淺談新時期國有企業人事檔案的管理與創新

王珂 朱江 田野

摘 ?要：國有企業人事檔案管理工作對于企業人才管理、人才部署，提升自身企業文化建設都有著重要意義。做好人事檔案管理工作對于企業發展其促進與推動作用。本文將通過對國有企業人事檔案管理重要性的分析，提出進一步加強國有企業人事檔案管理的有效措施，以期對國有企業人事檔案管理以啟示。

關鍵詞：國有企業;人事檔案;重要性;管理;創新

人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，是在人事管理過程中，以個人為單位組合起來，記述和反映個人經歷和德才表現，是個人經歷、學歷、思想品德、業務能力、工作狀況及獎勵處罰等方面的原始記錄。人事檔案具有真實性、可靠性、保密性、獨立性。

國有企業人事檔案管理對于員工任免、調動及管理有著重要作用，也是員工人事考核的主要依據，其重要性不言而喻。

一 國有企業人事檔案管理與創新的重要性

（一）有助于企業實現人才管理

人事檔案比較客觀真實的記錄和反映了企業員工的家庭基本情況、個人工作經歷及德、能、績等情況，有助于企業了解在職人員的情況，從而掌握科學發展的第一首資料，建立企業知識儲備結構，以便國有企業在制定長期發展目標的過程中科學分析，充分發揮人才優勢，揚長避短，實現人才部署，促進企業快速發展。

（二）有助于保障企業人才結構的穩定性

人才是企業發展的有力保障，對于人才的調配、管理通過人事檔案管理體現，合理設置崗位，科學利用人才，建立適合企業自身發展的人才選拔制度，保障國有企業人才結構的穩定性，從而保證企業立足于激烈的市場競爭中，增強企業風險抵抗能力。

（三）有助于提高企業自身文化建設

企業文化是企業增強核心競爭力的“軟文化”，是凝心聚力、團結一致的向心力。有效、科學的管理認識檔案，對企業現有的人才結構進行調整，建立檔案信息，引導專業技能人才合理流動，正確調整人才與企業、人才與人才之間的關系，于無形中促進人才對企業的認同感和歸屬感，將自身的發展與企業的發展緊密結合到一起，企業才能呈現“爭先創優”、“積極向上”的好風氣，促進企業發展與文化建設。

二 加強國有企業人事檔案管理與創新的有效策略

（一）完善制度，進一步規范檔案資料管理工作

良好的制度保證，為人事檔案管理工作提供了可靠保證和重要依據，只有合理、完善的制度才能保證人事檔案管理工作的連續性與可靠性。

完善國有企業人事檔案管理，首先要完善制度，以條文形式明確人事檔案管理制度，規范人事檔案的資料收集、歸檔、保管、轉借、閱讀、利用等一系列活動。同時要建立健全的檔案管理工作考核制度和責任追究制度，以避免檔案的丟失與改動，加強對檔案管理工作人員的監管，嚴格手續，規范程序，認真登記人事檔案的轉入、轉出、接受材料、查閱、借閱，有效地保護檔案的完整性，制約檔案涂改、泄密等現象。

（二）加強管理，提高檔案管理人員的素質

國有企業人事檔案管理工作應當配置專職人事檔案管理人員，以專業知識和先進的管理技術做好人事檔案管理工作;同時要選擇政治強、紀律嚴、作風正、責任心強的共產黨員從事重要人事檔案管理工作，以保證人事檔的保密性。

工作中要注重對檔案管理人員的教育培養，定期組織人事檔案管理業務知識培訓，精通業務，同時做好思想政治工作，進一步了解人事檔案管理工作的重要性，增強責任心;除此之外，要加強企業人文關懷，多關心檔案管理人員的生活、工作，落實檔案管理人員待遇，激發工作的積極性和主動性，熱愛本職工作，做好本職工作，形成良性循環。

（三）加大投入，確保人事檔案的完整性，做好檔案信息化建設

國有企業的人事檔案是國家重要的檔案資料，要做好人事檔案的保護工作，包括人事檔案的維護、搶救、修補工作。相關部門要加大人事檔案管理工作的資金投入，將人事檔案管理工作經費納入企業經費預算行列，建立專項經費，按標準按要求建設規范、科學的檔案室、檔案柜，安裝監控，確保檔案室的配套保護措施如防盜、防火、防潮、防蟲，保持檔案室良好的通風與采光。

同時，要加強檔案管理的硬件和軟件配備，做好檔案信息化建設工作。配備必要的計算機、掃描儀等現代科技產品，將人事檔案紙質版與電子數據錄入電腦以完整保存，實現查檔、歸檔、調檔的信息化，提高人事檔案工作的信息化管理水平，確保人事檔案利用安全，檔案材料無損壞、無丟失，不失密、不泄密。

（四）提高質量，注重人事檔案材料收集，完善個人人事檔案

國有企業干部與員工在政治經濟體制的要求下不斷提升自身，其在學歷、培訓、聘任、專業技術方面材料會隨工作年限增長而增多，需要歸檔的材料也務必要及時，認真整理，做好人事檔案管理的基礎工作，完善企業干部與員工的個人人事檔案。同時，對于不符合歸檔要求的材料要及時處理，規范人事檔案管理;對于材料不齊全的要及時通知本人進行補辦，以保證人事檔案的完整性、準確性、真實性。

（五）與時俱進，做好人事檔案管理現代化和信息化建設

信息時代，要充分利用各種有效手段與網絡資源，發揮先進科學技術的作用，將其與人事檔案管理工作有效結合起來，一方面實現人事檔案材料的保管工作，另一方面提高人事檔案管理工作的工作效率與工作質量，實現人事檔案管理工作的創新。

人事檔案材料的保管工作，借助現代科學技術手段，利用計算機、掃描儀等設備，準確、及實地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事紙質檔案與數據格式并存，以防紙質材料丟失、人為改動帶來的不便與麻煩。

總之，人事檔案管理工作的創新，主要體現在人事檔案管理的現代化與信息化建設方面，做好檔案現代化和信息化建設，提高人事檔案的利用效率，實現人事檔案信息資源共享等，切實解決檔案管理中存在的新問題，更好地服務于企業人才管理。

結語：

國有企業人事檔案管理工作需要從思想、資金、管理、制度、技術等方面加以完善，以實現人事檔案更好地服務于組織人事工作，使之成為國有企業用人的參考標準，也有效促進國有企業的改革、發展與穩定。

參考文獻

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作者簡介：王珂，男，漢族，1987年9月，湖北武漢，碩士研究生，人力資源管理，工程師，國網湖北省電力有限公司電力科學研究院。