高校本科生學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策

祝偉偉

【摘要】學(xué)籍檔案的管理在高校中越來越被重視，學(xué)籍檔案的管理是各個(gè)學(xué)院、每個(gè)學(xué)校都很重視的一個(gè)參考依據(jù)，通過學(xué)籍檔案可以了解到學(xué)生的在校表現(xiàn)情況。本文主要分析了本科生學(xué)籍檔案的管理現(xiàn)狀，針對(duì)狀況和問題提出一些建議和對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】學(xué)籍管理;學(xué)籍檔案;對(duì)策

近年來，隨著高校學(xué)籍檔案管理內(nèi)容和方向的改革，對(duì)學(xué)籍檔案的管理需要重新規(guī)劃。現(xiàn)在學(xué)籍檔案存在材料內(nèi)容增多，內(nèi)容也更加詳盡。比如說學(xué)分制材料、延長雙學(xué)籍材料、專轉(zhuǎn)本學(xué)生材料和選修材料、轉(zhuǎn)專業(yè)材料等等各樣的材料。這些材料都需要記錄在學(xué)籍檔案中，作為資料保存下去。這些材料對(duì)于學(xué)生們來說非常重要，這都是他們的基礎(chǔ)材料，關(guān)系到以后的轉(zhuǎn)學(xué)和就業(yè)。影響著他們的學(xué)習(xí)深造、出國留學(xué)、找工作等等。所以，隨著招生的增多、教學(xué)模式的轉(zhuǎn)變，對(duì)學(xué)籍材料的保存成了許多高校面臨的困難。高校的各個(gè)部門都在為此尋找解決辦法。

一、本科生學(xué)籍檔案的特點(diǎn)

（一）學(xué)籍檔案形成的規(guī)律性，往復(fù)的特殊性。學(xué)籍檔案的形成具有規(guī)律性和往復(fù)的特殊性，大學(xué)本科生的學(xué)籍檔案主要記錄著學(xué)生們從進(jìn)校那一刻到離校這一段時(shí)間學(xué)生的全部的資料。學(xué)籍檔案的形成規(guī)律根據(jù)教學(xué)活動(dòng)的規(guī)律形成的。學(xué)習(xí)檔案的整理過程，一般從材料的形成到積累，到完全的整理完成，這個(gè)過程有著很強(qiáng)的規(guī)律性和往復(fù)的特殊性。

（二）學(xué)籍檔案數(shù)量的可觀性，內(nèi)容的復(fù)雜性。隨著教育的改革，本科生招生人數(shù)的擴(kuò)大，畢業(yè)生在幾年后會(huì)相應(yīng)地增加。學(xué)籍檔案的案卷數(shù)也成倍地增加。學(xué)習(xí)檔案本來涉及的內(nèi)容就比較多，而且復(fù)雜，學(xué)籍檔案案卷的增多給相關(guān)部門的整理人員增加了很多的壓力。又因?yàn)樗鼉?nèi)容的復(fù)雜多變性，使得整理起來更加困難。

（三）學(xué)籍檔案存貯方式的多種性，表現(xiàn)形式的多樣性。學(xué)籍檔案的組織方式一般是紙質(zhì)材料，做成案卷存放起來。由于這種方式已經(jīng)延續(xù)了很長時(shí)間，而且被人們熟知，用的比較廣泛，所以即使出現(xiàn)了電子檔的文件，還是會(huì)被打印成紙質(zhì)的存儲(chǔ)下來。比如說在記錄本科生的學(xué)習(xí)成績的時(shí)候，想要記錄在檔案上。由各個(gè)學(xué)院把學(xué)生的成績記錄成電子檔。記錄完畢之后，再打成表格的形式打印出來，發(fā)給教務(wù)部門，再由教務(wù)部門統(tǒng)一進(jìn)行管理。各院系收集完學(xué)生信息之后，要在統(tǒng)一的學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)中，輸入信息，在學(xué)生學(xué)業(yè)結(jié)束之后。統(tǒng)一把網(wǎng)上的信息下載打印出來，交給教育部門。另一個(gè)協(xié)助檔案儲(chǔ)存的方式就是光盤儲(chǔ)存。光盤儲(chǔ)存有著鮮明的特點(diǎn)，體積小、容量大、易保管。它能夠快速地讓信息集中起來。用的時(shí)候也非常方便。給管理部門帶來很大的便利。比如說計(jì)算機(jī)管理的電子注冊(cè)和學(xué)生學(xué)籍信息的采集，這些圖像都可以存儲(chǔ)在光盤中。所以光盤也可以作為學(xué)生檔案存檔的一個(gè)介質(zhì)。

