淺談電力企業文秘工作與檔案管理的有效結合

王麗娜

摘要：在電力企業的發展過程中，文秘工作與檔案管理都是非常重要的，這兩者是緊密相連，密不可分的，只有把文秘工作與檔案管理工作有效結合起來，才能夠極大地提升文秘工作和檔案管理工作的效率。文章主要分析和探索了電力企業文秘工作與檔案管理的有效結合。

關鍵詞：電力企業;文秘工作;檔案管理;有效結合

引言

電力企業發展過程中，辦公室文秘工作涉及到較多繁瑣的內容，需要積極采用科學合理的方式和手段，為充分有效開展相應的文秘管理工作，推進辦公室督促檢查、公文寫作、信訪、參謀助手作用的良好發揮，促進文秘工作人員綜合素養的不斷提升，提供良好的前提條件。

1電力企業辦公室文秘工作中存在的問題

1.1綜合素養方面無法適應工作需求

辦公室文秘工作進行中，很多文秘人員是從其他部門轉過來的，沒有專業系統的文秘知識，對于現階段的實際工作需求，無法得到良好的滿足，這樣會導致實際工作進行中，無法充分有效地完成相關工作任務。同時現代電力企業相關技術更新換代情況明顯，在辦公形式和新科技方面轉換較多，文秘人員的知識更新速度較慢，并且參與到學習和培訓方面工作的機會較少，無法根據工作需求提升自身的綜合素養。

1.2實際問題處理經驗較為缺乏

電力企業辦公室文秘工作實際開展過程中，文秘人員較為重視處理文件事務方面的工作，而在一些具體問題的處理經驗方面較為缺乏。文秘工作如果一味按照傳統模式進行，將會影響到實際工作開展效果，缺乏良好的靈活性。同時在人員的溝通和協調方面，電力企業相關業務技術知識經驗的儲備方面，文秘人員還存在著一定的不足，影響到了實際工作的開展效果。

2完善電力企業工程建設項目檔案的方法

2.1領導重視、健全機構，前期制度及工作網絡圖的建立

公司領導在重視基建工程建設進度、質量和成本的同時，對于基建工程項目檔案的建立與管理也十分重視，充分認識到基建工程項目檔案達標對于建設、運行并申報優質工程的重要性，在開工建設前，就確立了“確保通過達標投產驗收、爭取檔案管理優秀等級”的檔案管理工作目標，與打造優質工程的目標同步。確立以“總經理全面負責、基建副總經理負責檔案管理工作”的領導責任制，將基建工程項目檔案的建立與管理納入公司分管領導工作的重要議事日程。在基建前期成立基建文件中心，配備專業的檔案工作人員，在各參建單位進公司的同時，要求各參建單位配備專業的檔案專職人員，總包單位建立文件中心，從而建立以建設單位基建文件中心為核心，工程部、計劃合同部、監理、各參建單位等聯合組成的建設項目檔案管理工作網絡圖。文件中心先后制定了《檔案工作總體規劃與實施措施》《工程流通文件管理制度》《移交資料總目錄》《項目檔案歸檔管理制度》《基建項目檔案管理網絡及管理職責》等一系列項目檔案管理制度，及時組織各參建單位學習文件，并下發到各參建單位，讓參建單位檔案管理人員開展工作有據可依，明確項目檔案具體收集和歸檔什么、如何收集和歸檔、收集的標準是什么等一系列要求，確保了對整個項目檔案的前端控制。

