淺談如何化解科技檔案保密與利用的矛盾

程丹丹

摘 ?要：在過去的檔案管理工作中，保密是一項(xiàng)基本要求，但是近年來人們對檔案管理工作有了新的認(rèn)識。同時隨著檔案形式的多樣化與信息技術(shù)的普及應(yīng)用，人們也開始認(rèn)識到檔案利用的作用。科技檔案的保密雖然是為了保護(hù)企業(yè)、單位的利益，但是要加以合適地利用，才能發(fā)揮出檔案本身的價值來，用于科研、教學(xué)等等工作當(dāng)中。本文針對科技檔案的保密利用之間的矛盾進(jìn)行總結(jié)和分析，并且說明了一些處理對策。

關(guān)鍵詞：科技檔案;管理;保密;利用

我國社會發(fā)展水平不斷提高，科學(xué)技術(shù)對社會進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)建設(shè)起到的作用也越來越重要。科研工作中會產(chǎn)生科技檔案，在激烈的市場競爭環(huán)境之下，科技檔案的安全重要性不言而喻，其保護(hù)工作也是科技企業(yè)保持核心競爭力的重要措施。但是科技檔案的保密和利用也就形成了一對鮮明的矛盾，如何將二者的關(guān)系處理好、在保護(hù)本企業(yè)、單位的利益同時也讓科技檔案發(fā)揮出應(yīng)有的作用就顯得非常重要。本文針對這些問題進(jìn)行分析。

1 科技檔案保密和利用中的問題

1.1 保密意識上的不足

科技檔案承載著科學(xué)技術(shù)，也可以反映出某單位和企業(yè)的科學(xué)技術(shù)研發(fā)能力。但是專利性質(zhì)的文件和機(jī)密科技檔案都是我國科技機(jī)密的一種，只能在有批準(zhǔn)手續(xù)時，基于相應(yīng)的借閱制度才能進(jìn)行查閱。但是很多管理人員的保密意識存在一定的不足，甚至不了解保密法的相關(guān)內(nèi)容，片面地認(rèn)為在市場經(jīng)濟(jì)的環(huán)境下并沒有什么秘密可以保守。也有部分從事科技檔案管理的人員并非是專職的檔案管理職務(wù)，在平時也開展科研工作，無暇顧及。也有部分檔案工作人員籠統(tǒng)地認(rèn)為遵守國家相關(guān)法律政策就可以做好檔案保密了，但并沒有認(rèn)識到法規(guī)外泄密情況。

1.2 科技保密部門設(shè)置不完善

科技檔案保密職能缺失問題主要存在于高校當(dāng)中。由于保密技術(shù)工作人員人手不足，所以就會大大影響到保存和保密技術(shù)水平。由于機(jī)構(gòu)部門建設(shè)不完善，很多高校都沒有建立專門的保密部門，該職務(wù)大多是由學(xué)院辦公室主任、教務(wù)秘書來擔(dān)任的。這種情況加劇了這個問題，這項(xiàng)工作無法落到這實(shí)處。

1.3 信息安全漏洞

與信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用一起到來的是信息安全問題，得益于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的推廣，人們的生活和工作也因此變得更加便利。誠然，信息技術(shù)可以大大提高工作效率，但是信息傳輸也可以經(jīng)由更多的渠道來實(shí)現(xiàn)，也可以有更多的方式來泄漏機(jī)密。舉例來說，紅外技術(shù)和無線電技術(shù)都可以應(yīng)用于保密內(nèi)容的竊取上，這也給科技檔案的保護(hù)帶來了更大的困難。我國的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)能力有嚴(yán)重的不足，很多檔案應(yīng)用系統(tǒng)并不具備設(shè)防能力，有一定的危險性;對于所引進(jìn)的檔案信息管理技術(shù)也沒有進(jìn)行有效管理，在應(yīng)用之前也未經(jīng)過技術(shù)改造環(huán)節(jié)。最后，我國自主研發(fā)的保密技術(shù)進(jìn)展情況并不樂觀，所以也在客觀上造成了信息安全的瓶頸。

1.4 法律監(jiān)管不當(dāng)

