探究事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路

馬玉慶

【摘? 要】對事業(yè)單位來說，檔案管理模式的創(chuàng)新化探索，有助于改善檔案管理總體效果，為事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展提供可靠的支持。在大數(shù)據(jù)時代下，事業(yè)單位檔案管理不僅要保證規(guī)范性與可靠性，更要注重靈活性。本文就事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新所面臨的問題進(jìn)行分析，并探討事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路，旨在全面提升事業(yè)單位檔案管理水平，僅供相關(guān)人員參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;創(chuàng)新思路;事業(yè)單位

一、事業(yè)單位檔案管理的原則

1.規(guī)范性

國家制定了嚴(yán)格、明確的事業(yè)單位檔案管理工作制度，因此相關(guān)單位一定要按照這些標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，讓制度的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性發(fā)揮到實(shí)處。但是也要明確的是，不同的事業(yè)單位有自己的服務(wù)范圍和工作性質(zhì)，因此，一定要根據(jù)自身特點(diǎn)，結(jié)合國家的標(biāo)準(zhǔn)，制定并完善一套屬于自己的檔案管理體系，進(jìn)而能夠讓檔案管理的作用發(fā)揮到最大。

2.明確自己的責(zé)任和義務(wù)

領(lǐng)導(dǎo)干部的工作職責(zé)對于檔案管理工作的推進(jìn)起著基礎(chǔ)性作用。各個管理人員都要明確自己的職責(zé)和義務(wù)。比如，誰負(fù)責(zé)檔案工作任務(wù)的制定、誰負(fù)責(zé)定期的整理和審核、誰負(fù)責(zé)檔案計劃的指導(dǎo)等等，工作應(yīng)該具體到每個人，才能使工作人員的利益得到最大限度的保護(hù)。一旦工作人員的合法權(quán)益受到不同程度的侵犯，他們的工作積極性一定會受到影響，這對整個單位是非常不利的。

3.制定和執(zhí)行相統(tǒng)一

各個部門要根據(jù)本部門的特點(diǎn)以及以往工作經(jīng)驗(yàn)制定一套合理、科學(xué)的檔案管理體系，并將檔案管理的核心要義發(fā)揮到實(shí)處，結(jié)合其發(fā)揮出的作用，分析這套體系的不足之處，進(jìn)而進(jìn)行不斷完善。在這制定和執(zhí)行相統(tǒng)一、相適應(yīng)的過程中，一定會找到一套最適宜的管理體系，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化。

二、目前我國事業(yè)辦公室檔案管理工作存在的問題

1.辦公室檔案管理工作不被重視

目前我國的某些事業(yè)單位在檔案管理工作中存在的一個較大的問題就是態(tài)度上的不重視，認(rèn)為檔案管理工作可有可無，誰都能夠勝任。這種思想上的誤區(qū)導(dǎo)致一些單位的辦公室檔案管理工作的混亂，導(dǎo)致工作質(zhì)量不過關(guān)。對辦公室檔案管理工作的不重視，使得檔案管理工作失去了本該有的連貫性和完整性，工作的各個部分七零八落，沒有一個整體的掌控，不能起到很好的信息管理作用。

2.檔案管理的相關(guān)工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊

在事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作中，還存在一個較大的問題，就是相關(guān)工作人員的工作素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力問題。許多單位對這份工作都存在思想上的誤區(qū)，認(rèn)為無須專人管理，隨便找人兼職即可。在這種錯誤思想的指引下，許多從事檔案管理工作的工作人員沒有專業(yè)的管理技能和思維，不能對辦公室檔案進(jìn)行專業(yè)化的管理，工作質(zhì)量方面大打折扣。并且這些工作人員對這份工作的重視程度肯定也很低，工作態(tài)度上也存在較大的問題，不能認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)貙Υ菀自诠ぷ髦谐霈F(xiàn)這樣或那樣的漏洞。

3.檔案管理的方法滯后

事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作歷史悠久，許多單位還在沿襲著老一套的工作方式和制度體系，完全沒有任何的創(chuàng)新和發(fā)展。這些老舊的工作體系嚴(yán)重地制約了事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，對于整個單位的管理工作也形成了嚴(yán)重的阻礙作用。管理方法的滯后注定會對工作質(zhì)量形成影響，以前的方式不再適應(yīng)新型的發(fā)展形態(tài)，管理工作難以發(fā)揮其真正的作用。現(xiàn)代社會要求各方面的工作都要進(jìn)行信息化改革，辦公室檔案管理工作也不例外，如果事業(yè)單位的這方面工作不能與信息化很好地聯(lián)系，那么注定是落后的、制約整體發(fā)展的，是不利于單位發(fā)展的。

三、事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思考

1.健全檔案管理制度

建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理的需要。第二，簡明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

2.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提高人事檔案管理水平

各級事業(yè)單位要提高對檔案管理工作的重視程度，將其納入議事日程，首先要建立檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)、督促;其次要結(jié)合本單位檔案管理工作實(shí)際，建立起檔案管理達(dá)標(biāo)升級考核機(jī)制，對檔案工作實(shí)行定性、定量考核，可按照分級分類指導(dǎo)的原則，通過等級升降來實(shí)施動態(tài)管理;同時應(yīng)參考國家檔案建設(shè)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，建立和完善質(zhì)量管理體系。各單位可結(jié)合本單位具體情況，研究制定本單位檔案各項(xiàng)工作的質(zhì)量評價標(biāo)準(zhǔn)，并積極組織實(shí)施，從而推進(jìn)檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

3.開展現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，提高人事檔案利用效率

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案服務(wù)于事業(yè)單位制度改革與發(fā)展的需要，也是適應(yīng)社會對檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。要使檔案最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。首先，各級事業(yè)單位檔案管理部門要提高信息管理的時效性，準(zhǔn)確、及時地傳輸信息;其次，要對檔案實(shí)行計算機(jī)輔助管理，利用計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存;其三，要充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。

4.加強(qiáng)事業(yè)單位檔案保密工作

首先，檔案的庫房管理是檔案保密的重點(diǎn)，從總體上講，檔案庫房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定興建，并不是任何一間辦公室都可以用作庫房。從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層，庫房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。還應(yīng)做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。其次，做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作，確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)本事業(yè)單位工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國家秘密事項(xiàng)在一定時間內(nèi)，如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項(xiàng)在其確定的期限內(nèi)，受國家有關(guān)保密法律、法規(guī)的 保護(hù)，產(chǎn)生法律效力的時限。

結(jié)語

事業(yè)單位的檔案管理對事業(yè)單位自身的發(fā)展起到難以取代的作用，甚至對社會的發(fā)展起到重要的意義。要求各事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員不僅要在思想上提高重視，還應(yīng)在實(shí)際的工作過程中，積極需求新的解決思路和方法，以逐步提升事業(yè)單位的檔案管理工作，從而使事業(yè)單位更加適應(yīng)社會的發(fā)展和進(jìn)步。需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員長期的探索和堅持不懈的努力，真正做好本質(zhì)工作。

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