新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理思路研究

馮海燕 徐剛 王靜 邢亞磊

摘要：辦公室行政管理工作對(duì)于單位有著重要影響，需要引起關(guān)注。同時(shí)，辦公室行政事務(wù)管理屬于行政事務(wù)管理的關(guān)鍵內(nèi)容，可以發(fā)揮自身的協(xié)調(diào)作用。辦公室管理工作有著較強(qiáng)的綜合性，而且有著廣泛的接觸面。相關(guān)人員需要承上啟下，加強(qiáng)各部門的聯(lián)系。辦公室工作人員工作范圍比較廣，同時(shí)需要參與政務(wù)，所以需要進(jìn)行有效協(xié)商和工作落實(shí)。

關(guān)鍵詞：辦公室 行政事務(wù) 問(wèn)題

在當(dāng)前的發(fā)展中，辦公室的職能受到了一定的重視，并且在單位中發(fā)揮了不可替代的關(guān)鍵作用和調(diào)節(jié)作用。在辦公室行政事務(wù)管理工作中，涉及到文化傳播、職員溝通以及人員調(diào)配等方面的內(nèi)容。辦公室行政管理工作比較零碎和復(fù)雜，所以相關(guān)人員需要加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)的研究。

一、辦公室行政事務(wù)管理工作的主要內(nèi)容

在一開(kāi)始設(shè)置辦公室的時(shí)候，其職能方向的定位就是管理和執(zhí)行，輔助一些調(diào)研的功能[1]。辦公室的日常主要工作就是針對(duì)整個(gè)單位的行政運(yùn)作情況進(jìn)行監(jiān)督和協(xié)調(diào)，如后勤保障、業(yè)務(wù)往來(lái)人員的招待和登記、簽署流程的監(jiān)督、文件起草等，這些事務(wù)或大或小、或?qū)?nèi)或?qū)ν猓夹枰k公室的參與。正是因?yàn)槿绱耍粋€(gè)高效有序運(yùn)轉(zhuǎn)的辦公對(duì)單位的運(yùn)作順暢程度有著舉足輕重的作用，可以促進(jìn)整個(gè)單位的可持續(xù)發(fā)展。在單位組織中，辦公室的重要性體現(xiàn)在方方面面，尤其是上傳下達(dá)上。對(duì)下要結(jié)合實(shí)際情況執(zhí)行上級(jí)所有命令，與此同時(shí)，還要展開(kāi)民意調(diào)研和信息搜集工作，向上級(jí)及時(shí)反饋群眾的實(shí)際需求。對(duì)上要給領(lǐng)導(dǎo)和管理人員出謀劃策，使其能夠做出正確的決策[2]。在單位內(nèi)部溝通和運(yùn)作上，辦公室是一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。雖然辦公室行政事務(wù)管理工作比較瑣碎，甚至有些工作還是重復(fù)的，但是其重要性卻是不容忽視的。正是因?yàn)槿绱耍k公室行政事務(wù)管理人員對(duì)于辦公室在單位中的地位以及管理任務(wù)要有一個(gè)清楚的、充分的認(rèn)識(shí)，只有這樣才能建立全面的、科學(xué)的服務(wù)理念，實(shí)現(xiàn)辦公室行政事務(wù)管理工作形象和工作效率的有效提升。作為一個(gè)強(qiáng)大的綜合權(quán)力部門，辦公室主要負(fù)責(zé)單位內(nèi)部的協(xié)調(diào)和溝通工作。因此，在辦公室行政事務(wù)管理工作中，工作人員要對(duì)各個(gè)部分的建議以及意見(jiàn)進(jìn)行全面收集，對(duì)上對(duì)下都要提供最好的服務(wù)。

二、新時(shí)期背景下辦公室行政事務(wù)的有效管理思路

（一）科學(xué)定位辦公室行政事務(wù)管理目標(biāo)

明確的管理目標(biāo)可以為管理工作的順利開(kāi)展提供明確的方向，就目前辦公室行政事務(wù)管理工作情況來(lái)看，目標(biāo)定位不明確是一個(gè)非常突出的問(wèn)題。這個(gè)問(wèn)題若不予以解決，辦公室行政事務(wù)管理工作效率和管理水平很難從根本上得到提升。換言之，如果管理目標(biāo)不明確，即使采取最先進(jìn)的管理理念和管理方式也無(wú)濟(jì)于事。這主要是因?yàn)檗k公室是單位內(nèi)部溝通和協(xié)調(diào)的樞紐，也是一個(gè)核心部門。辦公室行政事務(wù)管理人員的工作量比較大，如果對(duì)你管理職能和管理目標(biāo)不能明確定位的話，將會(huì)造成責(zé)任不清、工作混亂的局面，新時(shí)期的辦公室行政事務(wù)管理的改革和創(chuàng)新需求也就無(wú)法得到滿足[3]。因此，單位必須要重視辦公室行政事務(wù)管理工作，只有從思想上重視才能加大資金投入力度和關(guān)注力度，將崗位隨意安排的不良現(xiàn)狀徹底改變。在實(shí)際工作中要認(rèn)真查看是否存在管理無(wú)序以及職位交叉等問(wèn)題，并在這個(gè)基礎(chǔ)上進(jìn)行有效的整改和調(diào)整，保證權(quán)責(zé)清晰。應(yīng)用這種方式可以實(shí)現(xiàn)辦公室行政事務(wù)管理效率和管理水平的有效提升，讓辦公室行政事務(wù)管理工作具有更強(qiáng)的針對(duì)性。為了使管理目標(biāo)的定位準(zhǔn)確性得到進(jìn)一步強(qiáng)化，單位還要針對(duì)辦公室行政事務(wù)管理的職能以及重要性加大宣傳教育力度，確保單位各個(gè)部門工作人員能夠積極配合辦公室行政事務(wù)管理工作[4]。