二、本科生學(xué)籍檔案管理工作的發(fā)展趨勢

學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化使學(xué)生們的學(xué)籍檔案朝著更加有秩序的方向運(yùn)行是人們正在做出的努力。規(guī)范化管理學(xué)籍檔案能夠確保學(xué)籍檔案材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。這也避免了學(xué)生的學(xué)籍檔案被一些不法分子利用，造成難以挽回的損失。這就要求學(xué)籍檔案的管理人員必須用非常高的標(biāo)準(zhǔn)來要求他們。檔案管理人員應(yīng)該把檔案材料按照一定的類型分類。檔案管理人員一定要把檔案整理成方便實(shí)用的樣式。以便于使用的時(shí)候，能夠及時(shí)地檢索出所使用的信息。

三、本科生學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

（一）學(xué)籍檔案管理方法的傳統(tǒng)性、信息顯現(xiàn)的時(shí)續(xù)性。在學(xué)習(xí)檔案管理的方法上面，這個(gè)傳統(tǒng)的方法已經(jīng)不太適用于學(xué)籍檔案的管理。但是現(xiàn)在大部分學(xué)校用傳統(tǒng)的方法來管理學(xué)籍檔案。所謂傳統(tǒng)的方法就是把檔案打印成紙制，按照一定的順序年份排列在類似于圖書館的收藏室里的書架上，需要管理人員手動(dòng)地進(jìn)行歸檔檢索查找和歸還。由于紙質(zhì)檔的學(xué)籍每個(gè)學(xué)生的情況都不一樣，學(xué)籍材料的內(nèi)容也不同，而且數(shù)量繁多復(fù)雜，有點(diǎn)力不從心，受到很大的限制。在查找的時(shí)候顯得非常困難，不僅浪費(fèi)時(shí)間，效率也大大降低。學(xué)生檔案信息的工作如果做得好就可以為社會(huì)服務(wù)，因?yàn)閷W(xué)生檔案在本科學(xué)生畢業(yè)找工作時(shí)要用到，而且牽扯到學(xué)生的出國深造等各個(gè)方面的問題。

（二）學(xué)生檔案管理的高科技。比如說計(jì)算機(jī)技術(shù)和電子化應(yīng)用在檔案中。可以建立本科生學(xué)籍檔案的專屬系統(tǒng)。信息能夠更快地融合，信息的檢索速度提高，查詢效率也得到提高。這在一定程度上減輕了檔案管理工作人員的工作壓力和工作量。把信息化帶入學(xué)生的學(xué)籍檔案的管理過程中，可以使學(xué)生學(xué)籍檔案的管理更加輕松，在查詢學(xué)習(xí)信息的時(shí)候，能夠通過簡單的網(wǎng)絡(luò)就可以知道學(xué)生們所有校內(nèi)校外的信息，提高工作效率。

四、結(jié)語

本科生的學(xué)籍管理工作是非常繁重而且復(fù)雜的一項(xiàng)工作。但是運(yùn)用了科學(xué)的管理方法之后，就會(huì)使管理工作變得非常便利，有利于工作人員和學(xué)生們的查詢與利用，運(yùn)用信息化的管理方法，讓學(xué)生學(xué)籍檔案管理更加合理化，滿足高校的管理要求和社會(huì)發(fā)展的需求。

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