關于智慧檔案館建設的問題及發展策略思考

趙燕平 程磊

隨著科學技術日新月異的高速發展，智慧生活、智慧城市、智慧地球等“智慧化”理念越來越被重視。在這個大背景下，近年來，檔案學界也掀起了有關推動檔案管理智慧化、構建“智慧檔案館”的討論和探索，“智慧檔案館建設”已然成為了我國檔案學界的一大熱點課題。

事實上，在智慧化的討論熱潮下，近年來，在我國很多地方已經開始了智慧檔案館的實踐與探索，但是由于各種條件限制和理念認知錯誤，導致了智慧檔案館建設推進的舉步維艱，要想推動智慧檔案館的健康發展，我們就有必要深入探討當前智慧檔案館建設的現實問題，尋求其推動路徑，探討其發展策略。

1 當前智慧檔案館建設的問題分析

當前，我國的智慧檔案建設尚屬于起步階段，且存在諸多局限和問題，其主要表現在以下幾個方面：

第一、與我國檔案館建設現狀不適應

首先，我國檔案館信息化建設基礎十分薄弱，無以支撐智慧檔案館的構建。當前，我國大多數檔案館的信息化建設水平仍然偏低，仍然處于信息化構建的初級階段，從經費到基礎設施，從人才到技術，再到客戶需求和服務水平都存在著諸多局限。由于不同地域間存在的社會發展不均衡、文化差異大、以及管理水平的參差不齊，導致了不同檔案館的信息化建設程度差異較大，信息服務的水平也差異不小。這樣一來，相關部門就無法從大的層面構建或推出智慧化建設的引導性政策和意見，更無法構建統一的標準體系。此外，財政投入困難、專業化人才空缺、思想意識的薄弱等諸多局限，也導致了智慧檔案館的建設舉步維艱。

其次，檔案館的數字化率較低制約了智慧化的步伐。毋庸置疑，當前，我國檔案館數字化水平還不高，整體數字化率偏低，大部分檔案館的數字化僅僅停留于目錄級的查詢檢索階段。在我國的很多檔案館，連辦公自動化系統都無法與檔案管理系統有效兼容，電子文檔的歸檔不合理，流轉也很不通暢。在我國的數字檔案館的建設過程中，存在著諸多前端設計不合理、后端管理很困難的問題。數字檔案館的數據庫構建的不合理，更是導致其無法支撐智慧檔案館的建設，制約了檔案館智慧化的步伐。要想推動檔案館智慧化，首先應該補足檔案館數字化的短板，只有做好檔案館的數字化工作，大好扎實的基礎，才有可能大力推動智慧檔案館的建設。

其三，用戶需求不足無法支撐智慧檔案館有效建設。檔案館的建設必須以用戶的需求為導向和前提，只有有用戶需求，才能推動檔案館的建設和升級。但是，當前我國檔案館存在著嚴重的用戶需求不足的問題，且無法有效激發用戶需求。這樣一來，也無法帶來充足的建設效益，故而推動智慧檔案館的建設就更加困難。同時，我國檔案館用戶需求不旺的現狀提醒我們，未來的智慧檔案館一定是能夠激發用戶需求的檔案館，它不僅應該是便捷的服務，而且還應該是有活動力的，應該是一種兼具個性化和延展性的新生態。

第二、智慧化建設的理念落后

毋庸置疑，當前我國檔案館很多管理人員對智慧檔案館的認知和理解不夠透徹，很多人將智慧檔案館視為傳統實體檔案館的簡單智能化，或者是數字檔案館的簡單升級，僅僅是個升級版而已。這樣的理解是錯誤的。智慧檔案館應該是兼容物聯網、云計算、大數據、VR技術等新型技術，將人工智能和數據挖掘技術融合運用于檔案管理當中的一場智慧化變革，是一種智慧化重塑，并不是簡單升級一個操作系統就能完成的，它應該是跟整個檔案館基礎建設完美兼容共構并實現智慧化重塑的變革。

