探析企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作的不足及其應(yīng)對(duì)措施

摘要：會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過程中的一項(xiàng)非常重要組成部分，能夠最真實(shí)的反映出企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)狀況，為國(guó)家做企業(yè)經(jīng)濟(jì)調(diào)查的時(shí)候提供數(shù)據(jù)核查基礎(chǔ)。伴隨著我國(guó)稅務(wù)部門對(duì)于財(cái)務(wù)核查越來(lái)越嚴(yán)格，企業(yè)也越發(fā)認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著非常重要的作用。但在企業(yè)實(shí)際經(jīng)營(yíng)過程中，存在著對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理的人員的綜合能力相對(duì)不夠，企業(yè)相關(guān)管理體系不規(guī)范等問題。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案;應(yīng)對(duì)措施;管理辦法

會(huì)計(jì)檔案能夠真實(shí)的記錄企業(yè)在日常經(jīng)營(yíng)過程中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，能夠在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和決策上發(fā)揮著重要的作用。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)人員對(duì)企業(yè)的會(huì)計(jì)信息真實(shí)的保留，也是企業(yè)在日常經(jīng)營(yíng)過程經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的呈現(xiàn)，因此，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理工作是企業(yè)快速發(fā)展的必經(jīng)之路。

一、會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容

我國(guó)在2016年正式頒布并實(shí)施《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，這是對(duì)企業(yè)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案工作的解釋，會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)在進(jìn)行核算的過程中能夠反映出企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的，往往以文字形式或者是圖表形式存在的資料。會(huì)計(jì)檔案的管理主要體現(xiàn)在對(duì)相關(guān)會(huì)計(jì)內(nèi)容的管理。會(huì)計(jì)檔案的管理內(nèi)容主要分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)告以及其他會(huì)計(jì)資料。

二、會(huì)計(jì)檔案管理在企業(yè)活動(dòng)中的不足之處

2.1會(huì)計(jì)部門整理階段

由于會(huì)計(jì)檔案管理工作對(duì)從業(yè)人員的要求較高，但在實(shí)際工作過程中往往是由財(cái)務(wù)進(jìn)行，但絕大多數(shù)財(cái)務(wù)沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，從而使得檔案管理工作存在著一定的不足。企業(yè)中還存在著企業(yè)會(huì)計(jì)檔案往往是財(cái)務(wù)依照實(shí)際工作進(jìn)行，對(duì)于移交工作往往沒有及時(shí)處理。企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案往往由會(huì)計(jì)部門進(jìn)行負(fù)責(zé)，但是會(huì)計(jì)部門人員對(duì)于檔案管理的內(nèi)容所知較少，往往存在著會(huì)計(jì)檔案裝訂不完整，檔案編號(hào)不唯一等情況。

2.2檔案室保管利用階段

由于企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化是檔案事業(yè)未來(lái)的發(fā)展方向，但當(dāng)前單位檔案工作無(wú)法直接創(chuàng)造價(jià)值，所以企業(yè)往往會(huì)讓其他人員代替，這也是使得企業(yè)檔案無(wú)法快速電子化推行的主要原因。企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案沒有及時(shí)進(jìn)行銷毀，這主要是由于企業(yè)的檔案鑒定工作相對(duì)較困難，一般人員也很少對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行銷毀處理，一旦出現(xiàn)銷毀錯(cuò)誤，將會(huì)給企業(yè)帶來(lái)不必要的麻煩。

三、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作的應(yīng)對(duì)措施

3.1加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案法律制度的細(xì)化與制定

我國(guó)對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的相關(guān)法律條文相對(duì)較少，現(xiàn)行的《會(huì)計(jì)法》和《檔案法》中對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的相關(guān)內(nèi)容沒有明確的約定。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》是目前針對(duì)會(huì)計(jì)檔案而出臺(tái)的法規(guī)，但對(duì)于具體的工作仍存在著一定的不足。所以會(huì)計(jì)檔案管理工作的提升需要加強(qiáng)對(duì)于相關(guān)法律法規(guī)的制定，后續(xù)的法律法規(guī)中需要明確約定會(huì)計(jì)檔案的需要保存的內(nèi)容、檔案需要保存的時(shí)間、對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行歸檔的方法以及歸檔過程中相應(yīng)的要求。

3.2加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，注重檔案人員素質(zhì)培養(yǎng)

企業(yè)中從事會(huì)計(jì)檔案管理工作的相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)能夠直接決定檔案管理的質(zhì)量，在絕大多數(shù)企業(yè)中，往往不具備能夠勝任企業(yè)檔案管理的人員。為此，企業(yè)需要依據(jù)實(shí)際情況在會(huì)計(jì)部門配備一名以上具有相關(guān)專業(yè)素養(yǎng)的人員，不斷的向會(huì)計(jì)人員宣講檔案知識(shí)。與此同時(shí)，企業(yè)的財(cái)務(wù)管理人員需要不斷的學(xué)習(xí)國(guó)家所頒發(fā)的關(guān)于檔案管理的相關(guān)法規(guī)，在實(shí)際的工作中提高自身關(guān)于檔案管理的能力。

