檔案保密工作面臨的挑戰(zhàn)與對(duì)策

侯超

摘 要：現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理也步入了自動(dòng)化與網(wǎng)絡(luò)化的新階段。信息化管理使檔案工作既快捷又方便，但也存在著不少隱患。網(wǎng)絡(luò)化的開(kāi)放性、高技術(shù)性等特點(diǎn)對(duì)檔案保密工作提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。由于檔案所涉及的信息大至影響國(guó)家安全，小至影響人民的利益，在推進(jìn)信息化的過(guò)程中，如果在網(wǎng)絡(luò)與信息的管理上安全保密工作不到位，將會(huì)給國(guó)家和人民帶來(lái)不可估量的損失。

關(guān)鍵詞：檔案；保密

一、檔案保密工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）檔案管理機(jī)制帶來(lái)的挑戰(zhàn)

在傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制下，檔案實(shí)體的密級(jí)一但確定，在文件收集整理至歸檔之前，歸檔人員會(huì)對(duì)文件的密級(jí)重新做出鑒定標(biāo)注，這一密級(jí)標(biāo)識(shí)往往伴隨檔案實(shí)體的整個(gè)生命周期。當(dāng)然也有許多檔案館，檔案實(shí)體是按保管期限保存，并非按密級(jí)區(qū)分保存，客觀上造成了相當(dāng)多的檔案部門(mén)對(duì)檔案入庫(kù)之后的密級(jí)鑒定工作忽視甚至擱置不做。然而面對(duì)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，對(duì)檔案信息的密級(jí)確認(rèn)、解密、降密、劃分控制使用范圍等工作將是相當(dāng)繁重的任務(wù)。

（二）檔案保密環(huán)境由封閉到開(kāi)放帶來(lái)的挑戰(zhàn)

在傳統(tǒng)檔案工作中，檔案服務(wù)對(duì)象相對(duì)固定及封閉，傳統(tǒng)檔案與載體不可分離，檔案及其索引工具的實(shí)體是集中保管且在人為監(jiān)控之下，其泄密竊密的可能性相對(duì)較小。而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息在產(chǎn)生、處理及傳輸?shù)倪^(guò)程中，時(shí)刻處于一個(gè)開(kāi)放的狀態(tài)，任何人通過(guò)信息高速公路中任何一節(jié)點(diǎn)、任一終端都可以查詢到相關(guān)檔案信息。這種安全上的威脅不僅來(lái)自軟件系統(tǒng)的缺陷或是人為攻擊，而且在網(wǎng)絡(luò)線路、視頻輻射乃至電源信號(hào)上都可能出現(xiàn)安全漏洞給不法分子以可乖之機(jī)。

（三）檔案利用形式帶來(lái)的挑戰(zhàn)

在傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制下，檔案的利用形式主要是對(duì)檔案實(shí)體文件的查閱和復(fù)印。在這種情況下，一是對(duì)利用者的范圍、身份等易干控制。二是檔案利用的內(nèi)容針對(duì)性強(qiáng)，查閱、復(fù)印的內(nèi)容一般不會(huì)超越其申請(qǐng)的范圍。三是檔案的利用一般不會(huì)造成對(duì)原檔案的更改和破壞。但是，在信息網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境下，由于檔案利用形式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，新的挑戰(zhàn)隨之產(chǎn)生：第一，利用者的范圍、身份等不易控制。第二，計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息傳輸及人們?cè)趩挝粫r(shí)間內(nèi)捕獲信息快捷方便。第三，原始檔案的真實(shí)性受到威脅。因?qū)﹄娮游募母目梢圆涣羧魏魏圹E，電子文件具有較大的易更改性，這就容易失去檔案的原始性、真實(shí)性。第四，竊密、“入侵”手段更加隱蔽更加高明，大大增加檔案保密工作的難度。

（四）對(duì)檔案信息的攻擊手段多樣化也構(gòu)成對(duì)檔案保密工作的挑戰(zhàn)

在信息網(wǎng)絡(luò)上，除了傳統(tǒng)的特工人員利用國(guó)際聯(lián)網(wǎng)對(duì)檔案信息進(jìn)行攻擊、竊取外，病毒黑客人侵，均會(huì)造成泄密。目前，黑客攻擊已經(jīng)滲入到政府機(jī)關(guān)、軍事部門(mén)、商業(yè)、企業(yè)等各個(gè)角落，不僅干擾著人們的日常生活，而且造成了巨大的經(jīng)濟(jì)損失，甚至威脅到國(guó)家的安全。

二、檔案保密工作的基本對(duì)策

（一）廣泛開(kāi)展檔案保密教育活動(dòng)，增強(qiáng)檔案保密意識(shí)

