淺談電力企業客戶檔案信息化建設的必要性

陳婷紅

摘要：隨著國家電網公司全面推進 “三型兩網”發展戰略以及當前爆炸式增長的電力系統數據，傳統的數據處理方式已經不能滿足從海量數據中獲取準確、關鍵及定制化信息的需求，電網運行所需的檔案大數據應用是電力行業信息化、智能化發展的必然要求。電網公司“十三五規劃”的不斷推進，公司在“兩個一流”建設顯著成就的同時，進一步普及了檔案信息化知識，宣傳了檔案信息化文化，展現了檔案信息化工作價值。電力企業客戶檔案管理實施信息化管理模式勢在必行，依托現有營銷業務應用系統，實現客戶紙質檔案與電子檔案的同步流轉和全過程管理，充分發揮電子檔案管理高效、便捷優勢。下面針對電力企業客戶檔案管理現狀進行分析，淺析電力企業客戶檔案信息化建設的必要性。

關鍵詞：電子檔案、信息化建設;電力企業客戶檔案三型兩網

一、前言

國家電網公司國家電網有限公司聚焦建設世界一流能源互聯網企業，守正創新、擔當作為，打造“樞紐型，平臺型，共享型”企業，建設運營好“堅強智能電網，泛在電力物聯網”，即為“三型兩網”發展戰略。力求“四個服務”的企業宗旨于使命與價值的統一，也是國有企業的政治責任、經濟責任與社會責任的統一。電力公司營業范圍遍及全國，一個區域的電網公司每天新增的業務檔案高達上千件，再加上歷史遺留業務檔案，資料量非常龐大。無論是業務的辦理、信息的錄入還是后期的管理和查詢，其工作強度和工作效率相互制約，且滲透整個業務管理全過程，如何提高工作效率同時又降低勞動強度，也是電力公司目前亟待解決的課題。

二、電力企業客戶檔案管理現狀分析

1. 責任分工不明確，檔案歸檔不完整

客戶檔案管理是電力企業管理工作的基礎，影響著企業的整體經營發展，然而現如今仍然有許多電力企業不重視電子檔案建設工作，缺乏完善的檔案管理責任分工，例如在日常檔案管理工作中，歸檔責任部門與檔案管理部門責任分工不明確，歸檔責任部門對檔案的歸檔缺乏主動性和能動性，而檔案管理人員不明確自己的職責范圍，對所產生的檔案了解不全面，往往造成歸檔不及時，歸檔不完整，歸檔遺漏等問題。

2.客戶檔案建設標準不規范導致信息化建設缺失

《國家電網公司電力企業客戶檔案管理規范》中對于客戶檔案信息化建設提出了具體要求：“以智能化、信息化手段保障電力企業客戶檔案的安全、高效和規范管理，對業務過程所涉及存量紙質文檔實現電子化、流程化、可視化收集維護，從而實現檔案數據智能化信息共享與業務應用”。目前，電網公司客戶檔案信息化法規、標準建設一直滯后于行業整體水平，包括跨專業流程不貫通，目標不協同，操作不規范，人工錄入問題普遍存在，檔案數字化標準、依據、數據的儲存、管理方式、檔案信息安全在內的規范多次調整，沒有統一標準的現狀制約著檔案信息化建設的發展。

3.客戶檔案建設投入不足

電力公司傳統的檔案管理伴隨著電力企業發展腳步的加快，用于檔案管理工作的硬件設施已不能滿足工作要求，是從設備，房間，環境等方面都需要進一步升級。從電力企業中當前檔案管理工作的現狀來看，普遍存在著全方位的投入不足，軟硬件條件嚴重滯后的問題。有的企業沒有設置單獨的檔案室，有的企業雖然有單獨的檔案資料室，但卻缺乏安全防護的措施，存在著巨大的安全隱患;企業管理工作中缺乏對于檔案管理工作的足夠重視，導致檔案管理工作不能做到實處。

4.客戶檔案管理專業人才的匱乏

電力企業客戶檔案管理的特殊性，使得從事檔案收集整理的人員除具備專業的檔案管理知識外，還要熟悉電力企業營配工作流程規范?，F實中，檔案管理人員年齡偏大，女性偏多，輪崗換崗更替頻繁。日常工作繁瑣，內容枯燥無味，職務晉升時不具備競爭力，對年輕人才缺乏吸引力，更傾向于從事一線生產營銷工作。檔案管理人員一般為非計算機專業出身，相關技術知識和應用水平的匱乏，導致檔案建設中系統維護、軟件升級、數據資源開發等信息資源維護工作無法順利開展。

