檔案管理在殯儀館骨灰寄存方面的應用分析

劉盛禎

摘 ?要：隨著社會的發展和進步，國民經濟的不斷增長，使得人們的生活水平得到提高，因此人們對喪葬的處理也越發關注并提出了更多更高的要求。經濟全球化進程的不斷加劇，以及市場經濟下，使得市場競爭日益激烈，為我國殯葬企業的發展帶來了巨大的挑戰和新的契機。提供更優質的服務有利于提高企業的競爭力，從而在市場中占據有利地位。但是當前階段我國殯葬行業的整體服務水平低于國際標準，并在一段時期內停滯不前。主要是因為工作人員的綜合素質、相關的設施和服務理念等導致的。殯儀館中檔案管理是尤為重要的工作內容，隨著喪葬制度的改革，遺體火化和骨灰寄存等也劃入了檔案管理的工作范疇，進行合理的檔案管理，有利于提高企業管理和運營的水平，并有利于為客戶提供更優質的服務。

關鍵詞：骨灰寄存;工作效率;服務水平

隨著社會的發展和進步，我國的各個領域均獲得了發展和進步，然而殯葬行業在一定時期內卻未獲得較大的發展，主要是因為管理中存在諸多問題。殯儀館不同于其他行業，因此不能完全照搬其他企業的管理手段和模式。工作人員的綜合素質、整體的服務水平、檔案管理以及相關設施都是影響殯儀館管理水平的重要因素。因此應結合殯儀館自身的實際情況，制定一系列的手段實現現代化的管理，從而提高企業的服務質量和效率進而提高自身的競爭力。骨灰的寄存一直使人們所關注的重點，以往的骨灰寄存的管理方式，采用人工進行信息查詢等，大大降低了工作效率，客戶常常需要等很長時間。對骨灰寄存環節建立相應的檔案，并對這些檔案進行現代化的管理，應用信息化技術，有利于降低工作難度減少工作量，提高信息檢索、查找的效率，并減少相應的工作人員，避免人員冗雜。

1 檔案管理在骨灰寄存方面的重要性

為提高殯儀館的服務質量和效率，應對殯儀館工作中的各個環節均加強管理，其中一個重要的工作內容便是檔案管理。合理應用現代化的檔案管理手段進行檔案管理有利于提高企業的整體管理水平和服務水平。將遺體火化和骨灰存放化為檔案管理的工作范疇，進行規范化的管理。有利于提高工作效率和質量，并能充分利用現代化信息技術帶來的便利，實現信息的快速搜索和查找等，提高骨灰管理的水平。建立檔案充分記錄遺體運送情況、死亡時間、火化情況和骨灰存放等各個方面的信息，利用計算機進行檔案的管理，切實落實規范化的管理。有利于殯葬服務更廣闊的市場的開拓。在骨灰寄存等方面應用檔案管理的方式進行有效管理，符合時代的發展趨勢，滿足客戶的實際需求，有利于提供更加人性化的服務。提高企業的核心競爭力，從而在競爭激烈的市場中占據有利地位。

2 實施檔案賬冊的管理

殯葬單位在對骨灰寄存進行管理的過程中發現，寄存數量大，但是卻有眾多的一部分面臨無人認領的情況。在過去的骨灰寄存管理中，主要是憑借《寄存證》進行祭掃，這種方式在管理中相當混亂，并且無法為架位編排提供一個有效的依據，當需要進行陳盒查詢或者骨灰保存時，就會造成諸多的不便。因此在骨灰寄存中建立起檔案管理，可以實現規范化的發展。將過去的賬冊以及加架位進行重新核對，并且完善死者的個人信息，如姓名、住址、聯系方式中以及存費年限等問題，這樣就可以便于查找，為管理也提供了便利。另外，加強進行檔案的管理對于喪主而言也更加便捷了。在無主骨灰的處理上，經過詳細的登記后，專門建立了相關的目錄，這樣可以達到相互說明并且互補的關系。

