新時期加強船舶檔案管理的策略探討

張紅

摘要：目前我國船舶檔案的管理普遍存在著一些問題，本文將分析船舶檔案管理的現(xiàn)狀和意義，指出目前船舶信息檔案管理中存在的一系列問題，最后，針對這些存在的問題給出解決建議和意見。

關鍵詞：船舶檔案;管理

一、我國船舶檔案管理及意義

（一）船舶檔案管理

我國的船舶管理可以追溯到上個世紀五十年代，隨著新時期船舶技術的不斷提升，經(jīng)濟形勢、國內外競爭的不斷擴大化，很多單位對船舶行業(yè)越來越重視，而船舶的檔案管理也就應運而生。船舶檔案管理主要是指船舶行業(yè)運營，設計，制造，驗收等多個方面的資料，通過各種形式和途徑進行收集和存儲，真實記錄和反映船舶管理單位的各項經(jīng)濟收支和日常活動，以用于日后的借鑒等。

（二）船舶檔案管理的重要性

新時代背景下，船舶行業(yè)面臨巨大挑戰(zhàn)，船舶檔案對于船舶行業(yè)來講就有極大的借鑒意義。船舶管理單位想要提升自身核心競爭力，完善并且加強船舶管理工作，離不開具有記錄和參考意義的船舶檔案管理。而不斷更新船舶檔案管理模式，提升管理效益，不斷吸取經(jīng)驗教訓，才能使企業(yè)增加船舶產(chǎn)品的核心價值，使行業(yè)經(jīng)濟利益最大化。

二、船舶檔案管理的問題

1.船舶檔案管理得不到充分重視

很多船舶管理單位存在著對船舶檔案管理工作認識不夠充分的現(xiàn)象，管理層和員工不能正確認識到船舶檔案管理工作的重要性。一些管理者并不清楚地了解如何進行船舶檔案管理工作，甚至沒有參與其中，導致很多工作缺乏領導，沒有辦法很好地貫徹落實。另一方面，很多工作人員從事船舶檔案管理工作應付了事，在很多工作環(huán)節(jié)上存在著疏忽遺漏的情況，缺少連續(xù)性。

2.船舶檔案管理制度不夠完善

很多船舶管理檔案存在著不完善的問題。首先，很多船舶檔案歸檔工作并不完全符合要求，相關文件不夠齊全，有些文件不具備參考意義。其次，從收集環(huán)節(jié)來講，很多船舶檔案的收集不夠完整，整理和歸納工作都有欠缺。最后，因為船舶產(chǎn)品的完成過程耗時較久，內容較復雜，經(jīng)常需要更換方案，而很多船舶檔案并沒有及時更正。

3.管理人員素質不夠

當今船舶行業(yè)的飛速發(fā)展以及對船舶檔案管理的重視，提高了對管理人員素質的要求。船舶行業(yè)人員流動性較強，加上之前對檔案管理工作的不重視，導致檔案管理人員薪資待遇不高，這也加大了檔案人員的招聘難度和流動性。同時，檔案人員也存在著經(jīng)驗不足，文化素質不太高，年齡相對較大的問題，這讓本就有所欠缺的船舶檔案管理工作雪上加霜。很多工作往往無法完整銜接，很容易出現(xiàn)錯誤，漏洞等問題;而招聘的低門檻更使得很多員工并非專業(yè)人士，甚至無法擔任這一工作。

4.信息化管理

隨著科學技術水平的不斷發(fā)展，信息化管理的應用不斷普及。而為了使船舶管理單位檔案的存儲，利用更加高效便捷，信息化管理必不可缺。利用信息化手段，可將紙質的檔案保存在電腦或其他電子設備中，從而避免紙質材料保存困難、容易丟失、查閱困難等缺點。同時，通過現(xiàn)代科技手段將船舶信息檔案中的圖畫，音頻等材料轉化成電子檔案，標注在設計方案等其他方面進行借鑒，以提高船舶檔案管理的有效性，更科學高效地為未來面臨的問題提供參考借鑒價值。

三、加強船舶檔案管理的策略

1.宣傳提高對船舶檔案管理的重視

船舶管理單位想要完善船舶檔案管理工作，需要管理層以及全體人員的共同參與，這要求檔案各個流程的全體人員都做好自己的本職工作。從收集環(huán)節(jié)來講，需要員工全面的搜集記錄，并且同設計，生產(chǎn)員工溝通好方案的變化，及時記錄。從形式上來講，船舶管理單位可以發(fā)放手冊，召開會議大力宣傳船舶檔案管理工作的重要性，并且積極灌輸相關政策和法律法規(guī)，讓全體人員提高對船舶檔案管理工作的重要性意識。從內容上來講，船舶管理單位可將生產(chǎn)中的實際問題做成案例，通過生動的案例，具體進行分析，從而更新員工的認識，增加全體員工的參與程度。同時，也要宣傳船舶檔案的重要性，定期對船舶檔案進行檢查和分類，避免檔案出現(xiàn)丟失，損毀，部分缺失等情況。

2.完善船舶檔案管理制度

目前的船舶檔案管理工作還存在著缺陷和不足，而船舶檔案管理工作從聲音，文字等多個層次涉及到船舶管理單位各個方面，同時涉及到包括檔案收集，分析，整理，保存等多個環(huán)節(jié)，而這些環(huán)節(jié)的實現(xiàn)有賴于完善的管理制度。管理層應該根據(jù)自身具體情況，結合競爭對手的情況和以前案例的經(jīng)驗教訓，制定科學合理，可靠的船舶檔案管理制度，讓檔案管理工作更加的公開透明，合理合法，也讓檔案人員執(zhí)行制度時能夠有章可循。同時，應該對檔案工作的參與人員實施獎罰制度，增加全體人員的參與程度。

3.提升船舶檔案人員素質

船舶管理單位若想更好地實現(xiàn)各項工作離不開檔案管理人員的積極配合，而檔案人員的配合又有賴于檔案人員自身素質。為了提升檔案人員的素質，船舶管理單位應加強對檔案人員的培訓，提升其專業(yè)素質和綜合能力。同時，還應鼓勵船舶檔案管理人員積極運用各種現(xiàn)代化手段，結合傳統(tǒng)理論，創(chuàng)新以及完善檔案人員的工作意識，創(chuàng)新精神。只有檔案人員不斷提升自身能力，才能更好地處理工作過程中面臨的一系列問題。同時，船舶管理單位應當重視船舶檔案管理工作，對檔案部門積極撥款，提高檔案人員的各項福利，并對檔案人員的招聘條件相對調高，以保證船舶檔案管理人員的個人素質。在必要的條件下，也應該對工作人員進行英語培訓，正因為船舶行業(yè)的外國客戶和外國文獻相對較多，而我國這一行業(yè)的發(fā)展還相對欠缺，所以英文的學習還是必要的。

結束語

經(jīng)過對船舶檔案管理工作的現(xiàn)狀，重要性，不足等多方面問題進行一系列分析，從而提出解決的意見和建議，我們不難發(fā)現(xiàn)，船舶管理單位需要重視船舶檔案管理工作，并且制定完善的制度，同時加強各項工作人員的專業(yè)素質和綜合能力。做到上述要求，船舶檔案工作在能井井有條，從而提高船舶管理單位的經(jīng)濟效益。