理員的思維方式，此種情況下建立的管理制度形同虛設。有些機構，僅能對依法需要永久保存的檔案進行管理;而對于那些保存期限不同的檔案則混在一起，連基本存類別都懶于劃分，也不做具體規定。制度中的漏洞，造成無數重要檔案的“隱形丟失”。

三、管理方式執行不當

有一些單位雖然建立了自己的檔案管理制度，但缺乏有效的管理方式去執行，疏于監管。一般情況下，相關機構在其檔案管理制度當中都會規定如何接收、整理、編目、上架檔案，但是對于接收時限、漏接檔案等情形并未具體懲處辦法，使得工作人員散漫對待工作，“接多接少”無所謂，“接對接錯”無人查。再次，就是對檔案管理制度當中借閱一環缺乏嚴格的控制，“空有制度，沒有力度”。一些檔案被借出后，管理人員僅將借出日期簡單登記了事，卻不及時督促借閱者按期歸還，檔案保護意識淡薄，使得一些檔案“有借無還”。同時還存在檔案管理人員對借出收回檔案檢查不仔細、甚至不檢查直接歸檔的情況。當歸還的檔案被隨意涂改，檔案的真實性及原始記錄便不再具有意義。缺乏有效的管理方式以及制度執行上的蒼白無力，間接助長了管理人員不負責任的工作心態，長此以往，惡性循環，檔案管理制度徹底淪為空話。

四、重視程度不夠，必備硬件不足

很多檢驗機構的領導對檔案工作的認識還處于“不丟失”、“不泄密”、“能調閱”即可的初步階段，對于他們來講，檔案就是在機構申請相關資質時的一次性用品、檢查時能拿得出來的就可以的“樣子貨”而已。不需要設立專門的檔案管理崗位，不需要培養專門的檔案管理人才，更不需要進行專業的、適應工作性質需要的培訓，檔案管理崗位是一個清閑而又毫無創造價值的崗位，其工作量大多數時間是不夠飽和的。正是因為這種輕視的態度，造成了決策上的偏頗，以至于大多數檔案工作人員在實際工作中，往往要身兼數職，對待檔案工作精力投入不足;對待自己的職業前景也不抱有信心，毫無工作熱情;對待日常事務往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平的提升。

基礎環境差、硬件設施不足是當下檔案工作面臨的普遍問題。領導不重視，缺乏對檔案法律法規的了解，資金支持不足，檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，不能做到三房分立;有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“八防”設備不配套，紙質檔案庫房沒有細水霧滅火設施就用噴淋式代替等等問題。引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的準確性、完整性、安全性。

五、結語

特種設備檔案管理是檢驗工作后處理必備環節，亦是下一次檢驗檢測工作開始的數據保障，保證檔案的原始數據和原始狀態是檔案管理工作的首要任務。切實提升檔案管理工作水準應從以下幾個方面著手：

首先，正確認識檔案的重要性，機構領導對檔案工作應重視起來，給予關注和支持，不能“需要時重要，不需要時不重要”。檔案管理工作應設置常設崗位，工作人員不能頻繁更換或兼職太多。檔案工作從收集、整理到借閱、歸檔，是一項連貫性、持續性很強的工作，如果頻繁更換檔案工作人員，會導致工作中某一環節的中斷，甚至缺失。有的單位設置輪崗式檔案管理人員，導致每位從事檔案管理工作的人員都不能徹底了解該項工作，有些工作人員甚至還未熟悉工作時就已經換另一位上崗了，手上的文件不能及時歸檔，慢慢形成了積壓，不利后續。

其次，加強檔案培訓工作，擴大檔案管理工作隊伍建設。檔案人員的自身素質和工作態度決定了檔案管理的好壞，因此，檔案管理人員的自身素質的提高時極為重要。這里的培訓工作并不單單指檔案工作人員的能力培訓，還應定期對全員進行檔案法制教育宣貫，使大家進一步了解檔案及檔案管理工作，強化檔案工作意識。檔案管理是一項需要長期付諸的工作，且難以產生工作亮點，不宜出工作業績。這也是很多檔案工作人員不能長久任職，經常主動申請調職的原因。加強專業檔案人員的業務培訓，推廣大家對檔案工作的了解，形成良好檔案工作氛圍才是關鍵。

檔案管理工作要建立具有科學性、合理性的規章制度，并且要求該制度要符合單位的特點，切合實際的檔案管理情況，簡便易行、方便實用、可操作性強，更好的進行和約束檔案管理工作，為其工作提供良好的指導與規范作用。