人事制度改革對(duì)人事檔案管理的影響探討

朱松濱

摘要：對(duì)人事制度進(jìn)行改革給以往的人事檔案管理提供了改革的良機(jī)以及巨大挑戰(zhàn)。在當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)制度下，人事檔案是控制員工的重要措施。隨著企業(yè)和政府對(duì)人事制度進(jìn)行改革，人事檔案的價(jià)值和作用逐漸減弱。本文主要對(duì)人事制度改革對(duì)人事檔案管理帶來(lái)的影響進(jìn)行分析，并且提出相關(guān)改革措施。

關(guān)鍵詞：人事制度改革;人事檔案管理;影響;措施

一、人事制度改革后人事檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題

1.制約了人才的流動(dòng)。企業(yè)部門聚集了大量的高素質(zhì)以及高層次人才，通常這些人在單位處于專業(yè)要求較高的崗位中，因?yàn)檫@些人的發(fā)展前景、專業(yè)特點(diǎn)以及學(xué)習(xí)需要等原因?qū)е缕淞鲃?dòng)性較大，而合理的人才流動(dòng)利于國(guó)家人力資源的充分利用以及合理配置。但是傳統(tǒng)的檔案管理方法為企業(yè)單位防止人才流失設(shè)置關(guān)卡提供了便利，用人單位能夠利用檔案限制人才流失。很多人才也是由于用人單位不放檔案，導(dǎo)致不能去自己想去的工作和學(xué)習(xí)的地方。

2.制約了考核的科學(xué)性。當(dāng)前，除了人事檔案，我國(guó)缺乏科學(xué)的員工考核依據(jù)和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，很多用人單位都是根據(jù)人事檔案對(duì)員工進(jìn)行工資晉級(jí)和職務(wù)晉升，而不是根據(jù)員工的貢獻(xiàn)價(jià)值、工作能力以及知識(shí)水平，用人單位缺乏公正、合理、科學(xué)的考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)員工的工作積極性造成影響。

3.檔案秩序混亂。當(dāng)前，很多用人單位已經(jīng)充分認(rèn)識(shí)到人才對(duì)單位和企業(yè)發(fā)展的重要性，因?yàn)椋娂姴扇∠嚓P(guān)的優(yōu)惠政策來(lái)吸引專業(yè)人才。在原用人單位限制人事檔案不能辦理工作調(diào)動(dòng)的情況下，用人單位使用三不要做法，不要遷移戶口、不要人事檔案、不要調(diào)出手續(xù)，這種做法雖然暫時(shí)解決了人才的后顧之憂，但造成了檔案秩序出現(xiàn)混亂。

二、計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下人事檔案管理工作的特點(diǎn)

人事檔案記錄著員工的社會(huì)經(jīng)歷與發(fā)展，所以人事檔案對(duì)于員工的重要性可想而知，如同我們經(jīng)常攜帶的“身份證件”，沒(méi)有身份證我們基本上不能夠做事情。當(dāng)前我國(guó)的企業(yè)單位是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下開(kāi)始的發(fā)展，每個(gè)單位都有干部、工人等這些員工;每個(gè)單位都需要有人事管理，因?yàn)槿耸鹿芾頉Q定著單位員工的質(zhì)量，而人事檔案正是通過(guò)這種情況而建立起的一項(xiàng)管理工作。所以人事檔案中包括干部檔案與工人檔案等，人事檔案還有一個(gè)特點(diǎn)就是它不同于學(xué)生檔案，因?yàn)槿耸聶n案是必須擁有工人或干部的身份，才能建立起人事檔案。這就是當(dāng)前很多人都把人事檔案看作員工的“身份證明”。個(gè)人在單位中取得的任何成就都是這個(gè)所謂的“身份證明”所決定的。

人事檔案還有控制員工的有效手段方法，員工在人事檔案的問(wèn)題只好被迫妥協(xié)而效命在單位里。雖然人事檔案是記錄著員工的社會(huì)經(jīng)歷這樣的過(guò)去情況，但當(dāng)前的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，人事檔案是必須由單位來(lái)進(jìn)行相應(yīng)的保管，在保管之后人事檔案，只能有單位負(fù)責(zé)人事管理的人員來(lái)對(duì)其進(jìn)行利用與保管，但是人事檔案還有個(gè)特點(diǎn)是對(duì)當(dāng)事人與他人一切保密。

