掌握5W2H方法，提升管理水平

摘? 要? 管理需要不斷學習，但不能一味追求新方法新工具，為求新而求新。5W2H是一種很好的管理方法，通過“反思必要性”來發現問題和矛盾，通過“更佳選擇”來擺脫現狀。管理者千萬別把追逐當作獲得，別把了解當作掌握，別把知道當作應用！

關鍵詞? 5W2H;產生背景;應用領域;深化應用

當下，管理知識得到前所未有的普及，這要歸功于培訓業的快速發展和互聯網的強力推動。在一個正規組織里，每個受過培訓的初級管理者都能隨口說出數個企業管理理論和方法，比如：二八法則、PDCA循環、精益管理、績效管理、目標管理……但對于絕大多數人來說，即便已被稱為“管理者”，但其內心仍未把“管理”當作一項技能。在他們看來，專業是其職能定義，包括研發、生產、銷售、財務等，管理則是務虛，似乎是一個沒有技術含量的名詞。

一、問題描述

不少企業管理者總在抱怨：員工缺乏積極性，不主動反饋結果;核心人員流失嚴重;研發流程明確，但項目總是拖期;銷售目標年初就已分解到人，但結果總有缺口;跨部門的溝通有壁壘，工作進展遲緩;制度里的獎懲似乎對員工失效了;委派工作總是陷入管與不管的糾結……這些問題都不是直線管理者口中的“專業”所能解決的，恰恰是“管理”發揮威力的領域。

管理，靠什么？用什么？梅爾·施瓦茨著的《可能性法則：量子力學如何改善思考、生活和愛的方式》一書中有這樣一句話;“當我們看到想法的運行時，我們真的在思考，這就是思考的目標。”其背后的涵義是，我們要掌握進入自己意識領域的方法，能觀察到自己的想法，能察覺到它如何發生，這樣就能掌控自己的想法，而不被慣性或定勢所控制，從而專注面對問題并予以解決。

不少管理者在行使權力時，其言行只是大腦簡單運行的結果，沒有產生新的思考，更沒有意識到自己搞管理靠的是什么？用的是什么？可見，不是“管理”沒有技術含量，而是沒有真正掌握，也不懂得如何應用。

二、5W2H的基本特征

5W2H是一種很好的管理方法！的確，很多人都覺得5W2H就是幾個問題，一點也不“高大上”，似乎一聽就都懂。而這幾個問題恰恰是所有工具方法中對管理最有效的，會提問才是抓管理的開始！

眾所周知，5W2H就是what、why、when、who、where、how、how much，只是知道，但不會用。作為管理者，每天要決策很多事，或者要了解很多事，這時5W2H就派上用場了。比如，下屬來找你確定是否啟動某個項目，而你對細節不像他了解的那么深，怎么作決策、怎么讓下屬對工作有所思考而不是按部就班？你可以問他這幾個問題：做什么？這個項目到底是什么？為什么要做？對你有何意義？憑什么批準立項？一定要現在啟動嗎？時機是否合適？誰來負責？需要哪些人配合？如果啟動，思路是什么？怎么保障結果？需要什么資源？預計投入產出是否合理？……一連串的問題下來，通過他的回答，雙方又一次厘清了思路，決策與否就變得簡單了。

啟發一：我們總在追求新方法，卻忽略了當下可用的方法，最終能用好的卻沒有;

啟發二：對于工具方法，實踐中試一試，真正去用一用，總比只看一看要好很多;

啟發三：學習上太聰明，什么東西一看就會，卻從來不用，已成為管理實踐的最大問題之一。

綜上，管理并非玄之又玄，而是理念到實踐的貫穿，關鍵在于：你如何學？如何理解？如何應用？

三、5W2H的本質性理解

1.5W2H的產生背景

5W2H又叫“七何工作法”，最早起源于二戰時美國陸軍兵器修理部。對既定或選定的項目、任務，從七個問題代表的方面來提問、激發思考，從而對工作進行深度的明確、細化和分解，并盡可能創新。

不少管理者非常清楚，企業的很多工作都流于形式，甚至很多工作計劃只需把日期改一改就能繼續使用，這樣并不產生價值，很多工作也經不起推敲，比如招聘新人真的是在解決骨干流失問題嗎？

企業管理者讓下屬對自己要采取的行動或選擇的項目提出問題，思考如何才能真正有效解決問題，與5W2H的產生背景如出一轍，首先就找到了應用場景的一致性，也就引起共鳴，激發起下屬學習管理工具的欲望。

2.5W2H的應用領域

學習一項知識或工作方法，一定要了解其發揮作用的領域，才能知其可否采用！什么情況下使用更好？一般而言，5W2H對以下幾方面的益處最大：

一是發現既定工作中可能存在的漏洞和問題;

二是幫助獨立思考，使其更加系統周全;

三是通過提問，重新梳理思路，避免個性化和慣性化;

四是對工作進行復盤和評估;

五是進行工作創新和改善，避免思想僵化。

作為管理者，雖然不用像普通員工那樣處理很多具體事務，但應清楚管理方法對自己的價值，一般在以下三種情況下可用：對重要工作的獨立思考;未充分了解情況下的決策;需要下屬改善工作，并對其進行輔導。經過一段時間的應用，就會非常清楚什么情況下該用什么方法，也就找到了方法的價值。