在信息化建設(shè)中，檔案管理人員本身對(duì)檔案保密工作還缺乏正確的認(rèn)識(shí)，因此，要加強(qiáng)檔案保密工作，首先要解決思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題，更新觀念。這就要廣泛開(kāi)展檔案保密教育活動(dòng)，增強(qiáng)檔案保密意識(shí)。檔案保密宣傳教育是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工作，必須聯(lián)系實(shí)際，突出重點(diǎn)，常抓不懈。檔案的信息化建設(shè)并不單純是檔案部門(mén)的工作，在文件歸檔之前，文書(shū)部門(mén)就要對(duì)文件做好定密工作，明確哪些文件屬于單位的內(nèi)部文件，哪些文件屬于公開(kāi)文件。這就要求文書(shū)部門(mén)掌握好本部門(mén)、本系統(tǒng)的定密范圍，做到該保密的能保得住，該開(kāi)放的就開(kāi)放。

（二）加強(qiáng)法制建設(shè)，進(jìn)行規(guī)范管理

目前，檔案的信息化尚屬于起步階段，要在建設(shè)中不斷地規(guī)范，及時(shí)制訂各種相關(guān)制度，使之規(guī)范化、法制化。當(dāng)前，有關(guān)電子文件原數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案數(shù)字化流程及相關(guān)數(shù)據(jù)格式等一系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范日趨修訂完善。在這一系列制度中，有必要對(duì)檔案信息化建設(shè)中的保密制度進(jìn)行規(guī)范。第一，建立一系列檔案信息化及相關(guān)的保密制度。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，既離不開(kāi)信息管理方面的法律規(guī)定，也離不了有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。為了保證檔案信息平臺(tái)的安全，要按照計(jì)算機(jī)系統(tǒng)建設(shè)中的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來(lái)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)，更要參照檔案領(lǐng)域有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。第二，成立檔案信息化建設(shè)協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)小組，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，進(jìn)行宏觀調(diào)控，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各個(gè)管理層次的工作。成立專門(mén)技術(shù)小組，具體負(fù)責(zé)檔案信息內(nèi)容的安全、技術(shù)安全和網(wǎng)絡(luò)安全等。注意把好檔案信息內(nèi)容的安全，確保檔案資料的安全，做到寬進(jìn)嚴(yán)出。

（三）普及信息網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，提高技術(shù)手段

檔案的信息化建設(shè)是一項(xiàng)高技術(shù)含量的系統(tǒng)工程。在建設(shè)過(guò)程中涉及到許多方面的技術(shù)，特別是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全等。首先，普及檔案工作人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)，提高網(wǎng)絡(luò)防御技術(shù)。確保操作人員既有強(qiáng)烈的檔案信息安全保密意識(shí)，又具備過(guò)硬的計(jì)算機(jī)應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)防御能力。其次，檔案工作人員除了鉆研業(yè)務(wù)知識(shí)還必須加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)科研活動(dòng)，堅(jiān)持業(yè)務(wù)人員與專家研究相結(jié)合，發(fā)動(dòng)檔案工作者、計(jì)算機(jī)管理人員參與研究，集中大家的智慧，同時(shí)組織網(wǎng)絡(luò)、密碼、技檢等方面專家會(huì)診難題，技術(shù)攻關(guān)保證研究的廣度和深度。堅(jiān)持整體謀劃與具體研究相結(jié)合，深入探討檔案網(wǎng)絡(luò)安全保密管理的特點(diǎn)規(guī)律、基本原則、任務(wù)目標(biāo)等，在具體操作上做到理論探索與實(shí)踐應(yīng)用相結(jié)合，緊緊圍繞檔案網(wǎng)絡(luò)安全保密管理的需求和難題搞研究，注重研以致用，從而更好地推動(dòng)檔案保密工作。

（四）正確處理檔案利用和保密之間的關(guān)系

檔案的保密和開(kāi)放利用工作，是檔案工作的兩項(xiàng)重要內(nèi)容。它們既是對(duì)立的，又是統(tǒng)一的。檔案保密，就是保守黨和國(guó)家的秘密，維護(hù)國(guó)家利益和安全，是經(jīng)濟(jì)建設(shè)順利進(jìn)行的保障。檔案開(kāi)放是為了充分利用檔案中的信息資源，發(fā)展經(jīng)濟(jì)，建設(shè)國(guó)家，使國(guó)家富強(qiáng)，人民安居樂(lè)業(yè)。那些談保密就色變，就不敢提供利用，使許多檔案束之高閣、禁錮起來(lái)，人為地把經(jīng)濟(jì)建設(shè)和保密工作割裂或?qū)α⑵饋?lái)的做法是不可取的，也有違檔案利用的宗旨。當(dāng)然，檔案的開(kāi)放、利用一定要適當(dāng)、適時(shí)。保密和利用之間有一個(gè)“度”的問(wèn)題。“度”掌握得好，對(duì)國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)將起到積極的推動(dòng)作用，否則，將給黨和國(guó)家?guī)?lái)一定的損失。這就要求加強(qiáng)科學(xué)定密工作，正確處理保密和公開(kāi)的關(guān)系，改進(jìn)和加強(qiáng)定密工作，從制度和機(jī)制上保證定密科學(xué)準(zhǔn)確。