第三、技術運用的表淺化

正是因為智慧化建設的理念落后，導致了很多檔案館的技術運用和升級呈現表淺化特征。很多檔案館投入巨資，與運營商和網絡技術開發企業推出各種智慧化建設方案，從技術上看，物聯網、云計算、大數據技術紛紛被引入，表面上看過去“高上大”，但是仔細一看，這些技術的運用很多都是在場館管理之上，并沒有有效地融入檔案管理這一建設核心之中，檔案主流業務構架并沒有得到有效升級。裝個RFID電子標簽，升級個門禁，加個電子密碼鎖，增加一個用戶識別，場館服務是更加高級和友好了，但是這并不能解決檔案管理的核心問題。智慧化檔案館的構建，應該是檔案管理核心業務的智慧化構建。此外，在很多新技術運用到核心業務之中時，由于沒有技術標準體系和相關信息監督規定，很多高新技術一旦運用于電子檔案管理，就可能引發諸多風險。在智慧化建設過程中，如何保護好檔案文件信息是一個極為重要的課題。

2 智慧檔案館建設的發展策略思考

近年來，我國很多地方已經開始了智慧檔案館的實踐與探索，但是均遭遇了不少的問題，前進的步伐顯示十分艱難，其問題主要是智慧檔案館的建設與我國檔案館建設現狀不適應，不具備快速發展的基礎，以及各地對智慧檔案館的建設理念不統一，認知不全面，并帶來的技術表淺化運用構建。要改變這種發展現狀，就必須認清現實，腳踏實地地推動各項工作。

第一、智慧檔案館的建設規劃要腳踏實地，基于現實情況推動相關規劃。

如前文所言，我國的檔案館的經費投入、信息化基礎、人才建設都比較薄弱，很難支撐智慧檔案館的全面構建。因此我們不能好大喜功，盲目上馬，否則將帶著巨大的損失和浪費。

要推進智慧檔案館的建設，首先要求相關部門要做好頂層設計，國家相關部門要組織專家學者對智慧檔案館的建設進行充分論證，并出臺普適性指導文件，并逐步醞釀出臺統一的標準體系，讓智慧檔案館的建設有章可循，有標準可參考。其次，要促進各部門及企事業單位的合作，群策群力，資源整合，共同推進智慧檔案館建設。考慮到目前我國地方檔案館的實力不強的現狀，應該鼓勵不同地區的檔案部門進行合作，聯合推動智慧檔案館的建設。其三，國家相關部門應該扶持和鼓勵一些基礎條件好的檔案館進行智慧化建設試點，先行先試，總結經驗，再逐步實現全國層面的推廣。

第二、智慧檔案館的建設要理念先行，不斷完善科學建設規劃。

要建設智慧化檔案館，首先必須要升級理念，統一認知。不僅是檔案館的從業者需要統一認知，而且軟件開發商也應該跟檔案館的管理者統一認知，要改變一直以來軟件開發商只顧堆砌技術不管核心業務優化的情況。此外，檔案館的管理者要改變將智慧檔案館視為數字檔案館簡單升級的錯誤認知，要以一種全新生態思維審視和規劃智慧檔案館。

第三、智慧檔案館的建設要重視技術和人才的并駕齊驅。

當前，在國家相關部門沒有出臺普適性指導意見和標準體系之前，各地在建設智慧檔案館時應該遵循“整體規劃，逐步推進”的原則。智慧檔案館的建設高度依賴新科技和新型人才，因此，檔案館既要重視技術支持，還要重視人才培養，二者并駕齊驅，才能有效推進智慧化建設。與此同時，智慧檔案館的建設還應該與智慧城市等規劃相融合，借東風之便，尋求推進動力。

此外，建設智慧檔案館，應該結合發展現狀，遵循檔案管理的基礎原理，不應該唯技術是瞻，脫離學科本質屬性，而應該科學規劃，不迂腐守舊，也不盲目冒進，腳踏實地穩步推動智慧檔案館建設。

3 小結

綜上所述，近年來，在“智慧檔案館建設”的討論和實踐探索過程中，各地檔案館遭遇了種種問題，包括智慧檔案館與我國檔案館建設現狀不適應問題，智慧化建設的理念落后問題，以及由此引發的技術運用的表淺化問題等等，這些問題阻礙了智慧檔案館的長足發展，要解決這些問題，就必須要求相關部門在推進智慧檔案館的建設規劃要腳踏實地，基于現實情況推動相關規劃，堅持理念先行，不斷完善科學建設規劃，格外重視技術和人才這兩架馬車的并駕齊驅，只有結合發展現狀，遵循檔案管理的基礎原理，科學規劃，踏實推進，才能真正實現檔案館智慧化建設。

（作者單位：中國人民解放軍檔案館）