三、人事檔案管理的改革措施

（一）更新管理理念

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下，人才流動(dòng)已成為一種正常的社會(huì)現(xiàn)象，作為服務(wù)于人事管理的人事檔案管理理應(yīng)放眼于整個(gè)社會(huì)來(lái)從事檔案信息管理。人事檔案管理及其開(kāi)發(fā)利用應(yīng)該關(guān)系到人的發(fā)展，人事檔案與人的發(fā)展之間有著密切內(nèi)在關(guān)聯(lián)性。這就要求檔案管理理念要順應(yīng)這一規(guī)律。要求人事檔案工作者立足現(xiàn)代人力資源管理，變革工作理念，既有利于推進(jìn)現(xiàn)實(shí)人事管理工作的開(kāi)展，提高人事管理工作的有效性，更可以為人才的發(fā)展和社會(huì)發(fā)展提供檔案信息保障。

（二）改革管理體制

1.改革人事檔案內(nèi)容。必須針對(duì)不同對(duì)象和需要，進(jìn)一步充實(shí)檔案材料，對(duì)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部要及時(shí)將他們的工作情況、工作業(yè)績(jī)和在重大活動(dòng)、重點(diǎn)工作中的表現(xiàn)情況及任務(wù)完成情況、考核考察材料收入檔案，為憑實(shí)績(jī)用干部提供必要的依據(jù)。對(duì)一般專業(yè)技術(shù)和管理人員，要收集他們的學(xué)術(shù)和技術(shù)推廣成果材料、企業(yè)經(jīng)營(yíng)者利稅材料等。

2.要拓寬編研范圍，提高利用效率。一是要編制必要的檢索工具，方便查找利用。如把所管理的人事檔案中的人員情況按年齡、職務(wù)、職稱、學(xué)歷、專業(yè)、任免、工資等來(lái)分類編制不同的檢索工具。二是積極進(jìn)行檔案資料編研工作，在當(dāng)前人事管理改革中，要圍繞人員結(jié)構(gòu)調(diào)整、配置等中心工作，搞好人員現(xiàn)狀情況、綜合信息、統(tǒng)計(jì)信息等資料的編研工作，提高利用效率。

（三）創(chuàng)新管理方式

1.加強(qiáng)人事檔案的信息化建設(shè)工作。要建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，實(shí)施人事檔案動(dòng)態(tài)管理。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將人事檔案資料整理輸入微機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。即使不能完全建立電子檔案，也應(yīng)該將有關(guān)檔案信息進(jìn)行計(jì)算機(jī)處理，以方便自動(dòng)檢索統(tǒng)計(jì)、加工整理、及時(shí)更新和提取利用，提高人事檔案工作效率。

2.建立人事檔案電子系統(tǒng)，開(kāi)展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著各類企業(yè)單位內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，人事部門將充分利用企業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的人事檔案管理系統(tǒng)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使人事檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。

3.建立“人事檔案數(shù)據(jù)管理中心”。人事部門與企業(yè)單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，建立“人事檔案數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企業(yè)單位人事處（人力資源部），是企業(yè)單位信息資源庫(kù)的重要組成部分。人事檔案數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)電子人事檔案，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密信息查詢、利用服務(wù)。其優(yōu)點(diǎn)是方便快捷，內(nèi)容豐富，利用率高。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，本文首先分析了計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下人事檔案管理的特點(diǎn)，得出了人事檔案如同個(gè)人的身份象征，而且他并不同于學(xué)生檔案，他必須擁有工人或干部的身份。人事檔案還有控制員工的有效手段方法，這樣能夠保證員工由于個(gè)人檔案因素，不能隨意地進(jìn)行單位的人員流動(dòng)。其次對(duì)當(dāng)前人事制度改革下，人事檔案管理作用降低進(jìn)行了探索。其中的主要的原因是人事檔案自身存在的不足，當(dāng)前很多人為了能夠給公司留下好印象，在檔案上弄虛作假，顛倒是非，使得檔案嚴(yán)重地降低了參考性，企業(yè)單位不能夠準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)個(gè)人的能力情況。最后文章對(duì)人事檔案管理的改革提出了幾點(diǎn)措施，推行聘用制，使員工不會(huì)受到檔案的限制;成立專門的人事檔案管理機(jī)構(gòu)等。使檔案管理依舊能夠?yàn)閱挝蛔龀鲆欢ǖ呢暙I(xiàn)，保證在當(dāng)前人事制度改革下，不會(huì)出現(xiàn)人事檔案的問(wèn)題。