關(guān)于醫(yī)院檔案改革管理方法的思考

徐夢楠

摘 ?要：醫(yī)院檔案種類繁雜，多種檔案均具有同樣的重要程度，無論是醫(yī)療檔案還是職工的人事檔案都存在管理不善的問題，檔案管理者應當總結(jié)現(xiàn)有的檔案管理工作中的不足之處，組織檔案管理改革活動，從管理方法、管理工作制度以及檔案管理工作理念等多個工作角度來完成管控醫(yī)院檔案的改革工作。本文探討適合被應用到醫(yī)院之中的檔案管理手段，幫助改進醫(yī)院檔案管控活動。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案;改革工作;管理方法來管理手段

管理醫(yī)院檔案時，應當結(jié)合具體的檔案材料的內(nèi)容，探尋標準化的管理手段，科學的檔案管理工作理念對于醫(yī)院檔案管理活動也是極為關(guān)鍵的，需要管理的醫(yī)院檔案的內(nèi)容廣泛，包括財務信息、醫(yī)療研究成果、職工檔案等。鑒于檔案材料內(nèi)容的特征，原來的單一型的醫(yī)院檔案管理模式不能繼續(xù)支持管理工作，需要經(jīng)過建設工作，來形成新型醫(yī)院檔案管理體系，更加科學高效地使用與管理重要的醫(yī)院檔案，現(xiàn)分析改革醫(yī)院檔案管理機制的相關(guān)工作方法。

1 醫(yī)院檔案管理工作中的不足之處

1.1 管理工作人員的問題

醫(yī)院選用的管理檔案的工作人員都是具有一定管理檔案經(jīng)驗的優(yōu)秀人才，盡管其能夠熟練管理檔案材料，但是醫(yī)院之中的一些檔案具有比較特殊的性質(zhì)，如醫(yī)療檔案，其內(nèi)容涉及到一些醫(yī)學相關(guān)的知識，同時在展開信息化的檔案建設工作時，原來的檔案管理平臺被轉(zhuǎn)變，檔案管理者不能應對這種工作方面的變動，不能熟練地操作信息技術(shù)，導致醫(yī)院檔案銜接工作存在問題;另外一些醫(yī)院的檔案管理者是從其他崗位被轉(zhuǎn)調(diào)的，對于檔案管理工作的熟悉度不足，不能以合理的方式來有效處理醫(yī)院檔案。

隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)及辦公室自動化的發(fā)展，醫(yī)院的管理手段也不斷進步，傳統(tǒng)的檔案信息管理已明顯跟不上現(xiàn)代化的管理要求。從目前情況看，運用計算機管理軟件及網(wǎng)絡技術(shù)管理管理檔案還沒有相對成熟、完善，往往會影響到檔案的收集、利用和開發(fā)。醫(yī)院由于醫(yī)療用房緊張，檔案庫房不符合檔案保管的標準，達不到檔案管理九防要求。檔案庫房面積小，不符合檔案保管條件，達不到檔案管理辦公、閱覽、庫房三分開要求。

1.2 管理工作意識問題

醫(yī)院檔案管理工作的過程比較復雜，檔案部門首先要聯(lián)系各個科室與其他工作部門，獲取必要的檔案信息，而后將信息添入到檔案數(shù)據(jù)庫中，參考檔案使用需求，來形成檔案資料，而后產(chǎn)生檔案應用需求時，可隨時搜索檔案信息，以便其他人員應用。以醫(yī)療檔案為例，其主要內(nèi)容主要為患者的治療過程，在日后的臨床醫(yī)學研究、醫(yī)學評測以及其他醫(yī)院活動中均能夠發(fā)揮出相應的作用，但是醫(yī)院檔案管理活動始終存在被動化的特點，無論是其他職工還是檔案管理人員本身都沒有認識到醫(yī)院檔案具有的真實價值，隨意處理檔案材料，在搜集檔案時，不少檔案信息都存有殘缺不全的情況，意識態(tài)度層面的問題直接影響了實際的管理行為，領導層并不會將足夠的資金提供給檔案管理工作部門，在資金不足的不良條件之下，新型管理醫(yī)院檔案的平臺建設工作也會受到阻礙，投入到平臺之中的建設資源也相對短缺，長此以往，醫(yī)院檔案管理活動也逐漸喪失了合理性。

1.3 管理制度問題

檔案管理這種具有系統(tǒng)化方面要求的工作，需要工作人員嚴謹認真地對待，但是部分管理者缺少自我約束的能力，醫(yī)院就需要借由工作制度來達到人員管理部門，但是無論是用于管理檔案人員的制度，還是檔案管理制度均存有不合理之處，主要是因為新時期形成了很多新的特點，原來可使用的制度也因此而產(chǎn)生了不適用的情況，除了需要結(jié)合醫(yī)院檔案的基本內(nèi)容來改進管理制度之外，還要結(jié)合信息化的醫(yī)院檔案管控平臺的應用需要，來形成新的檔案資料。將制度在日常的檔案管理中的作用以更加直觀而又有效的方式發(fā)揮。

