共享數字化檔案成果

管先海 李興利

李興利（焦作市檔案局）：各級綜合檔案館開展“存量檔案數字化”已經有些年頭了，隨著數字檔案館建設的不斷推進，檔案信息利用服務的查全率、查準率和查詢速度有了極大提升，受到各方面好評。但由于種種原因，多數地方還局限在單個的檔案館內部，在檔案的源產地——向檔案館移交檔案的機關單位，還無法實現“足不出戶即可實現查檔”的需求。以致有的單位就向檔案館提出，可否將本單位已移交檔案館的電子件全部或大部分復制回去等等。2019年3月底召開的全國檔案局長館長會議明確提出，“機構改革后，各級綜合檔案館要進一步聚焦主責主業，突出5項基本功能，不斷提高檔案保管利用能力。在確保安全的前提下不斷加大檔案開放力度，并通過檔案資源共建共享、互聯網在線服務等方式，使檔案利用服務更加方便快捷、優質高效”。本期沙龍，請各位同行結合實際，從制度、技術各個層面，談談新時代數字檔案的共享問題。

程媛媛（焦作市檔案局）：新時代數字檔案的共享是一項勢在必行的創新性工程。實現這項工程，我感覺有三個“必不可少”。第一是系統必不可少。必須搭建、依托或整合相關網絡，開發建立覆蓋全國各級綜合檔案館的數字檔案資源管理系統。第二是資源必不可少。這里的“資源”是數字檔案資源，與各級綜合檔案館的數字檔案館建設密不可分，需要基層排除萬難，全面推進數字檔案館建設，特別是對已有數字資源進行“查漏補缺”和“糾錯扶正”。這是實現“數字檔案資源共享”的關鍵。第三是標準必不可少。“存量檔案數字化”開展以來，部分“缺錢少人”的基層檔案館多是為了完成任務而干，重“量”不重“質”，甚至有“量”無“質”。建議從國家級層面出臺相關規章制度和標準，讓基層開展工作能夠有章可循、有據可依，少花冤枉錢，少走冤枉路。

梁艷麗（新鄉市檔案局）：我同意程媛媛老師的三個“必不可少”的看法，在此提兩點建議。一是系統問題的建議。以新鄉市檔案館為例，2010年前的檔案管理軟件，全文掛接檢索不太好用;后使用新的檔案管理軟件，由于實際操作問題溝通不暢;近年來又合作開展館藏檔案數字化工作。感覺市級檔案館使用檔案管理軟件尚且如此周折，縣級檔案館更是無能為力了，建議自上而下推行適用的檔案管理軟件。二是共享問題的建議。建議國家檔案局出臺指導性的意見，明確近期、中期、長期預期共享的檔案內容，使各級檔案館有的放矢地開展工作。

郭東升（臨清市檔案局）：我贊成梁艷麗老師的建議，由國家檔案局搭建檔案管理軟件系統平臺，以為全國各級國家綜合檔案館共用。另外，我主張各綜合檔案館自力更生做檔案內容數字化工作，分輕重緩急持續推進，久久為功。關于立檔單位可否將本單位已移交檔案館的電子件全部或大部分復制回去問題，我想應該根據檔案利用實際來確定，單位利用率不高，就大可不必;利用率極高，就應該考慮，但一定謹慎，高度注意成本，避免浪費。

王富忠（濮陽縣檔案局）：我贊同郭東升老師的“注意成本、避免浪費”的觀點。就縣級檔案館而言，較之于省、市級檔案館，數字化建設更加緩慢，成效并不明顯。以濮陽縣檔案館為例，主要存在三方面問題：一是人才匱乏，如果缺乏檔案專業和計算機專業并重的人才，則擔不起這項重任。二是財力短缺，檔案館每年的經費僅僅夠維持正常的工作運行，缺乏數字化發展的必要經費保障。三是技術因素。檔案數字化建設不可避免地會出現計算機病毒、系統漏洞、網絡攻擊等等問題，沒有必要的技術支持是很難正常運行的。

丁曉琴（洛陽市檔案局）：王富忠老師說的問題在縣級檔案館普遍存在，尤其是中西部欠發達地區更甚。關于人才匱乏問題，現有人員缺少既懂檔案業務又懂計算機的業務人員，能引進人才固然很好，但就目前來看從現有人員中培養可能更現實些。關于財力短缺問題，資金是保證，希望國家檔案局能按支持中西部檔案館建設模式，與財政部聯合，自上而下，撥付數字化檔案館建設專項經費，專款專用。關于技術因素問題，雖然國家檔案局制定發布了關于數字化檔案館建設指南，但仍需要具體操作規范。建議建立全國統一的信息化操作平臺統一使用。另外，檔案鑒定問題也不容忽視，雖然檔案開放時已經進行了鑒定，但在檔案信息發布到互聯網時，還是需要重新鑒定的。

王鳳珍（臺前縣檔案局）：丁曉琴老師的分析我很贊同。我認為新時代數字檔案的共享不僅指館藏檔案資源與向檔案館移交檔案的機關單位實現共享，而是實現整個社會共享，滿足所有檔案利用者“足不出戶即可實現查檔”的需求。近幾年，各級綜合檔案館雖然開展了“存量檔案數字化”，但貼近百姓生活方面的檔案甚少，大多數民生檔案仍然分散于各個系統中，形成了信息孤島，無法滿足基層群眾的現實需求。因此，館藏數字檔案資源相對單一是制約檔案信息資源共享的主要因素之一，加大數字檔案整合力度，不斷豐富館藏數字檔案資源是實現數字檔案資源共享的前提和基礎。再就是希望盡快制訂數字檔案資源整合共享的相關規范標準，避免因標準不一出現返工的現象。

