新時期如何做好機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作

周穎穎

摘 要：人事檔案管理在機關(guān)事業(yè)單位管理工作中屬于非常重要的一部分，而隨著社會、經(jīng)濟的快速發(fā)展，也帶給了事業(yè)單位人事檔案管理巨大挑戰(zhàn)。為此，本文對機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的問題進行了簡要論述，并提出了針對性建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位；人事檔案管理；問題

對機關(guān)事業(yè)單位來說，人事檔案管理的作用主要分為亮點：第一，能夠相應(yīng)的了解員工的個人情況，并以此作為單位用人和提升干部的標準；第二，對員工來說，可是個人工資、職稱職務(wù)提升、保險和退休等情況的有效憑證[1]。所以，人事檔案管理既是為單位管理服務(wù)，也與員工個人利益緊密相關(guān)。其管理的完善性將對具體工作開展效率起到直接影響。

一、機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的問題

快速發(fā)展的社會和快速提升的經(jīng)濟水平，讓我國機關(guān)事業(yè)單位的人力資源管理工作也展開了大力改革和積極創(chuàng)新，且取得的成績也非常突出。但不斷加快的科學(xué)技術(shù)水平，讓受限于傳統(tǒng)管理模式的機關(guān)事業(yè)單位在人事檔案管理方面還存在諸多弊端，具體表現(xiàn)為：

（一）人事檔案管理工作缺少主動性

在過去的人事檔案管理工作中，應(yīng)對上級領(lǐng)導(dǎo)的視察是機關(guān)事業(yè)單位的主要管理目的，特別是受到計劃經(jīng)濟環(huán)境的影響，思想倦怠和參與積極性不高的情況在國有單位中普遍存在，讓工作人員很難在平時的工作中主動配合參與人事檔案管理活動。雖然這一種情況在機關(guān)事業(yè)單位過去的工作中并沒有表現(xiàn)出較多的問題，但在新時期卻對機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展受到嚴重制約，需在短時間內(nèi)進行改變。

（二）管理制度不完善

因為機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層不重視人事檔案管理，所以也就為未有效落實管理制度。制度自身的規(guī)范性不強，頻頻出現(xiàn)制度不完善的情況，也沒有細化指導(dǎo)規(guī)定相關(guān)管理執(zhí)行，以致于部分人員在操作上易鉆空子，使管理工作無效。同時管理條例也不夠嚴格，活動空間較大，要求過于淺層化，缺乏有效的監(jiān)督和督促，以致于在實際的操作上毫無指導(dǎo)價值可言。甚至于通過個人拍腦袋做決斷，沒有相應(yīng)的規(guī)范制度提供參考和指導(dǎo)，讓之后進行管理的人員不能較好的操作，甚至于一些額外的工作責(zé)任都由后來的人員所承擔(dān)。不完善的制度，工作人員之間相互推卸責(zé)任，也未合理進行分工和工作交接。

（三）人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

人事檔案管理這一項工作有著復(fù)雜的內(nèi)容和較高的操作度，不但要求管理人員細致且充分的掌握檔案材料內(nèi)容，且還應(yīng)根據(jù)管理制度增添檔案材料信息的內(nèi)容。但從我國現(xiàn)階段大部分機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理現(xiàn)狀不能看出，既未培訓(xùn)內(nèi)部的人事檔案管理人員，也沒合理制定管理制度內(nèi)容。因此整體素質(zhì)水平不高，工作狀態(tài)懶散在機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理隊伍中普遍存在，以至于無法正常發(fā)揮出人事檔案管理價值。

二、新時期如何做好機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作

（一）強化對人事檔案的重視程度

首先，機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)認可人事檔案管理工作的價值。選取固定時間審查檔案管理工作，第一時間把檔案問題找出，立即糾正。其次，成立專業(yè)的審核監(jiān)察工作，安排專業(yè)人員負責(zé)審核檔案。針對全部的檔案資料應(yīng)對收集的憑據(jù)來源予以確定，及時補齊與要求不符的檔案的資料，使資料的完整性、真實性得到保證。再次，將人事檔案的服務(wù)功能充分發(fā)揮出來，使之對人事檔案資料的價值有一充分認識，讓全部人員均認識到人事檔案資料收集的重要作用，檔案更新、鑒別以及保存的意識進一步增強。同時，在相關(guān)會議中積極宣傳，促進人們對人事檔案管理價值有更深的認識，主動積極配合工作。最后，在重視程度提升后，可在引入與管理設(shè)備、人才、技術(shù)上加大力度，使整體管理的效率與質(zhì)量大幅提升。有效配備防火、防潮、防盜等設(shè)備，防止損壞基本檔案管理。

