電力檔案管理工作中常見的問題及措施

蔡小莉

摘要：現階段，我國社會經濟水平發展迅速，各行各業都在進行質的蛻變。而隨著電力企業的改革，無論是從內部組織架構還是提高各部門的管理水平，都在加強改革措施。電力企業的檔案作為電力企業的歷史見證，具有重要的保存價值，所以必須要提升電力企業檔案管理水平。本文將圍繞這一中心進行分析，并對提高電力企業檔案管理水平提出有效的改革措施。

關鍵詞：電力;工程項目;檔案管理

引言

作為我國新時代背景下檔案工作的重要任務，提升檔案管理科學化的整體水平是順應社會發展的必然求，也對完和善我國檔案管理的工作有著極大意義。但是傳統形式下的檔案管理工作已經很難滿足當下企業和社會各方面的發展需求，因此為了優化檔案管理的工作質量、實現社會和企業穩定發展和促進檔案工作的有效發展，必須提高對檔案工作人員的科學管理意識和水平，使之符合我國社會和企業發展的基本基礎和必要要求。

1 電力系統檔案管理的重要性

電力檔案是電力企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。是電力工業歷史發展的真實記錄，它信息量大、門類多、涉及范圍廣，在電力企業生產經營中發揮著重要的作用，是其成長歷程的真實寫照，發展至今已經成為了電力事業中至關重要的組成部分，電力檔案的管理作為捋順和整理電力檔案的關鍵，更是有著非同尋常的意義，可以說它經營的好壞直接影響電力企業在市場中的核心競爭力。所謂電力企業檔案就是電力企業在生產經營活動中最原始的資料記錄。一方面，它可以真實的反應出電力企業的發展歷程，另一方面還涵蓋了大量的科技資源和知識信息，能夠達到推動電力企業經濟的快速發展的目的，其重要意義可見一斑。基于我國電力企業檔案管理的現狀，必須秉承科學創新的理念，來推動企業檔案管理信息化建設，建立同現代市場經濟相適應的管理體制，不斷拓展檔案工作的新領域，為企業經濟的持續發展提供有效的信息保障。

2 當前電力檔案管理工作中常見的問題

2.1 缺乏對檔案重要性的認識

雖然電力企業的檔案管理網絡格局已經建立，但是有很多人其中還包括一部分領導干部對檔案管理人員的認識還僅僅停留在“保管員”的誤區，他們把檔案工作看著抄寫和保管的事務性工作，并不是電力單位的主要工作，不能夠給單位帶來經濟效益，只要保管好檔案，不丟失和泄密，可以應對外調與查檔就行了，根本沒認識到檔案的重要性。

2.2 電力檔案管理的地位得不到保證

頑固的傳統思想影響了很多電力系統的高層對于電力檔案的管理的判斷，使其沒有受到應有的重視，認為其作為一種文職的工作，其對于企業的影響遠遠不及占有比例、產品質量和售后服務等數據來的直觀和顯著，正是這種不重視，使得電力企業在檔案管理方面投入的人力物力一直很有限。相當一部分人員包括部領導干部對檔案人員的認識還停留在保管員的狹隘范圍內，認為檔案工作就是把資料放在檔案柜內的保管工作，認識不到檔案在工作管理中的重要性和必要性，對檔案利用效益知之甚少，檔案管理的地位自然得不到提升。造成的直接結果就是檔案室設備得不到完善，存檔條件和方式滯后，檔案管理沒有配備專業人員的問題的出現。在檔案材料重要性日益凸顯的今天，缺乏完整的檔案材料直接導致企業無法將優質高效的服務提供給需求人群。

2.3 電力檔案管理無法實現信息化

實現信息化是目前檔案管理工作中的發展終端，更是能夠使檔案管理效率發生質變的關鍵，但從目前來講，電子檔案管理的信息化發展相對比較緩慢，主要造成滯后的原因，一方面是檔案管理的硬件設備設施配置不齊全，更新程度太慢，特別是計算機的配置，很多時候跟不上軟件的更新速度。另一方面就是工程現場的人員，不能根據自己的需求，隨時調閱檔案的圖紙信息。另外，數字化硬件設備的使用效率普遍較低，雖然有的企業有數字化設施的配備，但是檔案數據的錄入十分有限。檔案信息資源沒有得到充分地利用，雖然有的企業在檔案數字化上作出了很大努力，但企業整體信息資源的網絡共享還難以實現。

