計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用

申晨 杜書(shū)濤

摘要：目前計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了各類(lèi)單位辦公向著全面自動(dòng)化的方向發(fā)展，其在極大程度上提升了辦公效率及辦公質(zhì)量，可以說(shuō)計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用對(duì)以往的辦公模式進(jìn)行了突破性的改革及創(chuàng)新，提升了其整體的管理水平。為此本文結(jié)合了計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)特征來(lái)對(duì)其進(jìn)行深入分析，以此作為基礎(chǔ)對(duì)其應(yīng)用進(jìn)行了研究。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī);辦公自動(dòng)化;辦公室

對(duì)于現(xiàn)代辦公需求不斷提升和發(fā)展來(lái)說(shuō)，計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的應(yīng)用已經(jīng)成為了重要的發(fā)展趨勢(shì)。通過(guò)構(gòu)建信息化的辦公環(huán)境，可以更加高效、快捷、準(zhǔn)確、低成本地完成各類(lèi)問(wèn)題的處理，同時(shí)也保障了信息的安全性和可靠性。對(duì)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展來(lái)說(shuō)，計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用，也大幅度降低了內(nèi)部的經(jīng)營(yíng)管理成本，保證了辦公效率。

一、計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化應(yīng)用的特點(diǎn)及功能

1計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化應(yīng)用的特點(diǎn)

計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化主要是指在業(yè)務(wù)辦公中通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用來(lái)使其與人組成一種新形式的信息處理系統(tǒng)，將部分辦公內(nèi)容交由現(xiàn)代化設(shè)備來(lái)進(jìn)行處理，以此來(lái)提升辦公活動(dòng)的現(xiàn)代化水平。

2計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化應(yīng)用的功能

在計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化應(yīng)用中可以根據(jù)其系統(tǒng)的應(yīng)用特點(diǎn)來(lái)將其功能定位為不同的層析，以其系統(tǒng)的功能特點(diǎn)來(lái)看，一般分為三個(gè)部分，分別為事務(wù)級(jí)OA系統(tǒng)、信息管理級(jí)OA系統(tǒng)和決策支持級(jí)OA系統(tǒng)。這三個(gè)系統(tǒng)自實(shí)際的應(yīng)用中可以通過(guò)計(jì)算機(jī)技來(lái)對(duì)其各個(gè)模塊之間進(jìn)行聯(lián)系，通過(guò)系統(tǒng)的調(diào)用及控制來(lái)使其構(gòu)成一體化的OA系統(tǒng)。事務(wù)級(jí)OA系統(tǒng)，是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的最低功能層次，也是整個(gè)系統(tǒng)的基礎(chǔ)，其功能僅限于在單機(jī)或小型局域網(wǎng)上的文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫(kù)等輔助工具的應(yīng)用。信息管理級(jí)OA系統(tǒng)，是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的第二個(gè)層次，信息重要性的提高使辦公系統(tǒng)在對(duì)信息的處理方面進(jìn)行功能升級(jí)，將事務(wù)級(jí)辦公系統(tǒng)與綜合信息緊密結(jié)合起來(lái)形成信息管理級(jí)辦公系統(tǒng)。決策支持級(jí)OA系統(tǒng)，是辦公系統(tǒng)的第三個(gè)層次，它是由綜合數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)所提供的信息，針對(duì)所需要做出決策的課題，構(gòu)造或選用決策數(shù)字模型，結(jié)合有關(guān)內(nèi)部和外部的條件，由計(jì)算機(jī)執(zhí)行決策程序，作出相應(yīng)的決策。

