人事檔案管理工作改進的思考

趙梓淇

【摘要】在現在社會中，人事檔案對于人才招聘、人才合理分配等非常重要。人事檔案是組織上使用人和了解人的依據，是珍貴的資料文獻。但目前我國人事檔案管理工作不夠細致，存在問題較多，如檔案的真實性較低、人事檔案管理不善、利用率不高、對人事檔案認識上有偏差等。本文主要介紹了人事檔案管理工作的改進方案，旨在讓人事檔案發揮其應有價值。

【關鍵詞】人事檔案;管理;工作改進

人事檔案是國家機關、社會組織等單位在人事管理過程中逐漸形成的、記錄反映一個人人生履歷、工作經歷等材料的檔案。其內容對一個人的未來發展前景意義重大。在入團、入黨、晉級、政治工作方面考核、考察、獎懲、科研成果登記等方面都有很重要的作用。人事檔案管理工作的順利開展需要建立明確的工作目標與改進技術，更要做到與時俱進、開拓創新。結合現階段我國人事檔案管理工作中存在的問題，現就人事檔案管理工作的改進策略總結如下。

一、實現管理的社會化

人事檔案管理制度的改革需要匹配經濟發展的階段，所以管理的社會化是實現人事檔案管理效率提升的必要條件。隨著市場經濟的不斷發展，目前人事檔案管理的整體工作范圍也在持續擴充，這個內容包括有工齡認定、離退休審批等內容，這些內容都與人事檔案管理工作有內部的聯系。隨著管理體制改革工作的陸續開展，單一管理模式也向著多管理體制的方向發展，在這個過程匯總需要堅持分級負責的管理機制，確保人事檔案管理工作的效率與效果。作為人事工作的重要環節，人事檔案管理必須與管理體制相結合。從客觀上來看，我國的人事制度改革的目標是完善工作統一領導的戰略模式，通過管理體系的優化改革來確保分級、分專業的管理，這樣一來就可以更好地體現人事檔案管理優勢與價值。在實現人事檔案管理社會化的道路上，需要繼續拓展體制的內涵與外延。相比于傳統的干部檔案管理工作而言，新的人事檔案管理工作在制度上打破了傳統的界限，直接實現了以能力衡量價值的管理模式。除此之外，各個行業的人事檔案管理工作都會隨著社會化的進程不斷的升級、轉化，而傳統意義上的各級組織、人事以及勞動部門的管理工作也無法再次適應人員角色的轉變需求，所以需要調整為人事、勞動以及檔案等多個部門的管理工作，共同協調，實現統一管理與領導，并積極轉變過去部門領導集中管理的情況，從而實現多部門協調、大部門集中的管理模式。

二、合理利用現代信息技術

隨著科學技術的快速發展，現階段的人事檔案管理也開始與信息技術、互聯網技術匹配，有效提升了工作效率并降低了安全風險，其工作內容主要體現在如下方面：

（一）人事檔案管理電子化。隨著互聯網信息技術的快速發展，傳統意義上的人事檔案管理已經無法適應社會發展的客觀要求，所以管理模式的轉變是必要的途徑與必然的結果。在實施人事檔案管理的技術優化過程中，需要輸入相應的檔案常用信息，通過人事檔案管理的信息管控與發布管理來實現價值。作為管理人員，應該積極轉變辦公模式，將紙質檔案更換為電子檔案，同時也將大量的檔案信息輸入到互聯網信息庫當中，并借助于電子化的途徑來建立更為完善的信息體系。在這個基礎上，還需要進一步加強無紙化辦公以及檔案管理各項工作，切實配合好非公共性且容易導致出現故障損壞的情況，從而有效降低人事檔案管理的難度與風險。除此之外，電子化還可以提升管理的規范性，對于構建新的社會信用體系也具有一定的幫助。

（二）人事檔案管理信息標準化。人事檔案管理實現社會化，其重要的流程之一就是信息的標準化建設工作。一般來說，信息標準化建設需要包括的內容有全國人才信息資源、地區人才信息資源以及本機構的資源。通過多種軟件進行信息的錄用整合，按照統一的結構與內容模式進行編排，可以有效提升人事檔案管理的工作效率與質量。除此之外，還需要著重實現人事檔案的信息管理中信息的存儲與交換標準化，這也是確保全社會綜合利用人事檔案管理信息，提升信息的應用價值的必要途徑。

（三）人事檔案管理信息網絡化。根據國外現階段的人事檔案管理情況來看，信息化、網絡化是人事檔案管理工作的未來發展趨勢。隨著電子化人事檔案管理工作的不斷完善，信息化、網絡化也就成為信息合理應用，實現網絡資源共享的必要條件。借助網絡化，人事檔案的保密性可以得到很好的控制，同時借助于互聯網信息安全技術，也可以在一定程度上確保人事檔案管理不出現遺漏與損耗，從而大大提升了管理的科學性。除此之外，結合發達國家的人事檔案管理網絡化現狀來看，許多地區都實現了信息技術存儲檔案，這樣一來存儲安全性得到了保障，效率也得到提升，這都是我國可以借鑒的人事檔案管理方法。

三、結語

人事檔案的重要性毋庸置疑，但想發揮其價值，就需要在管理工作上下功夫。不僅要利用現代資源，如網絡等，對管理方式加以有效改進，管理人員也要提升自身素質。企業要注重管理人員的個人業務能力并進行必要培養。還要樹立新的觀念，進行開拓創新，重新認識人事檔案的作用，讓人事檔案成為發現人才、任用人才的有力工具。

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