2 醫(yī)院檔案改革工作的相關(guān)工作建議

2.1 調(diào)整醫(yī)院檔案管理工作制度

醫(yī)院應當結(jié)合自身發(fā)展情況和醫(yī)院發(fā)展目標，建立科學可行的醫(yī)院檔案管理制度以及統(tǒng)一的工作標準，使醫(yī)院檔案管理工作有章可循、規(guī)范開展。除了醫(yī)療檔案以外，還應當建立人力資源檔案、財務信息檔案以及科研成果檔案，不斷建立、健全和完善醫(yī)院檔案的各個方面。在檔案管理的信息搜集、分類、處理、應用等各個環(huán)節(jié)，確保醫(yī)院各部門能夠在統(tǒng)一的規(guī)范標準下，同步開展檔案管理工作，實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的精準管理。通過加強醫(yī)院各部門之間的信息溝通和交流，利用信息化技術(shù)手段，共同建立醫(yī)院信息電子檔案，以更好地開發(fā)利用醫(yī)院檔案信息，使醫(yī)院檔案分類更加明確、信息查詢更加方便，從而充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的指導和借鑒作用。

2.2轉(zhuǎn)變醫(yī)院檔案管理理念

醫(yī)院應當加強對檔案的管理，認識到檔案管理工作的重要作用，醫(yī)院檔案管理并不僅僅局限于對醫(yī)院工作開展的記錄和接受上級部門的定期檢查。醫(yī)院檔案管理工作，應當順應信息時代的發(fā)展趨勢，以加強醫(yī)院運營質(zhì)量為目標，把檔案管理工作結(jié)合到醫(yī)院發(fā)展建設體系中，將醫(yī)院檔案管理工作作為醫(yī)院運行與發(fā)展的重要組成部分。除了加大對醫(yī)院檔案管理的關(guān)注力度外，醫(yī)院還應當不斷加大在檔案管理方面的資金投入力度，引進高效的電子檔案管理設備，健全相關(guān)基礎設施，完善檔案管理制度，通過宣傳與培訓的方式，在全院范圍內(nèi)宣傳醫(yī)院檔案管理的重要性，進而加強職工的醫(yī)院檔案管理意識，推動醫(yī)院檔案管理工作的快速發(fā)展。

2.3 培養(yǎng)能夠管理醫(yī)院檔案的工作人員

基于檔案管理工作的專業(yè)化要求，醫(yī)院必須要在日常的管理工作中充分豐富人員培養(yǎng)活動，在培養(yǎng)環(huán)節(jié)增加更多的內(nèi)容，使管理人員均能夠在接觸檔案管理工作之后，迅速適應這一項工作，能夠積極地應對檔案管理環(huán)節(jié)中的各種挑戰(zhàn)，做好基礎性的醫(yī)院檔案處理任務。

人才素質(zhì)是決定工作質(zhì)量和工作效果的重要因素。信息技術(shù)具有較強的專業(yè)性，檔案管理工作具有明確的系統(tǒng)性，因此，信息時代下的醫(yī)院檔案管理工作對從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。這就需要醫(yī)院建立專職的檔案管理部門，選用兼具信息技術(shù)和檔案管理技能的復合型人才，組建高素質(zhì)信息化檔案管理？F隊。同時，要明確醫(yī)院各部門在檔案管理方面的工作職責，將檔案管理的具體任務劃分到每個部門、每個人員，這樣才能確保檔案管理工作出現(xiàn)問題后，能夠具體到責任人員，準確查明引發(fā)問題的原因，及時制定應對措施。通過明確工作任務和責任，能夠增強檔案信息管理人員的使命感，激發(fā)檔案管理人員的主觀能動性，從而促進醫(yī)院檔案管理工作效率持續(xù)提高。

3 結(jié)束語

醫(yī)院檔案管理工作會受到醫(yī)院整體運行環(huán)境的影響，當醫(yī)院出現(xiàn)規(guī)模擴大的情況之后，醫(yī)院檔案管理體系也產(chǎn)生變化，主要是因為檔案管理的工作條件被改變，更多的信息化元素被融入到管理檔案的系統(tǒng)中，因此在檔案管理改革環(huán)節(jié)中，除了應當注意到一些基本變動之外，還應當利用信息化技術(shù)手段，來形成便捷高效的醫(yī)院檔案專用管理模式，醫(yī)院檔案管理工作還需結(jié)合動態(tài)化的管理環(huán)境，必須被改變，以此達到維持醫(yī)院正常運轉(zhuǎn)的工作目標。

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