論新形勢下科研檔案收集工作的現狀與策略

蓋建新

摘要：科研檔案是各類科研活動的真實記錄，是促進科技創新、提高科研實力、實現跨越發展的重要支撐，也是科研誠信和科研行為規范的重要憑證。然而，科研檔案收集工作一直是各單位檔案工作面臨的難題。在當今大數據時代的影響下，科研檔案尤其是科研電子數據的收集更是難上加難。

關鍵詞：科研檔案收集；工作流程；電子數據；收集策略

科研檔案收集難是檔案工作中老生常談的問題，在當今大數據時代，科研電子數據收集更是難上加難。為做好新形勢下科研檔案收集工作，通過國內外調研，我單位提出了適應新形勢和實際工作要求的科研檔案收集策略，大大提升了科研檔案歸檔率。

一、科研檔案收集工作存在的問題

1.科研檔案收集工作始終滯后。科研檔案收集主要依賴于科研人員對科研文件歸檔工作的認知程度及責任心，但多數科研人員因忙于科研而對文件歸檔工作缺乏必要的認識，甚至認為自己的科研成果應該由自己留存。同時，科研管理部門沒有將科研檔案的建檔要求納入科研管理工作要求和科研管理工作流程，致使檔案人員始終游離于科研工作流程之外。基本現狀就是：“科研人員何時歸，檔案人員何時收”、“科研人員歸什么，檔案人員收什么”。

2.科學技術研究過程數據缺乏。科學技術研究過程數據是科研檔案管理的一個重要組成部分，只有將科研活動全過程的數據歸檔，才能系統、客觀、完整地記載和保存科研過程和科研成果，體現我國科技史的發展。通過對中科院相關研究所科研檔案工作調研發現，科研過程數據缺乏是科研檔案收集存在的普遍問題。如中科院某研究所一個研究經費為五千萬的項目，其最后歸檔的文件只有七件，包括立項文件、結題報告等，沒有反應研究過程的文件，原始實驗數據更是沒有。

3.科學技術研究電子文件不完整。在信息化快速發展的時代，各行各業、各個領域都發生了重大的變化，科研檔案形式的變化更是這些變化的直接體現。科研檔案管理的對象從傳統的紙質文件、圖紙所承載的模擬信息逐步轉換成數字信息[1]。然而，目前科研檔案收集的電子文件仍以電子文檔為主，如Word、PDF、PPT等格式，缺乏相應的元數據信息，無法保證歸檔文件的真實性。從電子文件運動過程來看，只有將電子文件背景信息完整收集才是一份真正的電子文件。另外，那些需要專門設備讀取的科研數據更是沒有歸檔。

二、如何做好新形勢下的科研檔案收集工作

1.轉變思路，由整體式收集轉變為分布式收集。當今“大數據時代”科研電子數據多種多樣，傳統的檔案室管理不能滿足這些電子數據的管理需求，可根據實際情況，借鑒澳大利亞國家檔案館的分布式保管法。（1）最好由形成部門保管電子數據。澳大利亞國家檔案館管理電子數據的總策略就是：由聯邦機構產生的大多數電子數據是不應當集中在國家檔案館保存的，而應將其保存在產生這些數據的聯邦機構內。他們將這種管理方法稱為“電子數據的分布式保管（Distributed Custody）”[2]。他們認為，這種分布式保管有利于電子數據的長期可存取性，有利于維護電子數據的可靠性與真實性。尤其是那些需要專門設備讀取的或需要經常使用的電子數據，可不移交檔案室，但檔案室需要對這些電子數據實行進行登記，并加以控制。（2）檔案室到一定期限后再收集電子數據。為了更好地保障電子數據的長期保存與存取，需明確何時將應歸檔的電子數據移交檔案室及相關責任。如《澳大利亞檔案法》第27條規定：已經由形成部門保存了25年或形成部門不再對數據有直接使用要求的數據應移交檔案館，按檔案館制定的方案處理[2]。另外，如果檔案室接收的是某電子數據的原載體，那么檔案室應承擔保護該電子數據具有長期可存取性的責任。如果檔案室僅僅是拷貝了形成部門的電子數據，而尚未接收該電子數據原載體，那么應該由形成部門負責保護該電子數據的長期存取問題。

2.規范流程，將檔案工作納入科研活動和管理工作。科研檔案收集工作不能游離于科研活動之外，應該是科研工作的一個節點。只有實現科研檔案工作與科研活動和管理工作的同規劃、同部署、同落實，才能做到檔案收集工作的全面覆蓋，解決科研檔案收集工作的滯后問題，更是做好科研電子數據收集的保障。（1）納入項目開題、結題工作。在項目開題前，檔案室需對其檔案預立卷情況進行檢查，提出檔案建檔要求，明確可形成的檔案形式，制定分類表，發放檔案盒，并簽字確認后，科研管理部門方可同意該項目開題。在項目結題驗收前，檔案室需對項目檔案進行檢查，確認檔案的內容和形式的完整性、真實性符合要求，并簽字確認，項目管理部門才能同意其開展結題驗收。（2）納入單位年度崗位晉升工作。將科研檔案收集工作納入崗位晉升工作可進一步保障科研檔案的完整。檔案室對崗位晉升申請人員提交的材料進行審核，確保其主持的結題項目已按要求完成歸檔，并簽字確認后，單位人事部門才能同意該申請人參加當年崗位聘任申請工作。當然，將科研檔案工作納入科研活動和管理工作流程不是一件容易的事情，需要“自上而下”開展工作才能實現這一目標，這本身就是一個單位管理工作的要求，需要檔案人員、檔案主管領導依據國家相關政策共同推進。（3）推陳出新，重建科研檔案管理規范[3]。在大數據時代的發展下，科研項目的類型逐漸增多，科研檔案的數量逐漸增多，新的科研檔案形式也不斷出現，必須結合實際，不斷重建科研檔案管理規范。一方面，針對不同的科研項目類型形成不同的歸檔范圍和收集要求，使科研人員在開展科研數據的收集時“有標可依”。另一方面，針對新的科研數據形式制定相應的收集工作的具體要求，包括載體形式、收集內容、保管條件等，使科研人員在開展新形式科研數據的收集時“有章可循”。（4）明確目標，保障重點科研項目工作順利開展。目前，我國各行各業對檔案工作重要性的認識日益提升，最明顯的表現就是在很多項目管理制度中明確提出“在項目開展結題驗收前必須開展項目檔案驗收，否則項目不能開展竣工驗收”，如軍工固定資產、基本建設項目、大科學工程、戰略先導、重大專項、修購項目等。檔案部門必須明確目標，確保這些重點項目檔案順利通過驗收，保障項目順利完成竣工。在不斷提升檔案工作重要性認識的基礎上推進科研檔案收集工作，形成良性循環。

總之，雖然科研檔案收集工作是檔案工作的難題，但只要明確目標，規范流程，提出適應新形勢下的新的工作要求和工作策略，做好科研檔案收集工作就指日可待，應對大數據時代出現的科研檔案收集問題也能游刃有余。

參考文獻：

[1]蔣永芳.淺談“大數據時代”科研檔案收集歸檔管理[J].辦公室業務，2018（3）：93-94.

[2]談清輝.大數據時代國有企業科研檔案收集整理工作新模式探究[J].機電兵船檔案，2015（5）：54-57.

（作者單位：滕州市建筑設計院）