2.4 電力檔案管理人員的素質有待提升

缺乏既有專業知識，又有實際經驗的檔案管理人員是目前電力檔案管理中的通病，當前電力行業的管理人員多集中在剛畢業的專業學生和對管理工作認知比較淺顯的員工領域。這些人的共同特點，就是將檔案管理簡單的等價于資料的收集、分析、分類和保存，在思想和意識上沒有將檔案管理工作和整個企業經濟發展的重要性緊密的聯系在一起，具體表現在責任心不強，學歷層次低，缺乏對檔案管理工作的專業知識和理論知識的學習，特別供電企業檔案管理人員工作變動頻繁，身兼數職，對檔案工作精力投入不足，難以全身心地投入到檔案管理工作中去。這些問題的存在致使電力企業檔案管理工作基礎薄弱，利用程度不夠，難以產生效益

3 電力檔案管理工作中問題的改善對策

3.1 強化領導層對檔案管理的重視

隨著人們知識水平和意識的提升，在電力系統中已經有很多員工開始逐步重視檔案管理工作，想把檔案管理工作進行落實，但在實際工作中，卻往往會力不從心，達不到理想的效果，造成這種局面的主要原因，就是領導對于這部分工作的不理解和不支持。若想將檔案管理工作有序的開展起來，必須先從領導層面入手，真正使得他們意識到檔案管理的重要性，全面支持檔案管理工作。

3.2 盡快推動電子檔案管理的信息化建設

科技生產力是人工無法企及的，因此在檔案管理過程中，信息化建設顯得十分關鍵，檔案管理必須適應信息化要求，借助現代化的信息手段能夠有效的提高管理效率。首先應該在思想上擺脫傳統管理模式的束縛，盡快將信息化建設提上日程。其次，應該加快對于檔案管理信息化設備的完善速度，在計算機配置和現代化應用管理設備方面給予有力的支持。最后要根據自身的實際情況，對現代化的信息管理進行具體問題具體分析。經濟效益好的應當一步到位，全面落實信息化檔案建設，而效益不理想的，應該分步實施，逐步推進信息化建設歷程。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業信息化建設，使檔案管理成為信息化管理的一個重要組成部分。

3.3 提升檔案管理人員的專業素質

在市場經濟競爭日益激烈的當下，專業人才已經成為企業立足的根本，作為電力企業檔案管理工作自然也不例外，一支有理想、有道德、有知識、有素質的檔案專業隊伍，將給電力企業注入全新的動力。首先要把住人才入口關，注意吸納招聘一些有文化專業知識，有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。若想提升檔案管理人員的素質，最行之有效的途徑是加強培訓學習，適時更新知識結構。要將檔案管理人員培養成復合型人才。根據供電企業檔案專兼職人員的構成狀況和崗位工作的實際需要，確定檔案教育培訓的內容。檔案管理工作培訓分兩個層面進行。第一個層面是上級供電企業對下屬供電企業專職養檔案人員的培訓。第二個層面是下級供電企業專職檔案人員對各兼職檔案人員的一對一培訓，以分崗位、按專題培訓為主。

3.4 檔案工作的評比及績效考核需要進一步加強

電力企業的檔案管理工作是各項工作中所必不可少的環節，進一步推進電力檔案工作強有力的一個途徑就是對電力企業的檔案工作的評比及績效考核進行加強。以電力檔案管理方法的完善為基礎，制定出檔案工作考核評比的具體細節，以此來當做衡量與檢測各個單位檔案工作的根據及標準。每個月或者每三個月來對各單位的檔案工作進行評比，以促使電力檔案工作的有效的展開。

4 結語

綜上所述，新時期，電力企業的檔案工作也要與時俱進，符合時代發展的要求;要采取行之有效的措施，從觀念上對此進行更新，并積極主動地尋求現代化的檔案管理方式和方法。在規劃好檔案工作建設模式的同時，也要進一步的把檔案的價值進行深入推廣，以使電力企業的檔案能夠得到充分的發揮，進而產生難以預估的推動和激勵作用。

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