電力企業(yè)檔案管理的問題及優(yōu)化措施

韓中輝 張廣強(qiáng)

摘 ?要：檔案管理是電力企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)的重要環(huán)節(jié)之一，尤其在科技發(fā)達(dá)、信息變化十分迅速的現(xiàn)代社會(huì)，電力企業(yè)檔案已經(jīng)由原本的企業(yè)資源轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)各項(xiàng)活動(dòng)開展的動(dòng)態(tài)依據(jù)。在新的市場(chǎng)環(huán)境下，電力企業(yè)檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷地進(jìn)行自我革新。本文通過對(duì)我國(guó)電力企業(yè)檔案管理中存在問題的分析，提出了相應(yīng)的優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);檔案管理;問題;策略

1、電力企業(yè)檔案管理中存在的問題分析

1.1對(duì)檔案管理缺乏重視

在一些電力企業(yè)中，管理者往往把重中之重放在電力工程建設(shè)或電力營(yíng)銷等業(yè)務(wù)上，而對(duì)檔案管理未給予足夠的重視。檔案管理長(zhǎng)期處于被動(dòng)的邊緣化位置，從而導(dǎo)致一些電力企業(yè)需要檔案時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)重要資料不全或丟失等現(xiàn)象，造成企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。而造成這類問題的具體原因主要是電力企業(yè)缺乏專業(yè)的、高素質(zhì)檔案管理人員。另外，電力企業(yè)在檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施資金投入上明顯不足，缺乏專門的、可靠的檔案管理場(chǎng)所，無法保證檔案管理工作各項(xiàng)制度的真正落實(shí)，進(jìn)而導(dǎo)致檔案資料不完整、檔案管理效率偏低。

1.2檔案管理方式落后

想要發(fā)揮檔案的價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率，就必須對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類管理，只有根據(jù)檔案的具體類型選擇合適的管理方法，才能夠更好促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。目前我國(guó)電力企業(yè)很多都是采用統(tǒng)一、集中以及分散這三種方式進(jìn)行管理，總體上不會(huì)出現(xiàn)大的問題，但是就當(dāng)前市場(chǎng)以及企業(yè)發(fā)展形勢(shì)來看，這種固化的管理方式缺乏創(chuàng)新，存在工作量大、管理效果不理想的現(xiàn)象，而且容易出現(xiàn)信息資料的紕漏。對(duì)于檔案的簡(jiǎn)單收集和保存還可以應(yīng)對(duì)，但是在檔案實(shí)際應(yīng)用上突顯的問題就會(huì)愈發(fā)嚴(yán)重，其主要原因與檔案管理的信息化建設(shè)水平關(guān)系密切。

1.3管理效率低，服務(wù)滯后

檔案管理工作的目的是為電力企業(yè)的營(yíng)運(yùn)和發(fā)展服務(wù)，但是由于當(dāng)前檔案管理效率低下，致使電力企業(yè)檔案管理工作服務(wù)滯后，工作上缺乏實(shí)用性，無法滿足客戶的實(shí)際要求。相較于國(guó)外的檔案管理，我國(guó)電力企業(yè)在檔案資料的管理機(jī)制上還缺乏一定的嚴(yán)謹(jǐn)性。例如，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展、規(guī)模的不斷增長(zhǎng)或是企業(yè)變遷，一些最初的、時(shí)間年限久遠(yuǎn)的檔案資料不能被保護(hù)和傳承，從而無法為客戶提供查閱服務(wù)和相關(guān)幫助。這在很大程度上影響了檔案管理在電力企業(yè)的形象和地位。

2、改善電力企業(yè)檔案管理問題的有效措施

2.1轉(zhuǎn)變觀念，重視檔案管理

針對(duì)現(xiàn)階段很多電力企業(yè)檔案管理工作中存在的問題，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)到新時(shí)期檔案管理工作對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)和發(fā)展的重要價(jià)值，將檔案管理工作與其它工作放在同樣的地位，并采取積極有效的措施，強(qiáng)化企業(yè)的檔案管理工作，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)人員的頭雁效應(yīng)。首先，設(shè)置電力企業(yè)檔案管理專門部門，聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員對(duì)電力企業(yè)檔案進(jìn)行科學(xué)化管理，提升企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能，并明確分工和責(zé)任。其次，根據(jù)我國(guó)檔案管理的規(guī)范要求，完善檔案管理的軟硬件配備，為檔案管理創(chuàng)造良好的執(zhí)行條件。最后，根據(jù)企業(yè)內(nèi)最新的檔案管理實(shí)際狀況，優(yōu)化和革新檔案管理制度，彌補(bǔ)檔案管理制度中每一條細(xì)則上的不足，建立行之有效的檔案管理制度。

2.2創(chuàng)新檔案管理模式

檔案管理工作的創(chuàng)新包括觀念的更新以及工作方式的創(chuàng)新。第一，檔案管理人員要具備接納新觀念、新方法的思想意識(shí)，轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。例如，檔案管理工作和企業(yè)其他工作同樣重要，檔案管理人員要具備自豪感和自信心。除此之外，檔案管理人員應(yīng)該意識(shí)到現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的服務(wù)功效，根據(jù)檔案業(yè)務(wù)需求尋求突破創(chuàng)新，從檔案管理方面為企業(yè)管理提供有效的解決方法。第二，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，強(qiáng)化電子檔案管理，注重檔案資料的電子化，加大錄音、錄像等不容易被篡改的電子資料的收集，為檔案信息的完整性和可靠性提供保障。

2.3健全檔案管理信息化建設(shè)

在信息化時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)幾乎涉及了每一個(gè)行業(yè)。電力企業(yè)作為我國(guó)的重要經(jīng)濟(jì)支柱企業(yè)，涵蓋大量科學(xué)技術(shù)，企業(yè)的檔案管理工作應(yīng)該隨著企業(yè)的進(jìn)步發(fā)展而更新，所以結(jié)合信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的優(yōu)勢(shì)十分必要。利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)檔案資料進(jìn)行整合，開發(fā)和創(chuàng)新更便捷的檔案服務(wù)方式是企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。首先，檔案管理部門應(yīng)利用先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)構(gòu)建一體化的信息化檔案管理數(shù)字平臺(tái)，通過對(duì)多個(gè)部門的整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的交流共享，通過對(duì)平臺(tái)上不同部門和崗位的權(quán)限管理，實(shí)現(xiàn)檔案資料的安全和保密工作，從而使檔案管理工作在安全可靠的前提下提升服務(wù)效率。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著電力企業(yè)的不斷變革發(fā)展，對(duì)檔案管理的要求也在不斷提高。電力企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，從多方面去探尋和發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的不足，針對(duì)當(dāng)前存在的不足，尤其是阻礙企業(yè)發(fā)展的問題有針對(duì)性地進(jìn)行整改創(chuàng)新，發(fā)揮電力企業(yè)檔案管理存在的最大意義。

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