論學校傳統檔案室與數字檔案室的有機融合

田麗慧

摘? 要：學校傳統檔案室與數字檔案室各有優劣，只有有機融合才能達到優勢互補的和諧狀態。具體來說，二者可以在技術、室藏、人員、業務、管理、服務等方面進行有機融合。

關鍵詞：學校傳統檔案室;學校數字檔案室;有機融合

隨著信息技術、數字技術、網絡技術在學校檔案室的應用與發展，許多大中型學校檔案室不惜投入大量的人力、物力和財力，開始承擔學校數字檔案室的研究、建設任務。通過探索、實踐，研究者發現學校數字檔案室的建設仍不得不依賴于學校傳統檔案室資源。在相當長一段時間內，學校檔案室不會全面數字化，而是學校傳統檔案室與學校數字檔案室共存互補、有機融合，以學校復合檔案室的形態存在。

學校傳統檔案室與數字檔案室共存互補、有機融合的復合檔案室作為學校檔案室發展的一個階段，是由學校傳統檔案室向學校數字檔案室過渡時期學校檔案室存在的基本形態，是學校檔案室發展模式的現實選擇。那么，如何對學校傳統檔案室與數字檔案室進行有機融合呢？具體而言，筆者認為，學校傳統檔案室與數字檔案室可以在技術、室藏、人員、業務、管理、服務等方面進行有機融合。

1 技術的有機融合

技術的有機融合是學校傳統檔案室與數字檔案室有機融合的基礎。學校傳統檔案室的技術是指學校檔案室的傳統技術及其建筑設備，如檔案柜、目錄柜、閱檔桌椅等;學校數字檔案室的技術是指學校數字檔案室所采用的信息技術、數字技術、通信技術、網絡技術、虛擬技術、多媒體技術等現代信息技術以及計算機、通信設施和通信網絡等現代技術設備。如何對學校傳統檔案室與數字檔案室的技術進行有機融合呢？筆者認為，一方面要充分發揮學校傳統檔案室的技術及其建筑設備的優勢，另一方面要推動學校數字檔案室高新技術及其現代設備在檔案室的應用和發展，不斷采用新技術來充實學校檔案室，從而使學校傳統檔案室與數字檔案室的技術達到有機結合、共存互補的和諧發展狀態。

2 室藏的有機融合

室藏的有機融合是學校傳統檔案室與數字檔案室有機融合的核心。學校傳統檔案室的室藏是指學校檔案室所收藏的各類實體檔案的總和，是獨立的物理室藏;學校數字檔案室的室藏由本室的數字檔案信息資源和網絡數字檔案信息資源兩部分組成，既有物理實體的成分，又有虛擬室藏的成分。學校傳統檔案室室藏是學校數字檔案室信息資源的基礎，二者在室藏上可以有機融合，如何對學校傳統檔案室與學校數字檔案室的室藏進行有機融合呢？筆者認為，一方面要對學校傳統檔案室室藏的非數字檔案進行合理數字化，另一方面要用網絡數字檔案信息資源充實室藏，使有機融合后的室藏既有傳統的手寫型、印刷型、縮微型、視聽型檔案，又有電子或網絡檔案信息資源;既有實體檔案，又有虛擬檔案;既有單一的媒體檔案，又有多媒體檔案;既有聯機檔案信息資源，又有脫機檔案信息資源，進而建立完善的實體與虛擬室藏，讓本室有限的檔案信息資源實體和無限的網上虛擬檔案信息資源最大限度地結合，達到擁有與存取的最佳平衡，并做到對檔案信息資源的所有權和使用權并重，充分滿足用戶多方面的檔案信息需要，逐步實現檔案室室藏檔案信息資源共享。