二、計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)的分析

作為當(dāng)前新的辦公方式，計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用逐漸受到了更多的認(rèn)可和關(guān)注。計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用，通過(guò)構(gòu)建一套以計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的現(xiàn)代化辦公體系，實(shí)現(xiàn)了對(duì)各類(lèi)信息的存儲(chǔ)、傳輸、操作等多方面的需求。在當(dāng)前技術(shù)不斷發(fā)展的過(guò)程中，計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)在應(yīng)用上展現(xiàn)了更多的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)伴隨著更多新技術(shù)的發(fā)展和完善，也實(shí)現(xiàn)了更多的功能。通過(guò)計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用，讓辦公活動(dòng)的開(kāi)展更加明朗、清晰、簡(jiǎn)潔和效率，同時(shí)對(duì)傳統(tǒng)的辦公體系和模式進(jìn)行了優(yōu)化和調(diào)整。

三、計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的實(shí)際應(yīng)用

1保障文件的安全性應(yīng)用

傳統(tǒng)的信息保存都是通過(guò)紙質(zhì)檔案的形式進(jìn)行，容易受到環(huán)境的影響而造成損壞，使文件丟失。而計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化更好的提高了文件保存的安全性，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)的技術(shù)，可以建立一個(gè)保存信息的平臺(tái)，將信息進(jìn)行完整的保存，不易受到外在壞境因素的影響。雖然計(jì)算機(jī)的使用存在一定的危險(xiǎn)，但是辦公自動(dòng)化也有一定的防范措施，首先，使用防火墻，將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行分隔，在辦公內(nèi)部建設(shè)安全的共享平臺(tái)，防止信息受到破壞;其次，防毒軟件可以將計(jì)算機(jī)內(nèi)部的病毒有效的進(jìn)行處理，在辦公室的計(jì)算機(jī)服務(wù)器上裝上防毒系統(tǒng)，保證所有計(jì)算機(jī)的安全;最后，建立虛擬網(wǎng)絡(luò)，在進(jìn)行程序使用時(shí)，先在虛擬環(huán)境中進(jìn)行測(cè)試，在安全的前提下再進(jìn)行正常使用。計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的安全性是有一定的保障的，可以解決傳統(tǒng)的信息保存問(wèn)題，也會(huì)對(duì)計(jì)算機(jī)可能存在的威脅進(jìn)行有效的防范，提高了文件保存的安全性。

2信息發(fā)布平臺(tái)的建立

現(xiàn)今，更多的企業(yè)使用辦公自動(dòng)化技術(shù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)，建立統(tǒng)一的信息發(fā)布平臺(tái)，可以更好的實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部人員的交流，也可以幫助企業(yè)進(jìn)行更好的資源共享，很好的節(jié)約了實(shí)際的時(shí)間和共享中容易出現(xiàn)的錯(cuò)誤。辦公的智能化和無(wú)紙化，避免了大量的紙質(zhì)印刷，不但節(jié)約成本，保護(hù)環(huán)境，而且可以減少辦公室空間的占用。同時(shí)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以及時(shí)的發(fā)布一定的信息，讓工作人員及時(shí)的了解工作任務(wù)和工作中的問(wèn)題，極大的降低了傳達(dá)信息的時(shí)間，減少了工作流程和個(gè)人的工作量，讓辦公的信息能夠有效的被總結(jié)、記錄，企業(yè)的實(shí)際工作效率也會(huì)有所增加。

3信息檢索的應(yīng)用

傳統(tǒng)的信息檢索都是靠人力進(jìn)行，查閱大量的信息檔案從而找出需要的信息，或者翻閱大量的書(shū)籍找出解決問(wèn)題的方法。而計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)的使用，大大減少了信息檢索的時(shí)間，增加了信息檢索的效率。而且，現(xiàn)在的信息比較發(fā)達(dá)，更新速度也比較快，必須及時(shí)的掌握最新的信息才能更好的適應(yīng)社會(huì)，也能做出更準(zhǔn)確的決策。計(jì)算機(jī)自動(dòng)化也很好的解決了距離過(guò)遠(yuǎn)而無(wú)法得到有效信息的難題，可以隨時(shí)隨地的獲取任何可以公布的信息。企業(yè)可以設(shè)立內(nèi)部的信息庫(kù)，包括所有類(lèi)型的信息，當(dāng)員工需要查閱信息時(shí)，可以輕松的找到自己需要的資料，解決自己面臨的問(wèn)題。目前。被眾人熟知的搜索引擎都是通過(guò)辦公自動(dòng)化技術(shù)，建立起一個(gè)超大的數(shù)據(jù)庫(kù)，可以快速、準(zhǔn)確的找到自己所需要的信息，都體現(xiàn)了信息檢索的實(shí)際應(yīng)用。