（二）進一步完善人事檔案管理制度

復(fù)雜性、系統(tǒng)性是機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的顯著特征，而要保證工作的順利開展就需依賴于一個完善的管理制度。因此，機關(guān)事業(yè)單位可以本單位人事檔案管理的實際情況為基礎(chǔ)，并將《檔案法》中的具體要求聯(lián)系起來，建立健全單位人事檔案管理制度，而管理工作考核制度和責(zé)任追究制度等均在其中。人事檔案工作涉及的范圍較廣，諸如搜集、整理、查閱、薄膜、調(diào)用等都屬于其范疇，而利用制度進行規(guī)范，則可對檔案管理要求與標準予以明確，并將管理制度有效落實，進而真正發(fā)揮出管理規(guī)章制度的效用。除此之外，還應(yīng)在建立健全人事檔案管理的同時，積極展開宣傳，逐漸在單位議事日程中加入人事檔案管理工作的考核，從側(cè)面激勵檔案人員將知識修養(yǎng)不斷加強，提高認知水平，讓“依法治檔”的意識在單位全部工作人員中形成，進一步規(guī)范檔案管理。

（三）加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

在人事檔案中，人才信息資源非常豐富，而若要提高工作效率，有效保護紙質(zhì)人事檔案，就必須合理運用各種資源，將其作用充分發(fā)揮出來，并將先進的科學(xué)技術(shù)手段運用于人事檔案管理中，聯(lián)系實際情況進行電子檔案系統(tǒng)的構(gòu)建，對電子檔案與傳統(tǒng)檔案予以組合使用[2]。同時，還需提高檔案管理部門的工作效率，及時準確的進行人事信息的傳送，讓電子檔案與紙質(zhì)檔案相同步。而要提高工作效率，就必須發(fā)揮計算機的輔助作用對人事檔案進行管理，通過現(xiàn)代技術(shù)與設(shè)備（掃描儀、計算機等），及時將檔案中治療輸入到計算機中，通過相關(guān)的技術(shù)處理手段，以數(shù)據(jù)資料體現(xiàn)聲像、圖片與文字等資料，對紙質(zhì)人事檔案與數(shù)據(jù)格式進行同步儲存，如此便可以需要為基礎(chǔ)，通過屏幕查閱相關(guān)內(nèi)容，從而避免出現(xiàn)對檔案進行反復(fù)翻閱，使之受損。另外，還應(yīng)利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對人事檔案管理進行創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)共享各個地區(qū)之間的非保密檔案信息，提高工作效率，使成本得到有效節(jié)約。

（四）提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，檔案管理人員是不可缺少的一部分。現(xiàn)在，檔案管理人員素質(zhì)水平不高是諸多機關(guān)事業(yè)單位普遍存在的一個問題，嚴重阻礙了人事檔案管理工作的順利開展[3]。所以，為使人事檔案管理工作的效率進一步增強，機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需以以下三方面予以重點改進：首先，定期組織相關(guān)培訓(xùn)活動，并將大多數(shù)檔案管理人員的意見與建議結(jié)合起來，對現(xiàn)階段的檔案管理制度進行調(diào)整優(yōu)化，使檔案管理人員的綜合素質(zhì)達到相關(guān)標準的要求；其次，鼓勵檔案管理人員積極參與到技術(shù)培訓(xùn)與相關(guān)學(xué)習(xí)活動中，獎勵那些專業(yè)技術(shù)水平較高的檔案管理人員，以精神和物質(zhì)兩種形式；最后單位管理者應(yīng)以身作則為員工樹立良好的榜樣，以此調(diào)動其它員工的工作積極性，借助各種不同形式的文體大活動放松檔案管理人員的身心，在機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部形成一個良好的工作氛圍。

結(jié)語：綜上所述，雖然機關(guān)事業(yè)單位是行政性質(zhì)的組織機構(gòu)，但若要獲得可持續(xù)發(fā)展，就一定要積極適應(yīng)社會市場經(jīng)濟環(huán)境，而事業(yè)單位的單位更應(yīng)對人事檔案管理工作予以高度重視，促進人事檔案管理人員綜合素質(zhì)的不斷提高，進一步改革與創(chuàng)新人事檔案管理方法，更好的開展人事檔案管理工作。

參考文獻：

[1]陳軍英.加強人事檔案管理的幾點思考[J].蘭臺世界，2013，（z6）：136-137.

[2]王丹.談新時期如何做好機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作[J].統(tǒng)計與管理，2014，（10）：130-131.

[3]駱衛(wèi)華.淺談人事檔案管理的幾點思考[J].科學(xué)咨詢，2012，（10）：38-39.