三、電力企業客戶檔案信息化建設必要性

1.建立信息化管理體系，有利于客戶檔案的管理與服務

轉變傳統的檔案管理意識，建立現代信息化管理體系，實現開放式、主動式的檔案管理與服務，使檔案管理工作更好地適應經濟社會發展的需要。逐步建立完善的信息化檔案管理體系，制定和推出合理的標準和規范，明確責任分工，使檔案的相關工作科學有序進行，做好監督和指導工作，切實把各項工作落到實處，保證電子檔案的可靠性、安全性、真實性以及完整性，為廣大用戶提供方便快捷、安全高效的檔案資料服務，加強考核，實行考核問責制，確保檔案管理工作有章可循定期對檔案信息進行檢查和備份，防止出現黑客攻擊、信息流失等情況的發生，并在具體的實踐應用中不斷補充完善，促進檔案管理信息化改革。

2. 建立檔案信息化管理團隊，有利于推動檔案管理的發展

檔案管理人員隊伍建設決定著檔案信息化的發展速度和質量， 對檔案管理的信息化轉變來說，高素質人員的職業技能培養是必不可少的。因此，要加大培訓工作力度，不斷學習先進的信息技術，引入專業人才，使檔案管理人員不僅掌握檔案專業知識，更熟練掌握一定的計算機知識，熟練網絡技術。培養工作人員的檔案信息化意識，不斷更新知識，提高自身的業務素質和工作水平。加大檔案人才隊伍建設步伐，積極學習先進的檔案信息化管理知識和技術， 打造綜合性的檔案管理團隊。優化工作人員的知識和薪資結構，完善職業晉升渠道，滿足信息化社會對檔案管理的要求，積極引進先進的電子設備和管理技術，適應檔案管理信息化的轉變。

3.加快檔案信息化建設，有利于檔案工作的規范有序和健康發展

充分利用智能技術（包括云計算、大數據、物聯網、移動互聯網、人工智能等），建設現代化檔案信息化系統，實現部門班組協同合作，信息資源有效整合，避免以往重藏輕用的做法，充分重視數據資源的開發和綜合利用?？蛻魴n案信息化的建設，明確了營配業務各流程環節客戶檔案收集、上傳、審核、整理的主體，結合自身業務范圍，規范了參與檔案信息化管理的各崗位人員的職責、權限，應加強部門班組間協調，統一客戶檔案信息化管理平臺，將崗位職責等納入績效考核，讓各環節具體的工作，都能夠充分實現有章可循。保證實施過程中崗位人員執行力度和操作的及時準確率，促進檔案工作的規范有序和健康發展。

4.加強檔案信息化建設，有利于檔案的共享和利用

制定統一的電子檔案歸檔標準，建立嚴格的編碼格式、便于各部門之間檔案文件的檢索和傳輸，同時也可以切實提高檔案信息的實效性。其次，打破專業壁壘，實現數據有效貫通，整合系統內部的檔案信息和數據資源，加強數據共享和交流，提升客戶與企業之間友好用電與供需互動過程中的參與度和滿意度，為電力企業的經營發展貢獻及時、準確、全面的第一手資料。電力系統內部各企業之間建立統一的檔案管理權限制度，實行由上而下垂直的使用權限制度，這樣有利于各部門之間的資源共享和管理人員的業務交流。

四、結語

檔案是記錄重要信息的載體，是人類社會文明的成果。檔案管理信息化建設致力于構建檔案信息平臺、提高工作效率、提升檔案管理的服務質量，讓檔案在信息化時代更好的為人類政治、經濟和文化建設提供有利于現實的經驗、借鑒和參考依據。盡管在現階段還存在著各種各樣的困難和問題，但相信在不遠的將來，隨著客戶檔案信息化廣泛應用，將對促進電力企業發展具有著十分深遠的意義實現了環節少、時間短、造價低、服務優的辦電服務新模式。檔案管理信息化要充分應用移動互聯、人工智能等現代信息技術和先進通信技術，實現電力系統各個環節萬物互聯、人機交互，為打造狀態全面感知、信息高效處理、應用便捷靈活的泛在電力物聯網提供信息化基礎數據支撐。

參考文獻：

[1]王艷芳.《高校電子檔案開發利用存在的問題及對策》[J].城市建設理論研究2014（8）.

[2]屈麥玲.《檔案管理信息化建設探究》[J].陜西檔案2015（9）.

[3]王維娜.《重大建設項目檔案管理存在的問題與應對措施》[J].黑龍江史志2014（03）.

[4]夏利宏.《新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策》[J].新西部（下半月）2009（8）.