國(guó)企檔案現(xiàn)狀及檔案安全的研究

馬千里

摘 要： 企業(yè)檔案是企業(yè)財(cái)產(chǎn)的重要組成部分，并在企業(yè)管理、技術(shù)創(chuàng)新等方面發(fā)揮著重要的作用，能夠?yàn)槠髽I(yè)的決策和發(fā)展提供信息資源。對(duì)于國(guó)有企業(yè)而言，檔案不僅是企業(yè)自身的資產(chǎn)，同時(shí)也是國(guó)家的資產(chǎn)，做為一名檔案管理人員同時(shí)也是一名黨員，更應(yīng)該盡職盡責(zé)的做好檔案工作。在這幾年的工作實(shí)踐中，積累了一些國(guó)企檔案管理方面的經(jīng)驗(yàn)，下面暢談一下自身對(duì)檔案工作的淺見(jiàn)。

關(guān)鍵詞： 國(guó)企檔案現(xiàn)狀;檔案安全;研究

檔案管理亦稱(chēng)檔案工作，包括：收集、整理、價(jià)值鑒定、保管、編目和檢索、統(tǒng)計(jì)、編輯和研究（見(jiàn)檔案文獻(xiàn)編纂）、提供利用，是檔案室直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱(chēng)，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。國(guó)企檔案管理工作是國(guó)有企業(yè)管理工作的重要組成部分，國(guó)企檔案的管理安全直接關(guān)系著企業(yè)經(jīng)營(yíng)的正常發(fā)展。在新時(shí)期社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)的背景下，國(guó)企檔案的管理工作雖然取得了一定的成績(jī)，但也仍然存在一些管理不到位的地方，因此，如何加強(qiáng)管理中的不足之處，對(duì)于國(guó)企文書(shū)檔案管理的人員提出了更高的工作要求，首先，一定要認(rèn)清自身的責(zé)任，明確自身的義務(wù)，其次，加強(qiáng)對(duì)檔案安全管理方法的探索探究，做好檔案基礎(chǔ)保障工作，以便在需要時(shí)能及時(shí)給與提供，這樣才能為國(guó)企事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)出一份微薄的力量。

1. 國(guó)企檔案安全管理現(xiàn)狀

近年來(lái)在各級(jí)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視支持下，國(guó)企檔案管理工作在檔案整理、安全保管、檔案利用等幾個(gè)方面都取得了進(jìn)展性的突破，但隨著國(guó)家推行國(guó)有企業(yè)體制改革，國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)生較大改變，檔案管理也隨之發(fā)生變化，但卻沒(méi)有得到足夠的重視，也沒(méi)有進(jìn)行相應(yīng)的改革，導(dǎo)致現(xiàn)在國(guó)企檔案管理的方法、模式并不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展要求，并在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)部分遺留問(wèn)題，使得我國(guó)企業(yè)檔案管理工作也面臨著不少的挑戰(zhàn)和不足需待改進(jìn)。

1.1管理工作機(jī)制不完善

部分國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作機(jī)制有待補(bǔ)充細(xì)化，檔案制作包含了八大環(huán)節(jié)，這里指企業(yè)的管理制度中，還無(wú)法涉及檔案制作的各個(gè)環(huán)節(jié)，由于缺乏對(duì)應(yīng)的制度規(guī)范，是的文書(shū)檔案管理工作有時(shí)會(huì)處于無(wú)序狀態(tài)。

1.2人員配置

國(guó)有企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中，負(fù)責(zé)檔案管理的人員更換頻繁，前后人員的更替交接，極易造成檔案整理和管理的混亂，還容易造成國(guó)企資料丟失和信息泄露，嚴(yán)重制約了國(guó)企檔案管理的發(fā)展。另外，部分小型國(guó)企內(nèi)沒(méi)有專(zhuān)門(mén)檔案管理崗位配置，由其他崗位人員兼任，專(zhuān)業(yè)性無(wú)法得到保，或檔案管理員一崗多職。檔案工作并非易事需靜心梳理材料，兼任或一崗多職，

這就導(dǎo)致在企業(yè)實(shí)際發(fā)展過(guò)程中，檔案管理人員不夠重視檔案管理工作，該工作無(wú)法得到相應(yīng)的技術(shù)保障，檔案質(zhì)量不高，也不好追究檔案管理工作的失誤或責(zé)任。因此今后在這一方面還需不斷做出改善。