3.3定時(shí)移交檔案，注重規(guī)范管理

企業(yè)在一個(gè)會(huì)計(jì)年度結(jié)束以后，應(yīng)當(dāng)對(duì)企業(yè)的會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理。企業(yè)可以選擇留存一年，用于日常業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)核查。在一年以后，應(yīng)當(dāng)將相關(guān)檔案資料進(jìn)行移交歸檔，確保編制完成的檔案資料及時(shí)移交給到檔案管理部門，避免出現(xiàn)大量資料堆積在財(cái)務(wù)部門。相關(guān)人員在整理的時(shí)候，需要根據(jù)檔案管理辦法的要求進(jìn)行整理，在最后移交的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)為檔案制定移交清單，以便后續(xù)相關(guān)人員對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行核查。

3.4加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，培養(yǎng)信息化人才

會(huì)計(jì)檔案的現(xiàn)代化發(fā)展無(wú)法與當(dāng)前快速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)分開，會(huì)計(jì)信息化在不斷的發(fā)展，所以企業(yè)在會(huì)計(jì)檔案信息化的過程中應(yīng)當(dāng)充分注意避免出現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的斷層，需要做好財(cái)務(wù)檔案的連續(xù)性工作。由于會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化對(duì)當(dāng)前會(huì)計(jì)信息化有著非常重要依賴作用，所以企業(yè)在對(duì)相關(guān)軟件選擇的時(shí)候需要將軟件系統(tǒng)的穩(wěn)定性作為首要考慮條件。相關(guān)軟件系統(tǒng)在不斷升級(jí)的過程中，需要切實(shí)注意相關(guān)軟件和硬件的同時(shí)升級(jí)，避免出現(xiàn)電腦軟硬件無(wú)法匹配財(cái)務(wù)相關(guān)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行。會(huì)計(jì)檔案信息化是檔案發(fā)展的未來(lái)趨勢(shì)，所以企業(yè)需要最大程度上培養(yǎng)相關(guān)技術(shù)人才，由于會(huì)計(jì)檔案的特殊性，所以在選擇相關(guān)技術(shù)人員的時(shí)候，需要充分注意選擇熟悉會(huì)計(jì)信息和檔案管理的人員。確保企業(yè)在未來(lái)快速發(fā)展的過程中，有充足數(shù)量的技術(shù)人才為檔案信息化做好相應(yīng)的工作。

3.5重視檔案鑒定，做好檔案銷毀工作

存在于企業(yè)內(nèi)部的會(huì)計(jì)檔案，企業(yè)需要區(qū)分哪些是期滿或者是即將期滿的檔案，并對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行核查工作。會(huì)計(jì)檔案的核查工作應(yīng)該由檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行安排，相關(guān)核查人員應(yīng)當(dāng)由審計(jì)人員、紀(jì)檢等人員組成，對(duì)于企業(yè)內(nèi)部相關(guān)會(huì)計(jì)檔案，如果有存在的必要性，應(yīng)當(dāng)充分做好保管工作，并重新規(guī)定保管期限。對(duì)于可以銷毀的檔案，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行銷毀。在國(guó)家出臺(tái)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中，對(duì)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程中的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)告等相關(guān)內(nèi)容也規(guī)定了需要保管的期限，在達(dá)到相關(guān)的時(shí)間規(guī)定以后，企業(yè)可以自行開展檔案銷毀工作。但是對(duì)于沒有達(dá)到銷毀期限要求的相關(guān)檔案或者是達(dá)到銷毀期限但是相關(guān)賬務(wù)仍然沒有結(jié)清的相關(guān)會(huì)計(jì)憑證，以及涉及到企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程中仍然需要用到的會(huì)計(jì)憑證，企業(yè)不得進(jìn)行銷毀，避免后續(xù)需要相關(guān)資料的時(shí)候無(wú)法提供原始憑證，從而產(chǎn)生不必要的麻煩。

四、結(jié)語(yǔ)

財(cái)務(wù)部門加強(qiáng)對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的管理工作對(duì)企業(yè)的快速發(fā)展有著非常重要的作用，能夠影響到企業(yè)在未來(lái)一段時(shí)間對(duì)市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)的判斷。為此，企業(yè)需要在日常經(jīng)營(yíng)過程中，充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)存在的不足之處，在過往的失敗中總結(jié)相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)我國(guó)企業(yè)檔案管理工作的快速發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：王守霞，出生年月：1965.12，性別：女，民族：漢，當(dāng)前職務(wù)：會(huì)計(jì)，當(dāng)前職稱：經(jīng)濟(jì)師，學(xué)歷：本科.