高職院校檔案數(shù)字化管理探析

董曉玲

摘 ?要：隨著我國信息化發(fā)展戰(zhàn)略和信息化計(jì)算機(jī)云計(jì)算工程的實(shí)施，使我國進(jìn)入了大數(shù)據(jù)的電子信息化時代。在此背景下，社會生產(chǎn)和人們生活也因此發(fā)生了巨大的變化。高職院校檔案作為在高校長期發(fā)展中而形成的一種信息化資源，其隨著信息化的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代數(shù)字化信息的要求，所以其管理必須跟上現(xiàn)代信息潮流，改變管理方法和觀念。

關(guān)鍵詞：高職院校;檔案管理;數(shù)字化管理

前 ?言：

在現(xiàn)代高職院校的檔案管理工作中，其建立“數(shù)字化校園”是現(xiàn)代高職院校發(fā)展的主要方向和重要的建設(shè)理念。將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到高職檔案管理中，可以有效的提高其檔案管理的效率和質(zhì)量，保證了其檔案存儲的安全性，對于檔案的管理發(fā)展起著重要的作用。

一、高職院校檔案管理數(shù)字化發(fā)展中所存在的問題

（一）高職院校中檔案數(shù)據(jù)資源大且種類繁多

高職院校在長期的發(fā)展當(dāng)中保留下了大量的有價值的科研資料和教學(xué)資料，同時也保存了具有教育價值和歷史價值的文字以及音像等實(shí)物信息。這些東西都應(yīng)該在大數(shù)據(jù)時代的背景下存儲到中央系統(tǒng)中，保證其安全性。但是隨著現(xiàn)代高職院校的招生人數(shù)增加使教材、科研等一些重要資料也在隨之增加，并且一些極其重要的文件和資料需要利用掃描儀來全面的進(jìn)行掃描，這樣給檔案的采集以及存儲工作造成了很大的麻煩[1]。

另外對于高職院校的發(fā)展歷程來看，很多學(xué)校都是由以前很多個學(xué)校組合而成的，最遠(yuǎn)的可以追溯到幾十年之前，所以對于檔案的信息數(shù)據(jù)等會比較繁多，其中包含了很多中院校的各種信息資源，而且隨著現(xiàn)代國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對于其科研以及各種重要的研究工作都在加大力度的投入資金，導(dǎo)致其發(fā)展具有很大的流動性和更新性，同時根據(jù)社會的發(fā)展需求，更加需要專業(yè)技能型人才，所以這些資料在此背景下會變得更加多元化，使得在數(shù)字化信息存儲中造成了比較多的麻煩。

（二）檔案管理觀念跟不上時代的潮流，資源不能達(dá)到共享

隨著我國大數(shù)據(jù)時代的到來，對于其高職院校的檔案管理工作提供了巨大的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。對于該背景下的檔案管理必須要求其管理人員擁有較高的綜合信息化素質(zhì)[2]。很多現(xiàn)代高職院校的檔案管理人員對于該工作的觀點(diǎn)都是對于新時期的理念理解的不到位，工作要求新型認(rèn)識度不高以及管理工作的責(zé)任心相對不強(qiáng)，這樣導(dǎo)致其管理人員對于現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理不夠重視，最終使高職院校在開展數(shù)字化檔案管理時缺乏相關(guān)的人力、物力的支持，使其無法開展下去。

同時在每一所高校進(jìn)行信息化檔案管理建設(shè)時，都習(xí)慣于各種工作的開展都從自身院校實(shí)際情況出發(fā)，根本沒有重視與其他院校的資源進(jìn)行共享合作，從而缺乏各項(xiàng)工作的有效溝通，加大了各個高職院校發(fā)展的整體差異。

（三）檔案管理方式較為落后

對于現(xiàn)代高職院校的整體管理而言根本不存在統(tǒng)一性，每個院校的各個部門崗位都各自為政。同時在國家對院校規(guī)模的擴(kuò)大投資力度加大，使高校內(nèi)部的整體任務(wù)較為繁重，這樣專門管理檔案的管理人員資源缺乏，并且各部門的人員流動較快，很大程度上制約了數(shù)字化檔案管理的發(fā)展。

二、提升高職院校檔案數(shù)字化管理的有效措施

（一）轉(zhuǎn)變現(xiàn)代數(shù)字化管理觀念

從上述問題上看，要想真正的實(shí)現(xiàn)高職院校有效的數(shù)字化管理，必須首先提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和轉(zhuǎn)變其管理觀念的認(rèn)識，由于高職院校的培養(yǎng)方式的特點(diǎn)，其主要注重的是技能型的專業(yè)人才，但是對于現(xiàn)代院校發(fā)展而言，其缺少相關(guān)的高端定位。所以要想改變這一點(diǎn)可以具體從下面幾方面進(jìn)行改進(jìn)。

