淺談電子信息化管理模式在檔案管理中的作用

郝艷麗

摘要：和以往的檔案管理工作相比較而言，電子信息化管理模式的優點突出，能夠高效管理信息化電子文件。但是，這種類型的電子文件缺少了紙質文件的直接閱讀性，需要應用新型計算機技術讀取文件內容，從而能有效提升傳遞以及處理的進程，同時，還不會受其他因素干擾，為人員儲存、處理以及使用信息提供很大的方便。鑒于此，本文就電子信息化管理模式在檔案管理中的作用展開探討，以期為相關工作起到參考作用。

關鍵詞：電子信息化管理模式；檔案管理；信息技術

引言

檔案是政府單位和企業在發展中的重要參考，受傳統檔案管理類型的限制，檔案管理在效率和內容上難以滿足時代的需求，為了更好地發展檔案管理，電子信息化下的檔案管理模式是必不可少的；為了更好地實現檔案的保存和利用，就必須對現有的檔案進行電子信息化，彌補其不足，由此促進檔案管理質量的提升，更好地服務于社會需求。

1.檔案管理電子信息化的必然性

電子信息化模式下的技術發展改變了傳統的檔案管理模式，互聯網時代有大量的辦公軟件被開發出來，被人們用于工作生活中。利用軟件進行工作方便快捷，準確性高，利于查找也利于記錄。電子信息化幾乎改變了大部分的傳統管理方式。新的電子信息化的管理模式已經成為新時代信息管理的主要模式。隨著企業的不斷發展壯大，所監理的工程項目數量逐日增加，應存儲的工程檔案資料也越來越多。相比較于傳統的檔案管理模式，電子信息化管理模式，信息集中而且開放性強，既方便了管理人員記錄和修改，也方便其他人員查閱；而傳統檔案管理模式信息分散且封閉，而且對檔案室的空間要求也較大，雖然在一定時期發揮了重要的作用，但在互聯網時代難以滿足社會和企業發展的需要，只有運用高效率和高質量的電子信息化的檔案管理模式，才可以滿足新的時代需求。

2.電子信息化管理模式在檔案管理過程中的作用

2.1有利于構建規范化的流程體系

與傳統檔案管理模式相比，電子信息化管理模式能夠解決以往模式存在的問題，在實現資源共享的基礎上構建規范化的流程體系。目前，使用電子信息技術有利于使檔案管理轉換成自動化管理方式，并不受人為因素干預，只需要在前期階段提前設置相關程序，計算機技術便可以根據實際運行情況儲存和管理信息，確保信息的完整性。

2.2提升檔案管理工作的即時性

基于傳統單一的檔案管理模式，檔案管理人員需要花費較多時間和精力分析檔案數據，并將其整合在一起，加以整理和儲存。該環節的工作量大，再加上檔案管理工作對于人員有極強的依賴性，人為因素經常對檔案管理工作的效率以及質量產生不良的影響。但是，應用電子信息化檔案管理模式，則能有效提升檔案管理的即時性，使相關數據資料具備價值性。

2.3提升檔案管理工作的準確性

無論是在企業還是事業單位的運行期間，檔案管理工作都是不可缺少的一個環節，做好該項工作是很有必要的。在現有的學校檔案中，包含了諸多內容，比如學校員工的信息檔案、學校后期的發展信息等，對于檔案管理工作提出了越來越高的要求，因此，學校必須確保檔案管理工作的完善性和安全性。電子信息技術主要以計算機網絡、電腦為信息管理載體，應用電子機械化的方式，無論是準確性還是保密性，均比人工操作方式要安全，可以為人員查找和儲存信息提供很大的方便，從而能在一定程度上提升檔案管理的效率和質量。

2.4提升檔案管理工作的運行效率

電子信息化管理模式的主要檔案管理工具是計算機設備，這也說明在管理檔案和儲存信息的過程中，只需應用計算機或者硬盤等設備，便可以儲存相關信息并加以應用。從實際運行情況來看，該種類型的儲存方式有重要的作用，不僅能減少紙質儲存占據的空間，使信息儲存更加環保，還能簡化相關人員的操作手續，只需要簡單操作計算機，就可以查詢相關數據，從而能最大限度地節省人力、物力，推動檔案管理工作實現可持續發展。

