面向用戶的檔案工作體系構建

(中國電子科技集團公司第29研究所 四川 成都 610036)

一、目的

面向用戶的檔案工作體系建立的目的在于改變原有的零散、單一、閉塞的檔案工作的局面，構建符合現狀的檔案工作模式，有效指導檔案工作的開展，并能持續改進、不斷提升，從而滿足用戶不斷變化需求；滿足新時期下檔案工作提升的需求。

二、面向用戶的檔案工作體系

(一)檔案文件體系

檔案文件體系是檔案工作流程固化、業務劃分鑒定合規性體現，包含制度、規范、操作細則等文件范疇，指導檔案工作從策劃到具體實施的各方面，表現在檔案工作活動的縱向過程識別和企業各項業務活動的橫向屬性識別。

從縱向看，檔案管理包括了檔案的收集歸檔、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等過程，為確保這些過程的運行和控制有效，建立了基于過程方法的體系模型，將體系活動延伸至檔案工作策劃、資源管理、監視分析以及持續改進等過程。檔案的收集歸檔、整理、保管、鑒定、統計和提供利用登過程是相互聯系、相互影響的大過程，圍繞檔案管理的大過程的改進，首先對各個獨立過程進行梳理、制定規范，如歸檔范圍、歸檔時間、整理要求、整理流程、保管條件、利用手續等。

從橫向看，企業檔案工作與企業的科研、生產、經營和管理等活動高度融合，而各項業務活動具有相當的差異性和專業性，檔案工作體系的過程需體現各項業務活動的差異性和專業性，如人事檔案、會計檔案、基建檔案等，其業務的差異性決定了檔案的差異性，各個管理過程的不同，在檔案工作中都要進行有效識別，防止“一刀切”的粗放的管理方式。

根據縱向和橫向過程的識別，對各個過程進行標準、規范的制定，新增過程重新編寫相應文件，如圖1，企業檔案工作體系文件采取分層、分類的方法，從檔案工作總要求、檔案工作過程規范二個層次進行分層，其中二層文件按照縱向、橫向確定的過程分為制度規范類、操作細則類文件，為檔案工作的開展提供了標準和依據。

圖1 檔案文件體系

(二)檔案資源體系

檔案資源體系是檔案工作體系的核心內容，是檔案工作面向用戶的最直接體現，建設內容包括以下四點：

圖2 檔案資源體系

1.擴大文件資料歸檔范圍，加強新型文件收集歸檔

國家及行業對檔案歸檔范圍有相關指導，但在企業活動中，需結合實際，識別企業活動中的有有效文件資料，并推動整合歸檔。很多企業管理情況仍然依據既有的檔案文件進行歸檔范圍確認，新出現的文件資料往往被忽視或拒絕歸檔，從而使很多有效檔案資源未被收集管理。信息化時代下，電子文件、多媒體文件逐漸增多，與紙質文件相比，在日后利用、加工環節中發揮出不可比擬的優越性，因此，加強紙質文件的收集范圍的同時，還需格外重視電子文件、多媒體文件等新型載體文件的收集歸檔工作，并建立相應的安全保管條件。

2.開展紙質檔案數字化，建設數字檔案資源庫

歷史原因導致大多企業以紙質檔案為主，對紙質檔案進行數字化掃描是檔案資源建設的重要內容。網絡化辦公的推進對檔案信息及時響應要求提高，以人為傳輸條件的低效率方式不再滿足需求，對檔案信息的加工應用也受限于紙質載體，因此，將庫存紙質檔案掃描利用，是解決以上矛盾的有效途徑。數字檔案資源庫的建設，是企業信息化的重要體現，為檔案工作電子化、網絡化、辦公無紙化的開展提供有利條件。

3.加強檔案資源整合，提高用戶滿意度

檔案資源整合是企業檔案工作的重要內容，充分體現檔案專業性和科學性，要求檔案管理人員通過合理的方式對檔案信息進行加工，而不僅限于檔案載體的保管。一是在原有館藏基礎上，加強對已開放檔案的集成化管理和開發。即將聯系緊密的檔案歸納、整合和關聯，以整體的形式呈現，并對這些檔案信息進行編研和開發。現代檔案用戶對檔案的需求不再局限于檔案原件，而對經過編研、序化和深加工的檔案信息顯得更有興趣。如特定歷史事件及政策法規等類型檔案逐步實現專題化、系統化，方便用戶獲取全面的檔案信息。二要突出特色，發揮檔案自身優勢。企業在長期收集檔案過程中，一定在某一方面有自己突出的優勢和特色，形成吸引用戶的主營業務和“招牌”。

4.提供多樣查詢方式，提高檔案信息獲取效率

提供快速有效的檔案信息查詢是檔案資源獲取的重要環節。檔案業務系統建設初始，應該積極考慮檔案檢索功能的完備性和便捷性，為用戶提供通俗、方便、高效的檔案信息搜索引擎，如產品名/類型(關鍵詞)、產品序列號(數值搜索)、生產單位(內容搜索)、時間搜索(時序搜索)等多維度搜索，使用戶在最短的時間內得到完善的、有效的檔案信息，提高檔案信息獲取效率。

(三)檔案安全體系

檔案安全體系包括檔案資源安全及人員安全，包括檔案利用安全、檔案保密等內容。其中電子文件、數字化檔案、多媒體文件等非傳統紙質檔案的接收、存儲、利用安全是重點，接收是指在網絡環境下應確保整理歸檔的各種電子檔案無病毒、可讀、可用等；存儲指電子檔案數據庫的安全保管機制，具備定期備份、受災回復、異地異質備份，以及確保電子檔案不被攻擊、惡意篡改和非法入侵；利用指檔案用戶應在受控環境下利用檔案，檔案利用應受到相關部門監控，確保檔案不遺失，不泄密。人員安全指檔案管理人員需增強自身的責任感，保障檔案的安全。同時，在檔案日常工作中應確保檔案人員人身安全，符合職業衛生雙體系要求，檔案工作需制定相應制度保障安全體系正常運行。

檔案安全體系是檔案資源體系、檔案工作正常開展的基礎保障，應給予警惕和重視，不可放松。

三、結語

面向用戶的檔案工作體系是一個系統、專業、持續的循環系統，檔案文件體系、檔案資源體系、檔案安全體系相輔相成，將檔案工作各個環節和檔案工作與組織體系的其他關聯環節有機聯系，組成一個持續改進的體系架構，改變檔案工作單一、孤立的思維模式和工作模型，將檔案工作切實融入組織體系，提供更加高效便捷的檔案服務，不斷滿足用戶需求。