3.5W2H的深化應用

很多人在學習過程中，只看表象，覺得特別簡單，甚至不屑一顧。就如5W2H，幾乎每個人都能看到是哪7個問題，而未深入了解應用方法，只是簡單照搬提問，很難產生相應效果，所以就覺得簡單、無效。實際上，遠不止告訴你對工作要提7個問題那么簡單，而應是：

7個問題告訴你要系統全面審視工作。在實際應用中，管理者們會發現，5W2H之所以成為廣泛應用的工具方法，是因為它的結構完整，7個問題就是審視工作的7個角度。掌握了它，能讓思維更完善，進而減少漏洞。

7個問題需進一步深化演變。很多人對工具方法的認知，僅僅停留在“是什么”，缺少“反思必要性”和“更佳選擇”這兩步的深化。如下圖

5W2H 現狀 反思必要性 更佳選擇

目的（why） 為了什么 有無必要性 理由是否充分

對象（what） 干什么 為什么要干這個 能否干別的

地點（where） 在何處干 為什么在此干 有更好的地點嗎

時間（when） 在何時干 為什么這時干 有更好的時間嗎

人員（who） 誰來干 為什么由他干 有更適合的人嗎

方法（how） 用什么方法 為什么這樣干 有更好的方法嗎

花費（how much） 花費多少 為什么花費這些 有更節省的辦法嗎

可見，5W2H真正發揮威力的在后兩項，一是通過“反思必要性”來發現問題和矛盾，二是通過“更佳選擇”來擺脫現狀，產生更有效的新想法。

企業管理者在采用5W2H方法與下屬對話時，表面上是問現狀的7個問題，實際上在問“必要性”，激發下屬產生“更佳選擇”。

因此，通過分析很多人看似簡單的5W2H方法，就能懂得其中的管理秘訣，而且越用越好。至于你覺得方法簡單，而不去用它，是你對它還不夠了解。

惠普公司的創始人之一大衛·帕卡德說過：“死于消化不良的公司，比死于饑餓的公司多得多”。這句話同樣適用于個人。不停地學習新概念新方法，同時也不斷拋棄過去所學信息，因而學的越多，卻越不知道自己能用什么，這就是知識“消化”出了問題。

四、5W2H的學習掌握

我們用5W2H重新看待管理者抱怨的問題，例如：針對“制度里的獎懲似乎對員工失效了”，優化績效管理制度。

What：哪些可以不用改變？績效優化什么？加大獎懲幅度的目標是否正確？真正要解決的問題是什么？是員工動力問題還是績效制度本身的問題？

Why：為什么要優化？理由是否充分？要解決的問題是不是普遍現象？

Who：優化制度會影響到誰？需要誰參與、誰審核？員工接受度如何？員工的支持點和抵觸點分別在哪里？

When：什么時候開始優化？是否影響到其他工作？預計制度頒布的時間？

Where：制度優化完畢，是小范圍試點？還是全面鋪開？

How：怎么解決問題？懲罰對員工失效，是否就是績效問題？

How much：需要哪些資源？投入是否值得？

針對這些問題，看似毫無技術含量的“管理”卻發揮了積極作用。開始重新審視工作并行動起來，不再按部就班，更不會將問題停留在抱怨上。

掌握工具的本質，是學習應用的最佳方法。在眼花繚亂的方法論和工具包中，很多人永遠在學、努力在學，卻總是難以提升。數據化、互聯網讓我們隨時隨地可查詢到自己想要的信息，同時也被海量信息所淹沒，總在不停地學習，卻仍然無所適從。

對于工具方法，為什么有的人總在創造，有的人卻總在模仿？在于他們對本質的掌握之別。奉行“拿來主義”的人，總在尋找最為便捷的匹配之路，恨不得找到一“絕招”剛好就能解決自己頭疼已久的問題，問題一旦解決或暫時解決，就會把那個“絕招”扔到一邊，再努力去尋找新“絕招”，有如“猴子掰苞米，掰一個扔一個”，這正是當下職場人學習應用管理的真實寫照。可見，只有開始思考工具的本質，才會真正理解并開啟應用轉化之門。

管理需要不斷學習，但不能一味追求新方法新工具，為求新而求新。不能把管理變成一個追逐潮流的行為，而要認真研究一些本質性問題，并有效應用它。總之，企業管理者千萬別把追逐當作獲得，別把了解當作掌握，別把知道當作應用！

作者簡介：何信文，男，湖北潛江人，1965年2月出生。1986年7月畢業于華中科技大學電氣自動化專業。研究員，副總。系中國造船工程學會會員、中國海洋學會會員、中國數學會會員。長期在中船重工第七一〇研究所從事海洋裝備研究與開發，以及人力資源管理、法務管理、企業經營管理等工作。曾借調原國防科工委工作，掛職中船重工集團總部。獲國家科技進步二等獎等7項科研成果獎，獲專利授權近10項，發表科技論文、管理論文100余篇。

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