信息時代電力檔案管理工作的創新方法

趙梅芳

【摘 ?要】隨著科學技術的發展，我國逐漸進入到信息化時代，基于對信息時代檔案管理工作創新的研究，首先，闡述檔案管理基本。然后，分析信息時代對檔案管理工作的影響，其中包含收集更多檔案信息、使檔案整理與分類的科學性與合理性得到保障等。最后，為在如今信息時代下，實現檔案管理工作創新，給出檔案管理工作創新、檔案信息共享創新等有效措施。

【關鍵詞】電子信息;檔案管理;信息資源;人才隊伍

引言

在我國社會不斷發展過程中，檔案管理工作在其中發揮著重要作用。從我國目前檔案管理工作中不難看出，傳統檔案管理模式以及管理方法已經無法適應社會的快速發展。檔案管理工作的落后將會對我國社會發展產生嚴重影響，所以，在如今信息時代下，為實現社會的可持續發展，使檔案充分發揮自身作用，需要對檔案管理工作進行創新，制定出符合社會市場發展的工作模式以及工作內容等。

1信息時代下檔案管理工作概述

檔案管理工作中，對大量的信息資源進行了涵括，在信息化時代的背景下，檔案管理工作人員在對信息資源進行采集保存的過程中，應對信息技術進行應用，通過信息技術的方式保證檔案管理的準確性和有效性。傳統的檔案管理工作中，資源的保存都屬于人為工作。檔案管理工作具有繁重的特性，應用信息化技術可以對檔案管理的工作效率進行有效提升，使檔案管理工作中極少出現誤差情況。在信息時代下對檔案進行管理，主要有以下幾方面的特點：首先，相關部門應對檔案管理進行規范化，并提出相應的法律法規。其次，在檔案管理工作中，對信息技術進行應用，可以對傳統的手工檔案進行轉變。最后，與傳統檔案工作相比，信息時代下的檔案管理工作具有數字化的特點，可以對檔案管理工作的效率進行有效提升。

2信息時代對檔案管理工作的影響

信息時代對檔案管理工作產生不同影響主要體現在以下幾點中：第一，信息技術的應用可以收集更多檔案信息，提升檔案儲存量。傳統檔案材料通常是由文字以及聲像資料等構成，但是信息技術的應用可以使用一張優盤或者光盤記錄大量內容。第二，信息技術的應用使檔案整理與分類的科學性與合理性得到保障。利用先進數字化技術對檔案進行編碼，在此基礎上對電子檔案進行整理與分類，同時可以保證原有紙質檔案順序。第三，檔案信息查找與檢索更加便利。利用信息技術在計算機當中輸入關鍵字或者關鍵詞，相應檔案內容可以在最短時間內呈現在計算機頁面中。節省大量精力與時間，而且檔案信息內容的查找可以不受時間與空間的限制。最后，在對檔案進行使用的過程中，也具有難度較高的特點。在檔案管理的過程中，工作人員需要對大量的檔案進行整理和編輯，即使浪費大量的時間對其進行整理，也不能保證檔案整理的準確性。同時，可能由于檔案管理人員的養護不當導致信息資源的丟失，使檔案管理人員無法對其使用。另外，部分檔案在管理前就已經是孤本形式，在對其進行有效撰寫后才能進行使用，這一過程極大地浪費管理人員的時間，使檔案資源的有效利用率無法提升。

3信息時代下檔案管理工作創新措施

3.1重視檔案管理流程創新

第一，將檔案管理工作進行細分，明確檔案的收集、管理、利用等核心工作。第二，檔案管理人員在工作過程中，對檔案的接收時間、格式等明確規定，有效提高檔案管理的實效性和可靠性。第三，檔案管理時需要優化數字化檔案的保存形式、利用方式等，便于檔案的歸檔、管理和查閱等工作。同時在檔案資源開發過程中，還要明確電力檔案開發范圍和利用方式。第四，在電力檔案管理中需要制定科學的數字化檔案管理標準，對于相關的操作流程進行完善。