2.5簡化了管理流程，加大了信息存儲能力

檔案管理工作是一項非常復雜的工作，涉及許多方面，傳統的檔案管理工作是通過大量的檔案管理人員經過反復整理和查閱在復雜多樣的檔案庫里找尋需要的檔案，這樣的工作方式效率低下、誤差多、時效性差，也浪費了大量時間。在檔案進行存儲的時候，也會因為傳統檔案管理系統的復制性而難以錄入，并且還有信息錄入量太少，大量的信息難以錄入的問題。而新的電子信息化的檔案管理系統，可以高效精準地查閱和錄入資料。并且因為電子信息化的檔案管理系統讀寫方便，即使是大容量的信息也可以輕松錄入資料庫，納入檔案管理的系統當中。

3.電子信息化檔案管理優化措施

3.1提高電子化檔案管理的真實性和有效性

目前隨著社會經濟的發展和科學技術的普及，越來越多的人能夠熟練掌握甚至精通計算機信息技術，給企業檔案電子化管理帶來了一定的安全隱患。不法分子可以利用計算機技術侵入企業的網絡系統，篡改企業的檔案信息，嚴重影響到企業檔案的真實性和有效性。如何保證企業電子檔案的真實性和有效性是企業檔案電子化管理中的重要問題，也是企業檔案電子化管理中的難點問題，要做好這方面工作，首先需要企業加強對企業檔案電子化管理的信息技術支持，以技術性策略來加強對電子檔案的管理，建構完善的電子化檔案管理機制。其次，還要求政府能夠出臺相關的政策，加強對計算機的保護，約束網絡不法分子的行為。最后，要求企業能夠實行雙軌制檔案管理，即企業在實現電子化檔案管理的同時，也不能放松對紙質檔案的管理。這樣可以保證企業電子檔案被篡改或者流失后能夠及時采取有效措施來進行彌補，保證電子檔案文件的真實性和有效性。

3.2加大對企業電子化檔案管理的投入

加大技術投入。企業檔案電子化管理是以信息技術為支撐的，要保證企業檔案電子化管理的工作質量和效率，防止企業電子檔案受到網絡不法分子的侵襲，目前企業電子檔案管理，檔案光盤需要每5年換刻一次，錄音帶需要定期倒帶，袋子備份需異地保存。在掃描過程中，工作人員應具備一定的規范性和專業性，所以需要對檔案人員進行日常專業知識培訓，規范操作實練。電子化檔案管理需要科技投入，通過不斷引進先進的科學技術來保證檔案管理的工作質量。例如，企業需要引進國際上先進的防火墻技術和保密技術，加強對企業電子檔案的安全保護。企業還需要適時更新檔案管理的硬件和軟件，防止因為技術設備過于落后給不法分子以可乘之機。加大人才投入，企業檔案電子化管理必須要求企業加強對電子檔案管理的人才隊伍建設，培養更多的專業技術人才。

3.3加強電子化檔案信息的安全保密工作

應用計算機管理電子檔案必須有足夠強的安全保密措施。第一，電子檔案應同傳統紙質檔案一樣設置不同的密級，并按密級的不同，分別存儲到不同的數據庫。第二，要建立不同級別的網絡分段，對特定網絡的服務采取訪問控制手段，通常把內部用戶設置在受限網段，內外分離以減少被外部攻擊的機率。第三，對有密級的信息內容要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期的更換。第四，要不斷完善管理制度，實行專機專用，專人管理，確保涉密計算機的唯一性。

結語

社會經濟的不斷發展以及科學技術的進步，為開展檔案管理工作提供了良好的外部條件，而應用電子信息化管理模式是發展的必然趨勢。現階段，檔案管理人員必須緊跟時代發展的步伐，提升自身工作能力，在健全電子信息化管理制度的基礎上實現檔案管理信息化。

參考文獻

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