第一：高職院校中檔案管理人員要結(jié)合當(dāng)前學(xué)校的發(fā)展情況以及數(shù)字化檔案管理的具體要求，來創(chuàng)立新型的數(shù)字化管理模式和科技化服務(wù)意識，并且要求院校各部門應(yīng)當(dāng)建立信息資源共享意識，從而提升檔案數(shù)據(jù)管理工作。

第二：在院校中打造一支專業(yè)的數(shù)字化管理建設(shè)隊(duì)伍，通過各種方式來引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理工作的高端復(fù)合型人才，使其院校內(nèi)的檔案管理工作達(dá)到現(xiàn)代數(shù)字化要求。

第三：院校應(yīng)當(dāng)定期組織關(guān)于檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，將數(shù)字化信息技術(shù)與檔案管理的信息傳遞給檔案管理工作人員，提升其檔案數(shù)字化管理意識，使其不斷的完善和充實(shí)自身的技術(shù)能力，提高檔案管理專業(yè)化水平、

（二）將院校內(nèi)部各個點(diǎn)面相互結(jié)合，真正實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理

首先，數(shù)字化基礎(chǔ)建設(shè)在學(xué)校的檔案管理工作中的重要性應(yīng)當(dāng)受到管理人員重視，其中包括數(shù)據(jù)庫處理系統(tǒng)、檔案管理軟件以及信息存儲設(shè)備等，將這些設(shè)施建設(shè)完善，從而保證數(shù)字化檔案管理在專業(yè)的平臺中穩(wěn)步運(yùn)轉(zhuǎn)。

其次，高職院校要結(jié)合自身發(fā)展的實(shí)際情況來按照國家的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化檔案管理建設(shè)，將專業(yè)的管理軟件加強(qiáng)其開發(fā)的力度和推廣的力度，隨著院校中檔案資源的數(shù)量和種類的不斷增多，對于其管理的要求應(yīng)當(dāng)分類管理，并且對于其管理的模式和格式應(yīng)當(dāng)采取統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行確保資源的有效共享[3]。

最后，檔案管理應(yīng)當(dāng)根據(jù)院校的實(shí)際檔案利用率來分類管理，可以將一些利用率較高的檔案資源優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化管理，然互根據(jù)自身學(xué)校的教學(xué)需求，將一些教育教學(xué)資料放到首要的管理目錄中，并建立專業(yè)的文件夾，從而保證其重要資源的利用率。

（三）完善檔案數(shù)字化管理的相關(guān)制度

首先，需要設(shè)立相關(guān)的檔案資源管理制度，在數(shù)字化建設(shè)與學(xué)校自身發(fā)展的基礎(chǔ)上，確立高職院校的管理體制和各個機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)的共組內(nèi)容，將傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和改善，使高職院校的檔案管理趨于有序化和合理化，從而使管理人員將檔案進(jìn)行統(tǒng)一的數(shù)字化、規(guī)范化管理。

其次，對檔案管理人員應(yīng)當(dāng)設(shè)立相應(yīng)的獎罰制度和崗位責(zé)任制度，一方面可以提升其工作的積極性和工作熱情，使其在工作中明確自身的工作職責(zé);另一方面可以增加管理人員的責(zé)任觀念，使其能夠按照制度來提升自身的工作意識，從而提升自身的工作水平。

最后，應(yīng)當(dāng)將數(shù)字化與傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理理念相互結(jié)合，因?yàn)楹芏鄶?shù)字化檔案中在國家法律和真實(shí)性的判定上還存在一定的問題，這樣的背景下應(yīng)當(dāng)保持?jǐn)?shù)字化和紙質(zhì)版的檔案同時進(jìn)行管理，對于一些法律性質(zhì)較強(qiáng)或者是具有憑證意義的檔案還要實(shí)行紙質(zhì)管理，為高職院校的檔案管理提供其整體性和安全性。

結(jié)語：

在現(xiàn)代大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案的數(shù)字化管理是當(dāng)代檔案管理的必然發(fā)展趨勢，高職院校應(yīng)當(dāng)在新時代的背景下順應(yīng)時代發(fā)展，充分發(fā)揮數(shù)字化信息技術(shù)在檔案管理中的作用，從而保證高職院校中檔案管理事業(yè)的全面發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] ?孫曉旭.大數(shù)據(jù)時代高職院校檔案數(shù)字化管理研究[J].遼寧高職學(xué)報，2019，21（08）：97-100.

[2] ?袁靜樂.高職院校檔案數(shù)字化管理路徑探究[J].才智，2019（19）：9.

[3] ?趙蘭鳳.推行高職院校檔案數(shù)字化管理初探[J].林區(qū)教學(xué)，2017（12）：120-121.