（二）建立完善的辦公室行政事務(wù)管理機(jī)制

完善的辦公室行政事務(wù)管理機(jī)制可以實(shí)現(xiàn)管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。就現(xiàn)階段辦公室行政事務(wù)管理工作情況來(lái)看，很多單位的辦公室管理效率低、管理水平低，歸根究底，主要是管理流程不嚴(yán)格，管理過(guò)程存在較強(qiáng)的隨意性，導(dǎo)致單位的各項(xiàng)工作不符合規(guī)范規(guī)則和規(guī)章制度。因此，辦公室要針對(duì)辦公室行政事務(wù)管理機(jī)制進(jìn)行不斷完善，確保單位的各項(xiàng)規(guī)范流程以及制度規(guī)章都能得到有效落實(shí)。首先，單位要從實(shí)際出發(fā)，對(duì)當(dāng)前辦公室行政事務(wù)管理中的不足和缺陷以及績(jī)效情況等做到深入了解，有利于后期在管理方法和管理內(nèi)容上的創(chuàng)新，使辦公室行政事務(wù)管理工作能夠有效適應(yīng)單位的日常運(yùn)轉(zhuǎn)。其次，單位要采取民主化的管理方式，讓全體員工都能積極履行建議和參與的職能，參與到單位各項(xiàng)工作流程規(guī)范化處理以及行政管理事務(wù)制度規(guī)范制定過(guò)程中。對(duì)于工作人員的意見(jiàn)和建議，單位要做到細(xì)致、耐心、全面地傾聽(tīng)，為規(guī)范流程體積制度規(guī)章的落實(shí)打好牢固的基礎(chǔ)。最后，單位還要針對(duì)獎(jiǎng)懲制度進(jìn)行落實(shí)，通過(guò)獎(jiǎng)懲制度對(duì)辦公室行政事務(wù)管理模式進(jìn)行健全，對(duì)工作人員以及職能部門的職責(zé)進(jìn)行規(guī)范，為新時(shí)期下辦公室行政事務(wù)管理工作的效率和質(zhì)量提供可靠的保障[5]。

（三）辦公室行政事務(wù)管理人員綜合素質(zhì)

在辦公室行政事務(wù)管理工作中，工作人員發(fā)揮主體作用，其綜合素質(zhì)直接決定了管理工作效率和管理水平。因此，要想做好新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理工作，單位必須要采取措施不斷提升管理人員的綜合素質(zhì)。很多辦公室行政事務(wù)管理工作效率低，究其根源，與管理人員管理理念落后、管理方式滯后有著很大的關(guān)系。機(jī)關(guān)單位要及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理人員在辦公室行政事務(wù)管理工作中存在的問(wèn)題和不足之處，加強(qiáng)對(duì)辦公室行政事務(wù)管理人員素質(zhì)能力的有效分析，找到管理人員素質(zhì)和能力方面存在的缺點(diǎn)，在這個(gè)基礎(chǔ)上制定針對(duì)性的培訓(xùn)方案。在實(shí)際培訓(xùn)過(guò)程中，機(jī)關(guān)單位要對(duì)管理人員的專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)給予充分的關(guān)注，要求管理人員了解并掌握辦公室行政事務(wù)管理的理論知識(shí)，提升其管理實(shí)踐技能，同時(shí)還要不斷提升管理人員創(chuàng)新能力、應(yīng)變能力、交往溝通能力等多方面的素質(zhì)。除此之外，機(jī)關(guān)單位還要對(duì)辦公室行政事務(wù)管理人員的道德素質(zhì)的培養(yǎng)給予充分的關(guān)注，不斷提升管理人員愛(ài)崗敬業(yè)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。

（四）建立信息化辦公室行政事務(wù)管理系統(tǒng)

在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，機(jī)關(guān)單位的辦公室行政事務(wù)管理工作人員也要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，與時(shí)俱進(jìn)，加快辦公室行政事務(wù)管理工作與信息技術(shù)的融合力度，建立信息化辦公室行政事務(wù)管理系統(tǒng)。這樣不僅可以節(jié)省人力資源物力資源，還能從根本上提升辦公室行政事務(wù)管理效率和管理水平。機(jī)關(guān)單位要對(duì)此予以重視，在資金和技術(shù)方面給予大力支持，在現(xiàn)代化管理體系中納入網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)以及計(jì)算機(jī)設(shè)備，為機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)工作的順利和高效進(jìn)行提供可靠的保障。除此之外，由于信息技術(shù)具有虛擬性的特點(diǎn)，所以機(jī)關(guān)單位在建設(shè)信息化過(guò)程中要對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全予以重視，邀請(qǐng)專業(yè)性的技術(shù)人員負(fù)責(zé)信息安全以及網(wǎng)絡(luò)安全的運(yùn)作。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在任何一個(gè)單位中，辦公室行政事務(wù)管理都是基本的工作任務(wù)之一。新時(shí)期下，機(jī)關(guān)單位要重視辦公室行政事務(wù)管理工作，從管理目標(biāo)、管理方式、管理內(nèi)容等各個(gè)方面進(jìn)行創(chuàng)新和改革，從而達(dá)到提升辦公室行政事務(wù)管理效率和管理水平的目的。

參考文獻(xiàn)：

[1]顧朦.企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作的認(rèn)識(shí)研究[J].建材與裝飾，2017，（17）：166-167.

[2]陳燕.對(duì)企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作的認(rèn)識(shí)及探討[J].中外企業(yè)家，2017，（10）：93+95.

[3]胡宏偉.對(duì)企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作的認(rèn)識(shí)及探討[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2015，（14）：35.