淺析電力企業檔案管理現代化

房建子

【摘 要】本文首先闡述了電力企業檔案管理現代化的必要性，其次指出了檔案管理中存在的不足，最后對于如何實現檔案管理現代化提出了措施，以供參考。

【關鍵詞】電力企業；檔案管理；現代化

隨著我國經濟發展的不斷加快，我國相關的電力企業逐漸實現了高速的、有效的發展，然而，在實際工作中，檔案管理工作逐漸暴露出一些問題以及難點。因此，在實際工作中，若仍使用傳統形式的檔案管理方法，那么就難從根本上達到電力企業快速發展所提出來的要求以及標準，在分析上述情況的基礎上得到，企業在發展的過程中，需要重點關注電力企業檔案管理的現代化發展。

1 電力企業檔案管理現代化的必要性

第一，知識經濟時代對電力企業檔案管理工作提出了新的要求。知識經濟是建立在知識與信息的生產、分配與使用基礎上的經濟，它是在高科技與市場經濟高度發展的基礎上形成的一種新的經濟形態與經濟結構，知識經濟對企業管理最大的影響在于經濟環境、競爭焦點的變化與企業戰略的相應調整。知識經濟時代對企業檔案工作提出了新的要求，也就是，企業應將文件檔案視為重要的知識資產來管理，大力挖掘開發利用檔案的知識價值，發揮檔案的知識功效，使其成為員工的“知識儲備倉”，領導的“決策支撐庫”。建立基于知識服務的企業檔案管理模式，將全企業的文件、檔案、信息、知識有序化整合，使之成為企業重要的戰略資源之一，促進企業運營，引領企業發展，成為企業壯大的不竭動力源泉。

第二，實現檔案管理現代化是信息化條件下電力企業檔案管理工作的必然選擇。在信息化、網絡化環境下，企業檔案管理的對象、環境、手段均發生重大變化，電子文件的大量出現，磁記錄、光盤介質存儲方式的頻繁使用改變了檔案部門傳統的單一紙質載體檔案的保管工作，新記錄形式的出現正在改變著檔案管理的工作內容，保證非紙質載體檔案的安全性、有效性、可用性已提上檔案管理工作重要議程。

2 電力企業檔案管理工作中存在的問題

2.1 對檔案管理的認識不足

在企業實行現代化的檔案管理時，管理的主體要明確，只有確定了管理的主體，才可確保管理工作能夠有效的運行。目前，電力企業的員工對于管理檔案的工作沒用足夠的重視，檔案的管理意識不強，對企業中各部門的資料和文件的重視度不夠，沒有及時的歸檔，造成了企業資源的流失或損壞，進而增加了收集、管理檔案的難度。另一方面，現如今的企業都是相對重視生產，忽略了管理的重要性，著導致了企業檔案管理的模式不健全，常常會有檔案的資料不完整、數目上不齊全等現象，沒有體現出企業管理檔案的作用，使其不能夠給予企業有效的、有品質的服務。

2.2 對檔案實行管理的人員的業務水平不強

現如今，電力企業中管理檔案的人員數量不夠，業務水平不強。部分的管理檔案的人員的學歷相對較低、缺乏責任心，不能夠很好的掌握管理檔案的理論知識與專業的技能，業務能力不高。現在電力企業中管理檔案的人員大多數不是專業出身，對專業的管理知識匱乏，限制了檔案管理的發展。根據現在電力企業的發展需求，管理檔案的人員不單單要掌握管理檔案的理論知識，還需要懂得怎樣建立管理檔案的軟件，怎樣維護軟件中的檔案信息，然而從目前電力企業管理檔案人員的現狀來看，大部分的管理人員的專業素質不是很全面，還需要提升的空間。

2.3 檔案數字化管理水平低

結合當前社會經濟發展的主要特點，數字化管理是適合當前電力企業檔案管理的最佳形式，提高檔案管理的科學性與有效性，可有效滿足現代社會發展的趨勢。但電力企業對數字化建設不重視，缺乏對數字化管理的相關專業知識，缺少詳細的標準和制度來實行數字化管理，未能將電力檔案資源的效用充分發展出來，嚴重制約了電力企業發展的腳步。

3 加強電力企業檔案管理現代化的措施

3.1 嚴格要求檔案管理者的專業素質

首先，需要從根本上重視以及關注檔案管理工作，促使相關企業檔案管理工作人員逐漸增強事業心，同時強化自身的責任感。在實際工作中，需要從根本上認識到檔案管理工作的目的，需要認識到檔案管理工作所具有的服務性以及科學性。同時提升自身的服務質量以及服務水平，增強溝通能力以及協調能力，跟檔案用戶進行積極有效的溝通以及交流。

其次，管理工作人員需要不斷提升自身業務水平，有效的、科學的服務于電力企業的生產工作以及電力企業的后期發展。努力學習現代檔案先進的管理知識，選擇有效的現代技術方法，制定完善的管理體系，以更好地適應企業檔案管理工作。

3.2 推動計算機信息管理和檔案管理的融合

首先，及時跟進經營情況，進行信息的采集、保存、編目或者提供利用。其次，應積極參與到企業生產經營的各個方面，在產生電子文件的源頭就行使檔案的監督指導職能，在各個系統的設計和運行過程中就應主動介入，加入電子文件檔案的鑒定歸檔、保存利用等檔案管理內容。最后，檔案工作者要在專業人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集管理。

3.3 完善檔案管理的體制

企業要構建完善的檔案管理的體制，就要有統一的標準與規范，這樣才能使企業員工處理檔案工作時有法可依、有章可循。企業在實行檔案管理時，進行歸檔時，其文件的資料一定是完整、準確、齊全的，管理人員一定要將檔案的文件實行規范化的管理，嚴格依據管理檔案的標準與制度來完成管理檔案的各項工作。隨著企業的持續發展，企業在進行管理時其檔案的管理體系一定要具備科學性，將不同載體、各個部門的檔案實行統一的管理，完善企業管理檔案的體制。

電力企業檔案管理在制定長期規劃和年度工作計劃之外，對于各項工作的具體目標、各部門工作任務等也需要層層細化。把對人和部門的監督和考核結合起來，確保工作量的順利按時完成。在發布工作任務的同時，制定嚴格的獎懲機制，做到獎罰分明，做到電力企業檔案管理制度的完善和完備。

3.4 加強檔案編研工作，創新服務模式

編研是對檔案中具有實用價值的知識信息進行抽取、加工、整理與集合。電力企業檔案部門應大力開展檔案編研，充分開發檔案價值，為企業的中心工作和運營管理提供良好的支撐服務。在編研工作過程中，要根據本企業的實際情況，結合本企業的發展規劃和現實需求，從檔案資源中選擇具有重要借鑒意義或具有本企業特色的專題，將散布在不同時期、不同地方、不同部門或不同案卷中的相關檔案加以搜集整理，以匯集成能全面、真實、客觀、完整地反映該特色專題歷史發展全過程的專題檔案文獻，為推動檔案知識化管理與服務做好準備。

4 結語

綜上所述，開展電力企業檔案管理工作，需要重點關注其存在的挑戰性以及難點所在。需要進一步促使檔案管理現代化發展，這已經成為未來社會發展的一個必然的走勢。實現現代化，可以從根本上滿足企業未來的建設，同時滿足其未來的發展。所以，在實施檔案管理的過程中，需要立足于電力企業發展的實際需要。在實際工作中，堅持與時俱進，努力進步，積極開拓以及創新。

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（作者單位：國網甘肅省電力公司電力科學研究院）