2.2加強外部控制

（1）嚴格要求施工技術文件的把控和管理。工程部專工和檔案管理人員根據工程建設時間節點，按照《火電建設項目文件收集及檔案整理規范》要求，進行監督檢查和資料驗收。檔案工作人員對工程檔案實行過程融入的工作方法，采取填寫《單位工程竣工文件驗收記錄表》等形式，從案卷的形成至目錄的填寫，從圖紙的折疊至頁碼的編制，均嚴格要求參建單位，以確保檔案的準確性。（2）以點帶面。為保證施工技術文件歸檔齊全、完整，對各參建單位檔案質量標準統一，施工技術文件的收集與歸檔按照單位工程來移交，推行“樣板工程”歸檔移交方法，由基建文件中心按照施工進度，將早期竣工的單位工程檔案中，選取一個符合檔案要求、案卷質量高的單位工程案卷作為“樣板工程”，將“樣板工程”檔案推廣到施工全現場，使各參建單位對于歸檔的具體要求有了更加直觀的認識。同時，在每個單位工程的竣工資料收集齊全后，要求參建單位進行嚴格的自檢，自查后立卷單位再會同監理、業主共同驗收簽證，驗收合格后才允許進行組卷裝訂，使竣工資料整理與施工同步進行。（3）充分發揮監理的監管作用。秉承“小業主、大監理”的理念，發揮監理在工程檔案管理中的作用。監理入場后，與監理共同制定項目建設各類表單，讓全現場統一表單，監理組織并主持召開圖紙審查會、工程協調會、文件材料收集整理會等各類會議，促進了工程檔案的管理。

3電力企業文秘工作與檔案管理有效結合的策略

3.1建立綜合性的工作制度

電力企業的文秘工作和檔案管理是緊密相連的，在具體工作中必須有效融合組織制度，科學合理地管理文檔，在大多數電力企業中，文秘部門和檔案管理部門都是屬于獨立運行的個體，由于在工作中溝通的不到位，導致檔案質量很難得到有效保障，這就使得檔案管理面臨很大困難，還有的是由于檔案管理出現了一些問題，所以在開展文秘工作時往往會遇到一定困擾，而如果把文秘工作和檔案管理工作有效結合起來，綜合考慮兩者的實際情況，建立起一個綜合性的工作制度，要注意是的必須建立在我國相關法律條例基礎上來制定，這樣才能確保公文的質量，另外還要緊密結合電力企業的實際管理狀況，建立嚴密的檔案人員網絡，確保各個部門的檔案管理真正做到責任到人，并形成一個相互配合的管理體系，這樣才能促進文秘工作和檔案管理的共同發展。

3.2注重加強文檔的一體化建設

在現代信息技術飛速發展的今天，人們越來越重視電力企業文檔的一體化建設，如今越來越多的電力企業投入到文檔一體化建設過程中，引進了各種現代自動化的辦公設備，文檔一體化建設能夠促進電力企業文秘工作與檔案管理的有效融合，其可以為電力企業創設良好的發展環境，因此，電力企業就必須注重計算機的應用，同時建立檔案管理信息系統，把文秘人員歸檔的各種文件資料都有效存儲到平臺中在，這樣不僅能為電力企業各個部門查詢檔案信息提供很大便利，還能真正實現文檔的一體化建設。

3.3強化辦公室文秘的服務意識

辦公室文秘是電力企業領導的重要助手，相關文秘人員需要不斷強化自身的執行意識和服務意識，能夠積極主動投入到相應管理工作之中。文秘工作人員需要在領導作出決策之前，提出自身的意見，而在領導決策指揮時，需要想方設法完成相關工作，切實有效執行各項工作任務。需要注意到，電力企業辦公室內部的文秘數量有限，需要充分提升工作效率，文秘工作人員需要不斷改進和完善自身的工作方式，從日常的工作過程出發，做好相應的總結工作，并明確和理清辦公室的具體工作規律，從而針對自身的工作任務和工作時間進行合理的安排，這樣在實際工作過程中，將能夠保持有條不紊的狀態，順利完成各項工作任務。文秘人員的工作任務較重，相應的自主安排時間較少，在日常工作中，需要保持健康的心態，不斷調整自身的工作心態，以積極的態度面對和處理各項工作。

結語

綜上所述，隨著電力企業的不斷發展，必然會日積月累產生大量有價值的文檔，而做好文秘工作能夠為電力企業的檔案管理工作提供重要參考，確保電力企業的有效運轉，在自動化辦公不斷更新的時代背景下，對電力企業的文秘工作和檔案管理提出了新的要求，要求電力企業必須確保文秘工作與檔案管理工作的一體化。

參考文獻

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