探析道路工程檔案管理存在的問題及其措施

潘立娟

摘要：道路工程檔案具有專業性強以及形成時間長等特征，其既是道路工程建設的真實反映和記錄，又是道路管理養護的重要依據，并且在道路工程建設管理維護過程中發揮著重要作用，基于此，本文闡述了道路工程檔案管理的重要意義，對道路工程檔案管理存在的主要問題及其措施進行了探討分析。

關鍵詞：道路工程；檔案管理；意義；問題；措施

一、道路工程檔案管理的重要意義

道路工程檔案管理的作用主要表現為：（1）是道路規劃工作的基礎。道路規劃就是對道路或道路中各種要素，根據道路的現狀、條件和基礎、特色、各方面的動態變化因素，進行全面的、綜合的、科學的、長遠的預測和設想。通過論證、編制規劃方案付諸實施。道路規劃編制應當依據當地的自然環境、資源條件、歷史情況、現狀特點、統籌兼顧，綜合布置。在道路規劃中不僅形成了道路規劃檔案，而且在規劃之前形成的大量工程檔案又是道路規劃的重要基礎。（2）是積累道路建設經驗以及進行道路建設技術儲備的重要手段。道路工程建設活動的成果主要包括：一是道路產品，二是工程檔案。道路工程檔案真實的記述了建設生產活動的全過程，記載了道路工程建設的思想、技術、經濟，因此它是儲備道路工程技術、道路工程經驗的工具和手段。同時它又是一個由少到多、由簡至繁、不斷積累、逐步完善、服務于檔案管理的過程。對一個部門、一個地方來說，如果它擁有質量較高、數量較多的道路工程檔案，就在一定程度上標志著他擁有比較雄厚的道路工程技術基礎。（3）道路工程檔案是道路建設、維修、改擴建和管理的重要依據。隨著道路現代化進程的加快，各種矛盾也將呈現出來。特別是道路工程的維護、管理、改建、擴建等工作量會越來越大，而這些必須以道路工程檔案為依據。

二、道路工程檔案管理存在的主要問題分析

結合筆者實踐工作經驗，認為道路工程檔案管理問題主要表現為：（1）檔案工作與建設工作不同步。長期以來，在建設項目中，一直存在著“重外輕內”的思想，搶工期，抓進度，重安全，往往忽視了對工程文檔產生過程的控制和管理，造成“內外業不同步，內業資料缺乏及時、準確、真實和完整性。（2）檔案管理意識不強。檔案意識不強，沒有足夠重視檔案管理工作。很多單位領導常常只重視工程建設的質量、施工進度、資金投入和生產安全，認為檔案與經濟效益無關。（3）檔案管理機構和人員不到位。基于人員和經費等因素的影響，許多道路工程項目單位沒有設立檔案專員以及專門的檔案管理部門，檔案室和相關設施設備缺乏，無法保障檔案質量安全；還有些單位雖然成立了相應的機構，但未落實到具體工作中。

三、 加強道路工程檔案管理的措施

1、嚴格道路工程檔案管理制度建設。具體體現在：（1）建立健全文書處理制度。首先建立文件收發登記制度，把好收、發文關，根據掌握的信息和工程項目的特點、規律，確定可能形成的文件材料，及時編制初步的歸檔目錄，使檔案部門和道路參建單位對將形成的工程檔案材料做到心中有數；其次，建立跟蹤制度，跟蹤收集要求檔案人員經常深入到各部門和施工單位，及時獲取準確信息，時刻緊追工程文件變化情況和運行過程，達到收集齊全、完整的目的；再次，建立督促和催辦制度，在文書處理過程中，文書檔案人員要關注文件運行過程，跟蹤督促辦理，對處理完畢的文件、會議評論、工程文件、圖紙要積極主動上門收集。（2）建立檔案保證金制度。檔案是道路養、建、管以及改造的依據。目前檔案流失和收集不全已成為檔案管理工作中比較突出的問題。因此應建立保證金制度，在各項目計劃中列支一定比例的保證金，在項目竣工驗收后，移交驗收檔案材料時，按驗收得分情況返還檔案保證金。以保證道路工程檔案的完整、齊全、系統、準確和相互配套。（3）嚴格檔案檢查驗收制度。嚴格按照國家有關檔案法規、政策，堅持檔案部門參與工程驗收和道路項目鑒定，做到下達任務與提出歸檔要求同步、檢查進度與檢查檔案形成同步、驗收鑒定成果與驗收鑒定檔案同步管理，這是確保檔案齊全、完整、準確的有效措施。

2、提升檔案管理意識。道路工程檔案工作是由建設、設計、施工、監理單位的專兼職檔案人員來完成的，同時也需要各級領導和全體員工的大力配合，因此，要想做好檔案管理工作，就必須要強化全員的檔案管理意識。檔案工作收集和整理，很多并不是由專業的檔案部門來完成的，而是由一些基層單位來完成的，因此必須要加大檔案管理的宣傳工作，以便做好檔案的收集整理工作。

3、加強道路工程檔案信息化管理。主要表現為：（1）確立檔案工作現代化發展思路。信息化、自動化是檔案管理工作現代化的重要內容和主要路徑。從事道路檔案管理工作的人員，必須要具備現代檔案管理學、科技檔案管理學、檔案保護技術學等專業知識，具備道路工程建設過程中質量、安全、環保、科研、協調等各個方面的相關知識，同時，還要具備計算機和網絡等方面的相關知識。（2）努力實現檔案管理工作的“數字化”。努力推進計算機技術、網絡技術在檔案管理工作中的最全面、最廣泛的應用，實現計算機網絡系統下對電子文件的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用、編纂等，推進文件和檔案一體化管理技術、磁介質技術、縮微技術和檔案保護技術等。（3）努力實現檔案管理工作的“智能化”。將檔案管理人員更新與知識結構更新、檔案管理技術更新緊密結合起來，培養具有現代檔案管理知識、現代科學技術的年輕隊伍，推進現代電子技術在檔案管理工作中的普遍運用。

4、提高檔案管理人員的業務素質。（1）突出專業化方向。加強道路系統專業人才的引進、培養和儲備，要引進一批經過具有檔案專業理論素質和有一定的文化素養的人才隊伍，對于其它專業的人才，要加強檔案管理學相關知識的系統培訓、學習和掌握，熟練運用現代檔案管理技能，對于檔案信息能進行深層次的研究和深入的發掘，并能較好推進檔案工作的組織與管理，使道路工程檔案管理工作符合檔案工作自身的發展規律。（2）突出行業化方向。在道路工程建設過程中，檔案管理工作必須緊密結合建設的實際，服務建設大局，在精通檔案管理規律的同時，要精通道路管理規律，打造適合道路工程建設需要的具有行業特征的高素質檔案工作隊伍。

四、結束語

綜上所述，道路工程建設的道路項目籌備、建設和使用過程中，會產生大量的檔案。而檔案管理是是道路工程建設管理的重要內容，其能夠有效反映道路工程建設的實際，給道路工程后期營運管理工作提供基礎條件，因此必須加強對道路工程檔案管理進行分析。

參考文獻：

[1]沈昕.淺談公路工程建設項目檔案管理[J].公路交通科技，2017.

[2]李丹.淺析公路工程的檔案管理工作[J].科技視界，2017.

[3]陶京.論檔案管理工作在路橋養護中的作用[J].中國管理信息化，2017.

（作者單位：烏蘭浩特市工程建設管理站）