四、在計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化應(yīng)用中存在的問(wèn)題分析

1計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化中操作系統(tǒng)的問(wèn)題

目前在計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化中其所采用的操作系統(tǒng)多數(shù)為Windows，雖然此操作系統(tǒng)不斷的進(jìn)行升級(jí)及完善，但是在實(shí)際中其仍然存有許多的漏洞。Windows屬于商業(yè)軟件，其所提供的服務(wù)有一定的限制，尤其是在安全技術(shù)方面是不對(duì)用戶(hù)開(kāi)放的，因此在計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化中其主要是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)協(xié)議來(lái)采用此操作系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)工作，而此種情況也使得用戶(hù)在進(jìn)行操作的過(guò)程中其計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可能會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)攻擊，安全性無(wú)法得到良好的保障。

2計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化中應(yīng)用軟件的問(wèn)題

在進(jìn)行自動(dòng)化辦公時(shí)必須要有相應(yīng)的應(yīng)用軟件作為支持，這樣才能使其自動(dòng)化效果得以實(shí)現(xiàn)。在計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化中其所采用的應(yīng)用軟件無(wú)法確保其絕對(duì)的安全，其在設(shè)計(jì)的過(guò)程中可能存在安全漏洞問(wèn)題，而這也為計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化應(yīng)用帶來(lái)了一定的不穩(wěn)定因素，使其安全性、可靠性無(wú)法得到絕對(duì)的保障。

五、提升計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化應(yīng)用效果的措施

1進(jìn)行操作系統(tǒng)的自主開(kāi)發(fā)

在操作系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)中其對(duì)技術(shù)有著較高要求，因此可以在實(shí)際中依據(jù)實(shí)際條件及需求來(lái)選擇是否進(jìn)行操作系統(tǒng)的自主開(kāi)發(fā)工作。目前Linux所提供的系統(tǒng)開(kāi)放服務(wù)可以根據(jù)自身需求來(lái)在此系統(tǒng)上進(jìn)行自主開(kāi)發(fā)工作，依據(jù)內(nèi)部辦公需求來(lái)定制相應(yīng)的操作系統(tǒng)。自主開(kāi)發(fā)的方式可以保證系統(tǒng)的安全性、可靠性得到提升，使操作系統(tǒng)的各個(gè)程序都可以得到有效的強(qiáng)化改進(jìn)，使其可以為計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的應(yīng)用提供更好的支持。

2對(duì)應(yīng)用軟件進(jìn)行完善

為了提升計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化中應(yīng)用軟件的安全性及使用效率，可以根據(jù)使用要求及方向來(lái)對(duì)應(yīng)用軟件進(jìn)行設(shè)計(jì)及開(kāi)發(fā)。若是在實(shí)際中不具備自主開(kāi)發(fā)辦公應(yīng)用軟件的條件則可以選用一些安全系數(shù)高的程序，并及時(shí)對(duì)其進(jìn)行升級(jí)及修復(fù)，減少應(yīng)用軟件在使用中的漏洞，提升辦公的安全性。

六、結(jié)語(yǔ)

計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化在辦公時(shí)的作用是十分大的，它打破了傳統(tǒng)的辦公方式，可以更加高效的保存信息，更快速的查閱信息，讓辦公的效率也有所增加。但是，企業(yè)要重視辦公自動(dòng)化中存在的問(wèn)題，要增加員工電腦的安全性保障，也要針對(duì)內(nèi)部的信息網(wǎng)絡(luò)制定防范措施，防止內(nèi)部信息的丟失，影響企業(yè)的利益。

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