1.3檔案意識(shí)薄弱

隨著國(guó)家推行國(guó)有企業(yè)體制改革，國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)生較大改變，檔案管理也隨之發(fā)生變化，但人們對(duì)于檔案的性質(zhì)和價(jià)值的認(rèn)識(shí)不夠，導(dǎo)致文件檔案在實(shí)際歸檔和征收過(guò)程中較為困難。

1.4文書(shū)檔案管理人員還需加強(qiáng)學(xué)習(xí)

在新時(shí)期背景下，對(duì)國(guó)企檔案管理工作人員業(yè)務(wù)能力提出了更高的要求，而很顯然很多管理人員的管理認(rèn)識(shí)和管理思想還沒(méi)有及時(shí)更新，因此今后還需不斷學(xué)習(xí)。

2. 國(guó)企檔案現(xiàn)安全管理研究

2.1制定并落實(shí)完善檔案制度

古語(yǔ)云“沒(méi)有規(guī)矩不成方圓”，只有建立健全的檔案管理工作制度，才能使得國(guó)企檔案各項(xiàng)工作有法可依，這樣才能推動(dòng)檔案工作逐漸向科學(xué)化、規(guī)范的方向發(fā)展。為此我認(rèn)為，從事檔案管理工作后，應(yīng)先逐步完善并落實(shí)企業(yè)檔案制度，從《中華人民共和國(guó)檔案法》《上海市檔案條例》及國(guó)家檔案局等單位聯(lián)合發(fā)布的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》出發(fā)，結(jié)合企業(yè)的發(fā)展實(shí)際，對(duì)檔案相關(guān)制度細(xì)化，將與檔案管理工作有關(guān)的借閱、收集、整理、保管、利用、銷(xiāo)毀、職責(zé)等各個(gè)工作環(huán)節(jié)全部涉及涵蓋到。隨著移動(dòng)通信網(wǎng)絡(luò)的不斷演進(jìn)，智能手機(jī)、平板電腦等移動(dòng)終端的迅速普及，可打破傳統(tǒng)傳閱模式，利用手機(jī)APP或其他線(xiàn)上平臺(tái)發(fā)布制度內(nèi)容，同事間可通過(guò)線(xiàn)上互動(dòng)學(xué)習(xí)的方式，了解新制定的檔案制度，有利于營(yíng)造一種適合檔案工作開(kāi)展的氛圍，使各部門(mén)積極配合、資源共享。促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作走向有序規(guī)范的軌道，制度得以有效的落實(shí)，為企業(yè)檔案管理工作提供較大的保障。

2.2做好庫(kù)房及設(shè)施配備安全工作

庫(kù)房是存放企業(yè)檔案的重要場(chǎng)所，只有做好庫(kù)房管理，才能為檔案安全提供支持保障，因此，庫(kù)房應(yīng)在“八防”的傳統(tǒng)庫(kù)房管理基礎(chǔ)上，引入電子監(jiān)控技術(shù)，安裝配備電子監(jiān)控?cái)z像頭，由企業(yè)安保二十四小時(shí)對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行全天候監(jiān)控，這樣才能有效的確保檔案實(shí)體及信息的安全等問(wèn)題發(fā)生。此外，應(yīng)對(duì)檔案庫(kù)房的進(jìn)出權(quán)限做出限定，所有因公需要進(jìn)入檔案庫(kù)房的人員，均做好登記，寫(xiě)明緣由，報(bào)上級(jí)審批同意后，由檔案員陪同進(jìn)入。到訪(fǎng)登記冊(cè)，應(yīng)由安保部門(mén)定期抽查，并裝訂在冊(cè)。這樣發(fā)現(xiàn)檔案損毀等問(wèn)題，才不至于無(wú)處可查，是保障國(guó)有企業(yè)檔案信息安全的有效措施。此外伴隨著近些年電子辦公的迅速發(fā)展，國(guó)有企業(yè)檔案也逐漸實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案向電子檔案的過(guò)渡，為了能夠更好的保障電子檔案安全，在實(shí)際工作中，應(yīng)定期在獨(dú)立硬盤(pán)上備份電子檔案及紙質(zhì)檔案目錄，并認(rèn)真執(zhí)行《國(guó)家檔案局令第8號(hào)》規(guī)定，多處備份，可啟用云盤(pán)，并進(jìn)行電子檔案加密。