我國對于科技檔案管理已經(jīng)分布了具體的法令，高校和其他科研部門雖然也在執(zhí)行，并且取得了一定的進(jìn)步，但實(shí)際上在法律監(jiān)管問題上仍然存在一定的不足。舉例來說，不同的學(xué)校無論是在規(guī)模上還是在主要科研方向上都是有所不同的，但是大多數(shù)高校沒有結(jié)合自身的情況來制定更為細(xì)化的管理制度，并且也沒有采取相應(yīng)的力度來懲治違反國家檔案法規(guī)的行為。對檔案泄密、檔案丟失、損壞檔案、拒不上交科技檔案材料等問題沒有提出具體的解決方案，處理起來可操作性不強(qiáng)，只是輕描淡寫，以批評檢查代替處罰，而不是用法律法規(guī)去制約，其結(jié)果必然會導(dǎo)致更多的人抱著僥幸的心里進(jìn)一步違反法律法規(guī)。由于科技管理與檔案管理沒有很好銜接，普遍存在著課題已經(jīng)結(jié)題或鑒定，但仍未立卷歸檔，因而導(dǎo)致檔案管理明顯滯后于科研管理，從而限制了檔案管理工作的進(jìn)行。

2 做好科技檔案保密工作的途徑

2.1 開展保密宣傳教育，增強(qiáng)保密意識

科技檔案保密工作事關(guān)國家的安全與穩(wěn)定，與國家利益息息相關(guān)。對一個單位來講，直接關(guān)系到存亡與興衰，因?yàn)樵诟偁幹校l掌握了信息、技術(shù)和管理，誰就能在競爭中占有優(yōu)勢地位，能立足發(fā)展。如果泄密，損失是無法估量的甚至是致命的。所以，一定要加強(qiáng)全員保密教育，增強(qiáng)保密意識，把法制教育，法規(guī)宣傳納入日常管理中來。科技檔案的保密工作是一項(xiàng)長期而又艱巨的任務(wù)，要居安思危，把有可能泄密的情況考慮周全，防患于未然。

2.2 健全科技檔案管理體制，完善保密措施

認(rèn)真實(shí)施科技檔案規(guī)章制度，建立科技檔案管理制度，從源頭抓起，實(shí)行“超前控制”，從而實(shí)現(xiàn)科研工作與檔案工作“四同步”管理。即下達(dá)項(xiàng)目任務(wù)的同時提出科研文件材料的歸檔要求;檢查項(xiàng)目進(jìn)度的同時檢查科研檔案形成情況;申請驗(yàn)收、鑒定科研成果的同時驗(yàn)收、鑒定科技檔案材料;上報科研成果的同時要出具科技檔案整理歸檔材料。科技檔案的立卷歸檔工作是科技檔案管理的重要組成部分，是保證檔案完整性的前提和基礎(chǔ)，因此必須大力宣傳科技檔案立卷歸檔工作的重要性，提高對檔案管理工作的認(rèn)識，嚴(yán)格按照科技檔案規(guī)章制度執(zhí)行。同時還要建立科技檔案管理制度，完善保密措施，使科技人員認(rèn)識到有義務(wù)和責(zé)任將自己在科技活動中形成的科研資料加以收集、整理，并按科技檔案規(guī)章制度及時歸檔，保證科技檔案的系統(tǒng)性、完整性、正確性，避免應(yīng)歸檔的材料失控而導(dǎo)致泄密。

2.3 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全管理，提高技術(shù)防范能力

建立健全計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的各項(xiàng)規(guī)章制度，制定嚴(yán)密的安全管理制度，是科技檔案安全保存的重要措施。做好計算機(jī)信息處理系統(tǒng)保密工作，嚴(yán)格計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的保密管理，嚴(yán)禁涉密科技檔案信息上傳，對涉密信息系統(tǒng)應(yīng)采取物理隔離并按涉密程序分級保護(hù)，按照國家保密標(biāo)準(zhǔn)配備保密設(shè)施、設(shè)備。

2.4 完善相關(guān)的法律監(jiān)督制度

為了維護(hù)檔案資源的完整與安全，國家和各行業(yè)先后制定了一系列檔案行政管理的法律、法規(guī)和管理辦法，高素質(zhì)的科技檔案人員必須通過認(rèn)真學(xué)習(xí)，做到知法、懂法，不斷提高法制意識和法律素質(zhì)，自覺用好法，實(shí)現(xiàn)以法治檔。

3 總結(jié)

總之，保密在檔案管理工作中一直處于重要的地位，但是科技檔案的形成之初，目的是在于可以有效利用，如果一味保密則會讓科技檔案無法發(fā)揮出應(yīng)有的價值來。所以，無論是保密還是利用，都需要遵守相應(yīng)的原則，其目的都是可以讓科技檔案在我國的社會建設(shè)中做出貢獻(xiàn)。因此，在工作中，工作人員應(yīng)該遵守保密原則，積極開發(fā)科技檔案，這樣才是最好的化解科技檔案保密和利用矛盾的方法。

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