在人工智能的時代背景下對企業檔案工作的思考

洪艷萍

隨著社會經濟及科技的不斷發展，我國的各個行業及相關技術也都取得了一定的成就。以人工智能技術為例，隨著時代的發展，該技術在我國很多行業領域中都得到了廣泛的應用。檔案對于企業而言，是極為重要的信息資源，以火電企業為例，該企業要想進行可持續發展，其不但要將檔案管理工作做好，還要盡可能的將該企業檔案工作的管理水平進行提高。本文圍繞我國火電企業的檔案工作的現狀進行了分析，在新時代背景下，也針對人工智能技術在企業檔案工作中的應用進行探討。

隨著社會的不斷發展，我們已經迎來了人工智能的時代，在該時代背景下，我國的很多技術水平都得到了顯著提高，同時人工智能技術也被廣泛的應用到了企業的生產和發展之中。對于火電企業而言，檔案工作是極為重要的一項工作內容，它不但關系著整個企業的管理水平，對于企業未來的發展，也有著至關重要的作用。所以，火電企業要想進行更好的發展，需要將人工智能技術應用到檔案工作之中，只有這樣該企業的檔案工作的質量和效率才能得到進一步提高。

1 火電企業檔案工作的現狀

1.1 企業高層對檔案工作的開展高度重視

雖然檔案管理屬于文字類型的工作，但其在企業中的地位和企業項目的設計、施工等工作一樣重要。某些火電企業的高層正是意識到了檔案工作對企業發展的重要性，所以安排了專業人員來負責檔案管理工作。然而還是有很多企業其并沒有意識到檔案工作的重要性。對于某些火電企業而言，高層領導只是一味重視項目的施工和發展，對于檔案工作并沒有投入太多時間和精力，這也使得這些企業的檔案工作無法更好的開展，同時還會經常出現檔案設備不健全、管理人員無證上崗等不利于檔案工作發展的情況。

1.2 檔案工作信息化管理系統的建設

隨著時代的發展和進步，全球也逐漸趨于信息化，對于火電企業的檔案工作而言，信息化發展也是必然趨勢，同時其也是提高企業檔案工作的最有效的渠道。根據我國火電企業目前的狀況來看，某些企業的信息化管理系統建設還是比較不錯的，以中粵公司為例，該公司目前已經統一安裝了飛揚系統，其不但擁有極為專業的系統維護，在查詢和瀏覽信息數據方面也極為順暢。然而有些火電企業依然在采用傳統的檔案管理系統，這也使得這些企業的檔案管理工作既不健全，也不規范。

1.3 企業數據信息的分類

目前，很多火電企業都存在著非結構化分類的情況。對于企業內部的相關信息和數據，其都需要記錄到檔案之中，如果企業在開展檔案管理工作的過程中，沒有對這些數據信息進行明確分類和整理，那么在之后需要對數據進行使用搜索時，便會遇到一定的難度，而這在很大程度上也會使企業檔案信息資源的應用價值受到嚴重影響。與此同時，很多火電企業的內部信息數據屬于非結構化信息，企業要想將檔案管理工作做好，那么就需要對非結構化的信息進行系統收集、整理、應用，只有這樣企業內部的檔案信息資源才能得到更高效的利用。

2 人工智能技術在火電企業檔案工作中的應用

2.1 在對企業檔案進行管理的過程中，合理利用智能搜索技術

在火電企業的實際發展過程中，檔案管理水平高低可以很大程度上促進企業的發展和進步。并且，由于檔案工作具有一定的繁瑣性，涉及到的方面也比較多，所以管理人員在對企業信息資源進行搜索和獲取時，便面臨著很大的困難。由此，企業需要充分利用人工智能搜索技術，這樣檔案管理人員便可以更加方便、快捷的對企業信息數據進行搜索和獲取，而這在很大程度上也可以將企業的檔案管理水平進行大幅度提高。同時，對于智能搜索技術而言，其主要可以兩個部分，分別是神經網絡以及模式識別，其可以在檔案文本內容含義的前提下，對相關知識進行科學且精準的搜索以及定位，不僅精準度非常高，其速度也非常快，可以最大程度滿足火電企業度信息資源的實際需求。

2.2 在對企業檔案進行管理的過程中，合理利用智能分類技術非結構化信息

在火電企業檔案工作開展過程中，其存在一定的非結構化信息。所謂非結構化信息，其所指的便是信息的形式并不固定，其中就包括各種格式的信息文件。對于這些信息而言，其來源于與語言格式存在較大的差異性，很大的程度上阻礙了企業快速其精準的對信息進行獲取，也嚴重影響了檔案工作的有序進行。但是，通過對智能分類技術的有效應用，其根據一定的原則以及要求，可以對火電企業內部一些比較重要的非結構化信息資源進行分類和整理，精準的對信息進行定位，從而有效提升資源的利用率。同時，在具體的智能分類期間，這一技術還可以將非結構信息資源的大主題分為一個個小主題，然而進行整理，讓其形成一個具有整體性的信息主題結構，同時讓各個主題之間合理的聯系在一起，進而保證企業檔案工作開展的合理性、有序性以及科學性。

2.3 在對企業檔案進行管理的過程中，合理利用智能專家系統對隱性信息進行管理

所謂的智能專家系統，其主要是指在企業檔案工作期間，使計算機系統可以有效模仿解決問題的手段以及專家推理的方式，從而進一步獲得準確的專業知識，科學解決企業檔案工作期間存在的隱性信息資源獲取難等問題，全面提升檔案工作的水平以及效果。在火電企業具體的檔案工作開展過程中，利用智能專家系統，可以對企業內部存在的各項隱性資源進行合理的獲取，并將其轉化為企業所需要的有效信息資源。此外，一般情況下，具有一定結構性的信息資源來說，其能夠在可視化的智能界面上對語音以及文本等手段，合理的與專家系統進行溝通和交流，以便可以最快速且最精準對信息進行獲取。由此可見，在火電企業檔案工作開展過程中，合理且科學的應用人工智能技術，不僅可以很大程度上為信息資源的獲取提供了便利，還可以進一步提升企業檔案工作的整體效率和質量，對火電企業管理水平提升以及未來進步都具有非常重要的作用和價值。

3 人工智能新時代背景下對企業檔案工作的思考與探索

在人工智能新時代的背景下，檔案管理工作的開展應該具有一定的深遠性以及廣泛性，深層次的學習，科學應用大數據技術，不斷總結計算機應用的規律。并且，新時期下，對于人工智能的應用，火電企業還應該對檔案管理系統以及服務系統進行優化，保證其可以最大限度的滿足企業對檔案工作的實際需求，進而有效提升的檔案工作水平。

4 結束語

綜上所述，便是針對人工智能的新時代背景下對企業檔案工作的思考與探索。隨著社會科技的不斷發展，很多火電企業已經對檔案管理工作進行了高度重視，中粵公司不論是從管理意識上，還是技術設備以及人員上，都對檔案工作進行了全面管理和優化，而這也使得中粵公司得到了更好、更持續的發展。除此之外，有些火電企業并沒有意識到檔案工作對企業發展的重要性，這不但會對企業的管理產生嚴重的影響，同時還會限制企業的發展，這對于我國經濟的發展也是極為不利的。

（作者單位：湛江中粵能源有限公司）