常冠林（亳州市郵政公司）：我很贊同王鳳珍老師的觀點。我認為數字檔案的共享問題，關鍵在于如何構建共享平臺。可從以下幾個方面努力：一是統一部署，建立管控體系。從高層進行規劃，統一管理體系，將檔案數據平臺建設納入各級政府信息化推進、信息化服務和電子政務建設規劃，構建檔案信息生成、采集、審查、處理、傳輸、交換、利用“一條龍”的管理運行體制，明確各相關部門的具體職責，做到各司其職、各負其責。二是統一標準，建立完善標準體系。建立數字化、信息化的工作流程，做到一條標準貫徹到底，避免多頭標準和地方標準混亂，確保執行到位。三是注重技能，健全人才體系。

庫俊平（濮陽市規劃建筑設計研究院）：我很贊同常冠林老師的“兩統一、一注重”的觀點。就一個地區而言，我認為新時代數字檔案的共享應當遵循“統籌規劃、規范有序、便民快捷、保障安全”四大原則。一是統籌規劃，縣級以上人民政府要建立工作協調機制，縣級以上檔案行政管理機構要會同有關部門統籌開展本行政區域內數字檔案共享工作，各綜合檔案館、專業檔案館要立足自身職能依法開展數字檔案收集、移交、共享工作。二是規范有序，建立本行政區域數字檔案資源中心，構建數字檔案網絡共享利用系統，進行聯通匯聚、處理整合、存儲交換和提供服務等，有效降低成本。三是便民快捷，數字檔案共享服務應當遵循分級分類、依法共享、創新應用、精細服務的原則，既要便民快捷，又要依法合規。四是保障安全，建立健全數字檔案安全管理工作機制。尤其是檔案形成單位，向數字檔案資源中心提供和上傳數字檔案之前，應當依法對數字檔案進行脫密、脫敏處理。

王偉英（鶴壁市不動產登記中心）：我非常贊同庫俊平老師的數字檔案共享“四大原則”的看法。關于檔案數字化共享，我談四點看法：其一，數字化是實現檔案信息共享的基礎;其二，隨著“放管服”改革的深入推進，很大一部分是檔案數據的共享，檔案部門在這項工作中應發揮規范制定、業務指導等作用;其三，關于檔案信息共享平臺問題，數字檔案共享應充分發揮政務服務平臺作用，無需另起爐灶、增加建設成本;其四，網絡及大數據技術的發展是一把雙刃劍，既有便利的一面，但也存在安全風險，在檔案信息共享過程中一定要守住安全的底線。

南燚（安陽市社會福利院）：我贊同王偉英老師的四點看法。我想說的是“檔案數字化外包”服務，可以按照《檔案數字化外包安全管理規范》組建檔案數字化服務平臺。在各級檔案部門投入少量管理人員和服務人員的情況下，既可以解決資金和技術人員的問題，也有了統一的管理標準和要求。

余厚洪（浙江麗水學院）：我很欣賞南燚老師的檔案數字化外包的看法。從技術來看，涉及信息數據組織、轉換、存儲、壓縮、分類、檢索技術以及用戶界面與系統集成技術等。當然，僅僅擁有技術還不夠，標準化才是有效實現檔案數字化的真正前提。從一定程度上說，“互聯互通”問題已成為當前檔案數字化的一個重要“瓶頸”。在開放的網絡系統中，確保安全存儲和傳輸是技術標準制定時應該慎重考慮的問題。完善的檔案數字化標準體系建設需較長時期的探索與實踐，但現實又希望這個過程盡可能短暫。因此，需要注重前瞻性、先進性、導向性、可行性，從技術與管理等不同層面出發，形成一整套完善的檔案數字化標準體系。

劉艷茹（濮陽市檔案局）：我很欣賞余厚洪老師從技術和標準層面的分析。在此僅就數字檔案安全與互通問題談點看法。一是數字檔案安全問題。數字檔案對安全保密的嚴格要求，在檔案數據庫建設中必須從制度管理和技術保證等層面確保安全。二是數字檔案互通問題。目前各個地區僅可以利用本館、本地的數字檔案，但人們更希望檔案部門建立數字檔案綠色利用通道，不受時間、空間和行業的制約，真正實現無邊界服務。當前各單位專業檔案數據庫自成一體，館室之間不能實現互聯互通，如何整合檔案館、室數字資源依然是一個棘手問題，共享數字檔案成果仍任重道遠。

黃琥（中原油田檔案管理中心）：劉艷茹老師說的確實是新時代數字檔案共享過程中亟待解決的關鍵問題。我這里談幾點個人看法。一是建立數字檔案資源共享平臺。以中原油田為例，將與職工群眾切身利益密切相關的職務晉升、職稱評定文件全部儲備在這個平臺，擁有局域網用戶名者，只需在搜索欄輸入年度、姓名等關鍵字即可。二是建立數字檔案綠色服務通道。在查閱個人出生年齡、工齡、學籍等個人信息時，只要出示本人身份證，就可以查閱到其電子信息，讓職工群眾享受到數字檔案資源共享的好處。三是通過鑒定實現數字檔案資源共享。建立由管理部門、業務部門和檔案部門骨干組成的檔案鑒定小組，分階段、按步驟地對庫藏數字化文件進行價值鑒定、涉密鑒定，將可公開文件返回原單位或掛接到數字檔案資源共享平臺，使其真正走向職工群眾，逐步實現共享。