機要文件管理工作的相關要點

史慧

【摘 ?要】機要文件管理工作是一項保密性和時效性很強的工作，在具體管理工作中應建立適合實際工作的管理制度、規范機要文件的管理環節、加強機要文件的電子化管理，并注重機要文件管理人員的素質培養，以確保機要文件的安全保密和管理效率。

【關鍵詞】機要文件;管理;要點

機要文件管理是一項政治性、時效性和保密性很強的工作，應遵循一定的原則，以保證文件的安全性和保密性。機要文件的管理應注重文件管理的質量，保證文件的原始憑證性，充分發揮機要文件的作用。

1制定適合實際工作的管理制度

機要文件主要是發揮其憑證和參考的作用。制定相應的制度，對于消除文件流失隱患，確保機要文件的安全保密有著積極的意義，因此應根據現行有效的保密法和單位保密管理實施細則制定有約束性和針對性的管理制度，制度應當既便于業務工作又保證保密;在日常工作過程中，還應當根據實際情況不斷完善制度，制定符合實際工作的制度。根據機要文件的特點，應制定以下制度：

（1）機要文件管理員工作操作規程。按照機要文件的特點和類別，制定對應的程序和步驟，機要管理人員在日常工作時應嚴格按操作規程辦理業務。

（2）機要文件登記制度。詳細記載與文件相關的信息，記錄文件傳遞的每一個環節，掌握機要文件的走向，做到有據可查。

（3）建立常態化自查制度。每日清點當日接收、發放機要文件的情況，核實持有文件是否與登記的臺賬對應，做到日事日畢，發現問題及時糾正，確保機要文件的保密安全。

（4）制定督促檢查的制度。保密部門定期對機要文件的流轉管理情況進行檢查，對不足之處提出整改措施，確保機要文件的安全。

2規范機要文件的管理環節

機要文件管理的工作環節主要有清點、簽收、登記、發放、清退、借閱、存檔和銷毀等環節。每個環節都環環相扣，相互聯系，任何一個環節出現問題，都可能導致泄密事件的發生。因此，在每一個工作環節中，都應嚴格遵守機要文件管理制度。各環節具體操作要求如下：

（1）清點及簽收。在簽收機要通信局投遞來的機要件時應認真清點件數，檢查機要件封口是否完好，有無破損、啟封、拆取內裝文件的痕跡，清點無誤應簽署姓名和日期。

（2）登記。收到機要文件登記時應將文件的來文單位、簽收日期、文件編號、文件標題、文件份數和頁數、密級和保密期限等全部要素逐項登記齊全，為便于管理，涉密文件與非密文件應分開登記。

（3）發放。發放機要文件要及時準確，發放時應當根據文件內容，按部門職能分發，注意文件中提到的要求報送截止時間或者開會時間等時效性要求，發放文件時做好提醒，涉密文件應當注意文件的知悉范圍。

（4）清退和借閱。為保證機要文件的安全性，應當定期清點、催退文件，可以列出清單催退，文件歸還后再次使用應當辦理借閱手續，機要人員應把好借閱關，做好登記。

（5）存檔和銷毀。清退和使用完畢的文件應分類、立卷和歸檔，作為檔案資料以后利用，無存檔價值的按保密要求審批后銷毀。

3加強機要文件的電子化管理

隨著現代網絡和信息化的迅速發展，高效便捷的辦公自動化手段已經普遍應用，機要文件管理也應從單一的紙質管理，逐漸向電子化管理轉變。電子化管理可以提高工作效率，節約時間成本，對于機要文件的現代化管理有著重要的意義。

（1）機要文件電子化的趨勢。首先，機要文件的載體種類日趨多樣化，如光盤、U盤、移動硬盤、存儲卡等具有存儲功能的大容量介質在日常工作中應用非常普遍。其次，文件流轉形式由傳統的紙質文件流轉逐漸轉變為網絡傳遞。

（2）電子化機要文件的保密管理。機要文件的電子化為工作帶來方便的同時，也增加了機要文件的泄密隱患。要做好機要文件電子化的保密管理工作，加強保密意識、提高思想覺悟。要將保密工作落實到以下具體工作中：1.應當配備保密措施可靠的軟件及相應的硬件，處理電子機要文件的辦公計算機應安裝正版軟件，及時更新殺毒軟件和防火墻;處理機要文件的計算機應當設置符合要求的密碼，應設有專門的身份認證系統。2.控制機要文件傳遞的安全性和電子文件的使用權限，在需要向外單位傳遞和接收電子機要文件時應經過嚴格的審查和保密檢查，確保機要文件的保密性。

4機要管理人員應具備的素質

（1）選拔機要人員。機要文件管理的崗位應當安排責任心強和熱愛機要工作的人員，管理機要文件的人員需要細心縝密、任勞任怨的工作精神。

（2）加強學習，勝任本職工作。機要文件管理員應通過多渠道多形式的學習，提高自身文化素養和專業知識，樹立正確的價值觀和責任感，將工作態度和能力與機要文件管理緊密相連;牢記工作職責和肩負的使命，加強文件管理相關業務知識的學習，做到懂制度、業務精。

（3）通過培訓，提高業務水平。單位應積極尋找培訓機會，對機要人員進行專業知識培訓，提高機要人員的業務素質，增強其職責意識。

（4）注重保密意識的增強。對機要管理人員應當加強保密培訓和教育，通過舉辦專題講座、案例講解、觀看警示教育片、印發宣傳材料，經常開展多種形式的宣傳活動，增強機要人員的保密意識，在工作中隨時繃緊保密之弦，建立強烈的責任感。

（5）提高機要管理人員的工作積極性。在工作中給予適當精神獎勵或物質獎勵，調動機要人員的積極性、創造性和主觀能動性，讓機要管理人員更加熱愛機要本職工作。

5管理人員具備的意識

5.1服務意識

被動服務歷來是機要秘書工作的表現形式。作為高校的機要秘書，必須變被動為主動，增強主動服務意識，不分份內份外，只要能做到的，盡自己的最大努力做好點滴事，為領導服務，為全校師生服務。

5.2奉獻意識

機要工作責任大，精神壓力大，任務繁瑣，與其他工作相比，它是一個“重要的工作，冷門的崗位”。但作為機要秘書，在公與私、苦與樂、得與失等各種落差面前，要守得住寂寞、擋得住誘惑，踏踏實實地做好機要工作。

6加強網絡保密措施是實現機要文件管理現代化的保障

嚴格機要文件的現代化管理手段，實現微機處理和檢索，是機要文件現代化管理工作的重要議題。在確保文件安全的基礎上，實現微機處理和檢索，可大大地提高工作效率，為日常工作提供便利條件。為此，我們必須認清形勢，加強和改進高校機要工作，這對于保持高校穩定，鞏固和發展高校的大好形勢，保證高校各項工作順利開展，促進教育事業的發展有著重要的意義。

結語

隨著科學技術的迅猛發展、國際互聯網的廣泛應用，特別是高校和外界科技交流與合作渠道的日益增多，給高校機要工作帶來了許多新情況、新問題。為此，我們必須認清形勢，加強和改進高校機要工作，這對于保持高校穩定，鞏固和發展高校的大好形勢，保證高校各項工作順利開展，促進教育事業的發展有著重要的意義。

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（作者單位：國網山西省電力公司陽泉供電公司）