2.3完善基礎(chǔ)性檔案管理工作

檔案管理在完善我國(guó)社會(huì)服務(wù)體系方面具有重要作用：一方面可以完善相應(yīng)數(shù)據(jù)保管工作，一方面可以更好地完成數(shù)據(jù)的提取和利用。企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，因此檔案管理工作應(yīng)當(dāng)腳踏實(shí)地，而檔案基礎(chǔ)管理工作作為檔案管理的重要組成部分，是其一切工作開(kāi)展和進(jìn)行的前提，如果沒(méi)有基礎(chǔ)檔案管理工作的支持，檔案管理猶如“無(wú)源之水，無(wú)根之木”，所得出的各種數(shù)據(jù)分析和結(jié)論便根本沒(méi)有有效性，相反，如果檔案基礎(chǔ)管理工作進(jìn)展得當(dāng)，則可以極大程度上保障檔案管理工作的效率和質(zhì)量，因此有必要從日常管理工作入手，不斷的完善基礎(chǔ)性的檔案管理工作，這樣才能推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作性規(guī)范的常態(tài)化發(fā)展進(jìn)行。

2.4切實(shí)提高學(xué)識(shí)水平及業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理工作是一項(xiàng)科技性、服務(wù)性和技術(shù)性很強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致、繁瑣的工作，它要求我們?cè)趨^(qū)分全宗、分類(lèi)立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、檔案內(nèi)容、利用檔案咨詢(xún)及信息反饋等各個(gè)工作環(huán)節(jié)中，都必須做到準(zhǔn)確無(wú)誤，尤其是在檔案制作的編目和保管等環(huán)節(jié)中均需嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，嚴(yán)格按文書(shū)檔案分類(lèi)表執(zhí)行編目，保管介質(zhì)均使用檔案局統(tǒng)一材料，把好質(zhì)量關(guān)才能充分抵制老化變質(zhì)才能滿(mǎn)足部分文件永久保存的要求，因此，一個(gè)合格的檔案管理人員應(yīng)具備一定的理論水平和基本素質(zhì)，如：愛(ài)崗敬業(yè)的工作態(tài)度，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作能力，同時(shí)也要具備相應(yīng)業(yè)務(wù)能力，如：要具備綜合協(xié)調(diào)能力。為了做好檔案工作，檔案管理人員要和有關(guān)部門(mén)、有關(guān)人員打交道。如何才能得到各方面的支持，除了靠有關(guān)的規(guī)章制度外，更主要的是靠檔案工作者自身協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮，通過(guò)工作達(dá)到各部門(mén)檔案管理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。要具備寫(xiě)作能力。檔案管理人員有一部分工作直接與文字打交道，要有較高文字書(shū)寫(xiě)能力和較強(qiáng)的文字系統(tǒng)概括能力。要具備主動(dòng)學(xué)習(xí)的能力。檔案管理人員要主動(dòng)學(xué)習(xí)，要經(jīng)常參加系統(tǒng)的知識(shí)更新學(xué)習(xí)與繼續(xù)教育培訓(xùn)，不斷擴(kuò)展自己的知識(shí)面。

總結(jié)

對(duì)于國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案本身對(duì)于企業(yè)的發(fā)展歷程進(jìn)行全面的記錄，同時(shí)也是當(dāng)前國(guó)有企業(yè)自身生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等多方面信息記錄的重要載體。檔案管理工作能否確保有效地開(kāi)展落實(shí)，這對(duì)國(guó)有企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展、決策管理、經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)等多方面都會(huì)產(chǎn)生很大的影響。我們應(yīng)該從創(chuàng)新的角度，關(guān)注如何更好地適應(yīng)新時(shí)期的工作需求，讓檔案管理工作更好地為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]何菡.如何促進(jìn)國(guó)企檔案工作的規(guī)范化管理[J].企業(yè)改革與管理，2017（06）：39.

[2]林海燕.新形勢(shì)下提升國(guó)企檔案工作價(jià)值的途徑[J].中國(guó)管理信息化，2017，20（24）：172-173.

[3]李延哲.息一體化背景下國(guó)企檔案管理效率提升途徑探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（08）：54.

[4]程彩琴.基層黨員檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)及管理對(duì)策[J].檔案管理理論與實(shí)踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2016（00）：211-215.