3.2檔案信息共享創新

將信息技術應用在檔案管理工作中，可以拉近部門與部門之間，人與人之間的關系，保障檔案信息資源可以有效實現共享。我國檔案管理工作存在分散性特點，所以，針對檔案信息內容的交流溝通以及檔案應用程度相對較低，對工作效率以及工作質量提升產生影響。為有效解決這一問題，需要在檔案管理創新中構建管理系統與獨立平臺，實現檔案信息內容的共享。平臺使用者可以在平臺或者系統當中，在最短時間內搜索到相應信息。所以，相關檔案管理部門需要給出解決措施，各個工作人員之間需要做好工作銜接，加強交流與溝通。明確自身權利與責任，將檔案工作放在首位，提升檔案資源利用率，為其他相關工作的順利展開提供前提保障。與此同時，各部門以及工作人員在檔案信息資料上傳時，需要做好詳細標注。保證檔案信息可以及時歸檔，納入到相應分類中，為使用者檔案信息的使用提供便利。在如今信息時代下，在檔案管理工作中實現資源共享，可以充分發揮檔案價值。為各部門工作以及市場工作等提供科學依據，保證決策的科學性與合理性，實現市場可持續發展。

3.3加強施工過程資料的管理

針對公司出現的工程決算糾紛，項目施工過程資料管理顯得尤為重要。為進一步增強證據意識，防范風險，規范施工過程資料收集、整理、移交、保管、利用、銷毀工作，公司制定《施工過程資料管理辦法》程序文件。除需移交業主和公司的竣工檔案外，其余在施工過程中產生的，由檔案室收發的項目文件原件、圖紙以及收發臺賬必須移交公司，作為資料保管。作為經濟糾紛的憑證。待項目所有債權債務處理完畢，即可銷毀。

3.4工作人員方面

目前我國的檔案管理工作中還具有較多的缺陷，提高檔案管理人員的創新精神可以讓管理人員在對檔案管理的過程中，結合自身的經驗，根據檔案管理的缺陷，對檔案管理工作進行完善。同時應對各個部門的檔案管理工作人員加強溝通，通過相互合作的方式，對檔案管理的高效性進行確保。同時，應由上級部門對檔案管理工作人員進行鼓勵，從而促進檔案管理工作人員對檔案管理制度的完善。

3.5建立全員參與的項目檔案管理體系

要求項目檔案員拋棄傳統的“閉門造車”的工作方式，積極“走出去”，加強與業主方、監理方、總包方的聯系，了解他們對項目檔案管理的要求，取得他們對項目檔案管理工作的支持，保證項目檔案的質量。同時加強與項目部各部門和協作單位的合作，起到上傳下達，承前啟后的作用。積極參與到項目管理工作中去，落實“四參加”制度。一是參加與工程管理相關會議及質量檢查，這有助于幫助檔案管理人員了解現場施工整體進度，從而制定項目檔案控制節點目標，做到全程關注、超前管理，同時也能夠加強檔案員與項目部領導的溝通，讓領導了解檔案管理工作情況及出現的問題，做到及時發現問題解決問題;二是參加重要設備、儀器開箱活動，檔案員在開箱工作中參與設備檔案驗收工作，并及時填寫開箱驗收單進行登記造冊;三是參加項目建設竣工驗收工作，在驗收工作中發揮檔案員的職權，對項目檔案的完整性、真實性、準確性、系統性進行把關，確保項目檔案竣工移交工作順利進行;四是參加項目科研成果的審定，項目生產過程中所有的科研課題材料都是項目知識成果的重要組成部分，檔案員可以從知識管理的角度更好的對其進行開發利用，做好項目檔案編研等開發利用工作。

結束語

綜上所述，信息時代的到來對人們的生活和工作都帶來了轉變。在這一背景下，檔案管理工作也應對信息技術加強利用，從而促進檔案工作的高效性，為后續檔案管理工作奠定基礎。

參考文獻：

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（作者單位：國網新疆電力有限公司電力科學研究院）