3 運用管理軟件提升工作效率

科學技術的發展和進步，促進了現代化建設，為各個領域的發展和進步提供了技術支持。信息技術具有開放性和共享性等優點，被廣泛應用到各個領域，有利于提高工作質量和工作效率。殯儀館順應時代的發展趨勢，充分應用信息化技術，有效提高了企業的管理水平。檔案作為殯儀館中重要的組成之一，應用信息化進行管理，有利于減少工作量并降低工作難度，節約人力、物力和財力。應用相應的信息化管理軟件其中包含了骨灰寄存時間、地點和寄存期限等內容，有利于實現規范化的管理。軟件應用的初期，通常會因軟件自身功能的不完善和管理人員計算機操作水平有限等多方面因素導致問題頻出。但隨著時間的推移，對管理軟件的功能進行不斷的完善，聘用具有較好計算機操作能力的檔案管理人員，或對既有的具有責任感的管理人員進行計算機業務的培訓，從而提高其計算機操作水平，更好的應用管理軟件對骨灰寄存等檔案進行有效的管理。與以往的人工檔案收集、分類、歸檔和查詢相比，應用管理軟件大大提高了檔案檢索的速度和效率，可根據寄存時間、位置、家屬姓名等多方面信息進行檔案的搜索和調取，從而快速有效的查到檔案，節約了人力資源和時間，大大提高了工作質量和效率。運用管理軟件可以快速找到空閑的寄存位置，從而為客戶提供更加快速的優質服務，避免客戶長時間的等待，提高服務效率。

4 規范檔案管理，促進業務提升

隨著骨灰寄存檔案信息化管理工作的開展，骨灰寄存的業務管理也實現了規范化。例如，制定了月核對制度，每月業務組長將各樓層、寄存室的寄存規范信息打印成冊，發放到基層管理員手中，由管理員負責逐個樓層、寄存室、架位核對在架信息，由于實現了微機化操作，一次核對基本半日即可完成，減少了管理員的工作強度，也從根本上杜絕了寄存的差錯率。尤其是過去喪主家屬擺放錯位、不滿意架位隨意擺放的現象消失了，錯位骨灰得到了及時糾正，避免了喪主的服務投訴;制定了嚴格的憑證祭掃和補辦《寄存證》手續制度，要求喪主提供原登記在冊的聯系人身份證復印件，杜絕了喪主利用制度缺陷辦理多個《寄存證》的現象和骨灰盒惡意丟失的事件發生。

5 提升服務水平，方便喪主祭奠

清明節是我國祭奠故人的傳統節日，每年此時都是喪主祭掃的高峰期，前后長達一個月之久。殯儀館在此期間要接待百萬人之多，直接祭掃親屬就有幾十萬人次，每年要從各部門抽調精干人員投入到清明祭掃接待工作之中。每當清明節到來之前，寄存部的寄存檔案、寄存架位核對工作就成了接待前期準備工作的重中之重，以便為清明節接待工作提供方便。

6 結束語

在骨灰寄存方面應用現代化的檔案管理手段進行管理，有利于提高骨灰寄存相關信息的搜尋查找，可以適時了解館內空余寄存位置的信息。有利于降低工作難度和減少工作量，進而提高工作質量和效率，為客戶提供更優質的服務，從而提高自身的競爭力，促進殯儀館的發展，帶動我國殯葬行業的發展。

參考文獻

[1]張艷芳.淺談檔案管理在殯儀館骨灰寄存方面的應用[J].黑龍江檔案，2012（1）：70-70.

[2]曲穎莉.檔案管理在殯儀館骨灰寄存方面的應用[J].絲路視野，2017（34）：189-189.

[3]徐蘇濱，周黎.殯儀館骨灰寄存檔案信息化管理實踐和認識[J].黑龍江檔案，2008（2）：53.

[4]李冰.關于殯儀館檔案現代化管理工作中相關問題的探討[J].黑龍江史志，2014（22）.