結合工程實例淺析港口與航道工程檔案管理工作

陳丹

摘 ?要：在港口與航道工程建設過程中，工程檔案對于工程的各項管理工作來說有著至關重要的作用。通常意義上，我們所稱之為的工程檔案主要指的是工程建設管理各項活動中所直接產生和形成的工程記錄，它對于工程建設的全過程起到了詳細的如實記錄作用。在港口和航道工程建設過程中，檔案管理工作必須要進一步有效融入精細化管理理念，以此來有效保證檔案的質量，為最大程度上更合理的鑒定工程質量提供切實有效的依據。基于此，本文著重結合工程實例有效分析港口和航道工程建設中產生的檔案的特點，以及相關的問題和對策，希望為相關人士提供有益的參考。

關鍵詞：港口與航道;工程檔案;管理;對策

引言

在港口與航道工程建設過程中，工程檔案管理是至關重要的組成部分，因為工程建設的參建單位比較多，并且建設周期特別長，組織機構都是臨時情況下建立起來的，建設人員不夠穩定，管理主體多元化、復雜化，施工現場十分復雜，所以必須要從根本上著重提升工程檔案管理質量和水平，以此來有效確保工程檔案的完整、準確、系統、規范，只有這樣才能真正意義上切實體現出工程檔案管理所具有的價值和作用。

1 工程實例

某發電廠5萬噸級煤碼頭項目，具體的結構是按照7萬噸級來設計的煤炭卸船碼頭，是某發電廠2x600MW機組油改煤工程的配套卸煤碼頭。在具體的工程檔案管理過程中，該企業相關管理部門在接到項目中標通知書之后，會針對企業的實際情況構建項目部組織機構，同時，組建檔案管理機構，在檔案管理工作中貫徹落實“規范、真實、及時、齊全”的基本原則，其中，項目經理針對項目部的各項管理工作進行全權負責，同時有針對性的結合工程的規模設置配備與之相對應的工程檔案資料管理人員，項目部總工程師針對相關檔案資料的管理工作進行全權負責，同時召集和組織相關的技術人員，針對工程資料進行有針對性的填寫、檢查、收集和整理歸檔等，項目部技術人員針對技術檔案資料的填寫，收集和整理工作進行負責，項目部質檢部門負責《工程竣工資料責任制》的編制以及工程竣工資料的檢查、分類整理、裝盒保管和移交工作。

2 港口與航道工程檔案管理存在的主要問題

通過對上述這個工程項目檔案管理工作來看，可以發現存在下邊幾個問題。

2.1 檔案管理人員的檔案管理意識不強

該建設單位檔案人員對檔案管理工作的重要性沒有引起高度的重視，而港口和航道工程的人才隊伍建設本身流動性特別大，這在很大程度上造成檔案資料管理工作有著十分嚴重的脫節問題，檔案資料往往流向不明，相關的工程部門和檔案管理部門缺乏有效的溝通和深入的交流，工程人員和檔案管理人員對于彼此的專業和技術都不夠深入了解，如果在管理工作中不能提高認識，著重關注，在工作程序方便缺乏有效的掌握，工程檔案管理的實踐能力嚴重缺乏，在很大程度上造成檔案的收集、整理和歸檔等各方面工作不夠及時規范。

2.2 沒有配備更完善成熟的檔案管理制度

在具體的港口和航道檔案管理工作中，相關的檔案管理制度不夠健全和完善，使得檔案管理各項活動無章可循，目前，該單位并沒有針對自身的實際情況，設計和制定出更健全完善的工程檔案立卷、歸檔、保管等管理體制和制度，針對檔案的歸檔范圍、歸檔時間、整理標準等一系列相關方面的問題并沒有明確規定，而該項目的建設周期又特別長，參建單位很多，資料十分分散，在工程技術科、試驗室、合同管理等相關部門檔案不能及時有效的收集全、整理的也不夠規范，檔案編制質量參差不齊，這為后續的檔案資料保管和運用造成了很大的阻礙。

2.3 高層次管理人才十分缺乏

在港口和航道工程建設過程中，所要求的工程檔案管理人員必須要具備高超的職業技能，可以有效完成施工技術表格、保存施工材料、整理竣工圖紙等相關方面的工作并針對相關資料和文件進行有效的歸檔和組卷，檔案管理人員要熟練掌握相關的專業知識和歸檔流程，掌握各級主管部門所制定的工程檔案的法律法規，然而，在現階段該單位的管理人員普遍缺乏，更沒有與之相對應的更更高層次的檔案管理者，無法滿足工程檔案管理工作的實際需求，工程檔案良莠不齊，質量與相關的標準不相符合。

2.4 檔案管理現代化水平不高，不能真正意義上實現資源共享

檔案管理現代化程度與單位和工程建設的快速發展需求不相適應，專業的檔案管理軟件較為缺乏，專業檔案管理軟件沒有推廣應用，計算機應用只是停留在打字水平，信息化建設質量不夠，在很大程度上影響檔案管理的工作效率和經濟效益，航道工程檔案信息無法真正意義上實現資源共享。

3 提高工程檔案管理水平的對策

3.1 建立健全相應的管理制度，確定工程檔案材料的歸檔范圍和歸檔制度

在建立健全相關管理制度的同時，要著重加強歸檔范圍的劃定，重點注意：（1）掌握建設單位的職能活動，在基建文件中，將其職能活動作為歸檔的重點。（2）基建工程文件材料與文書材料、技術材料的界限要離清。（3）根據基建文件材料的保存價值，在確保基建檔案完整的前提下，對歸檔范圍進行確定。

3.2 有效組織業務培訓，提高業務能力，構建專業技能強的隊伍

要有效貫徹落實請進來和走出去的人才培養模式，對于檔案人員進行有針對性的職業技能培訓。同時，對項目建設單位的檔案管理人員進行培訓，特別是要著重加強學習城建檔案數字化管理知識，確保每一個員工都能真正意義上懂管理、人人會管理。

3.3 強信息化建設，有效改善軟件硬件設施和條件，提高檔案保管利用服務水平

該建設單位和相關的施工方面，都需要有針對性的結合自身條件建立健全符合信息化建設要求的檔案室，并配備相對應的設備，有針對性的嚴格按照既定要求，從根本上有效確保檔案庫房真正做到“九防”：防高溫、防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染;查檔接待室要確保干凈衛生，安靜有序，否則會因為管理不善，在很大程度上造成城建檔案丟失或損壞的問題，這會給建設單位和社會都帶來不可彌補的損失，使管理人員成為歷史的罪人。

4 結束語

綜上所述，有針對性的結合工程實例淺析港口與航道工程檔案管理工作，對于港口和航道工程檔案管理工作來說，有著至關重要的作用，工程檔案管理工作是工程建設的重要組成部分，對于工程質量和安全性都有著至關重要的影響，對于經濟社會發展也有著重要意義，航道工程檔案為工程各階段建設活動的決策、文件編報、施工、竣工、使用等工作提供依據和憑證，為工程項目的實施提供檔案利用服務。所以，要進一步有效加強航道工程的檔案管理工作，為提高工程管理水平發揮積極作用。

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