3 人員的有機融合

人員的有機融合是學校傳統檔案室與數字檔案室有機融合的關鍵。學校傳統檔案室的工作人員是指掌握學校傳統檔案室技術且能勝任學校傳統檔案室工作的檔案室工作人員;學校數字檔案室的工作人員是指掌握學校數字檔案室技術且能勝任學校數字檔案室工作的檔案室工作人員，具體又可劃分為具體操作層、網絡管理層和宏觀決策層三個層面。具體操作層中從事內部檔案信息資源管理的工作人員要求有較寬的知識面、扎實的檔案學與信息學知識，能獨立開展檔案信息咨詢活動，能對檔案信息產品進行深層次的加工;具體操作層中從事技術支持與維護的工作人員要求有極高的專業計算機水平，精通計算機和網絡知識。網絡管理層工作人員要求具有敏銳的檔案信息意識和較強的網絡檔案信息收集與組織整理能力，具有較強的創新能力與知識產權保護觀念，具有較好的專業知識、外語水平及分析、判斷和綜合能力，熟悉網絡環境下各種檢索工具、檔案信息源及使用方法等。宏觀決策層工作人員要求具有敏銳的檔案信息意識、開放的個性、靈活的頭腦、良好的大局觀和極強的戰略決策能力與協調管理能力，能正確分析學校數字檔案室內外部環境，制定學校數字檔案室信息資源發展政策。如何對學校傳統檔案室與學校數字檔案室的工作人員進行有機融合呢？筆者認為，一方面要對學校傳統檔案室與數字檔案室工作人員的知識結構進行有機融合，使其熟練掌握檔案學專業知識與外語、計算機、網絡知識以及多種專業知識;另一方面要對學校傳統檔案室與數字檔案室工作人員的技術能力進行有機融合，使其熟練掌握計算機技術、數字技術、網絡技術，逐步培養其敏銳的檔案信息意識和獨立獲取檔案信息的能力以及創新能力、管理能力、文字表達能力、協作和人際溝通能力，從而把他們鍛煉成為能適應傳統和數字化、網絡化復合環境的復合型工作人員。

4 業務的有機融合

4.1 收集利用業務的有機融合。既要重視對各種檔案的收集、整理、保管和借閱，又要加強對檔案信息資源的開發和利用，對原有業務進行整合和升華，以適應信息時代的要求。例如，可以增加一些新型業務功能，如檔案信息數據采集與整理、檔案信息數據庫開發、檔案信息導航、檔案信息系統安全維護、網上檔案信息知識產權保護及技術支持等功能。

4.2 參考咨詢業務的有機融合。要以檔案信息資源的開發利用為基礎，以用戶的檔案信息需求為核心，提供高品質的檔案信息參考咨詢服務，力爭變配角地位為主角地位;可以通過開設檔案信息參考咨詢專線，建立檔案信息參考咨詢應答系統、點播系統或點讀系統等方式，來加強檔案信息參考咨詢服務。

4.3 用戶培訓業務的有機融合。可以利用先進的技術手段，例如電子郵件、在線咨詢、網上講座、視頻點播、電視會議、遠程教學等等，來提高用戶的綜合素質。

4.4 信息服務業務的有機融合。可以通過建立檔案信息特色網站、虛擬檔案信息資源導航站、交互式的檔案信息服務系統、獨立的檔案信息資源服務器、直觀的網絡地址和友好的用戶界面等方式，開展網上檢索、網上借閱、網上拷貝、網上咨詢、網上研討和網上培訓等各種檔案信息服務活動，為用戶提供跨時空的便捷的檔案信息服務。

5 管理的有機融合

管理的有機融合是學校傳統檔案室與數字檔案室有機融合的保障。學校數字檔案室拓寬和激活了學校傳統檔案室的管理內容和管理方式。在管理內容方面，雖然學校傳統檔案室也涉及知識產權，但這遠遠沒有學校數字檔案室涉及的范圍廣、程度深，檔案信息系統和數字檔案信息的安全管理成為學校數字檔案室的重要管理內容;在管理方式方面，學校傳統檔案室基本上是手工操作管理和檔案實體管理，學校數字檔案室則是計算機管理、網絡管理和檔案信息管理。那么如何對學校傳統檔案室與數字檔案室的管理進行有機融合呢？筆者認為，一方面要加強學校傳統檔案室的手工操作管理和檔案實體管理，另一方面也要加強學校數字檔案室的計算機管理、網絡管理和檔案信息管理，尤其是檔案信息系統和數字檔案信息的安全管理，從而使學校傳統檔案室的管理和數字檔案室的管理有機融合在一起。

6 服務的有機融合

6.1 服務對象的有機融合。學校傳統檔案室是以實際到室利用者為服務對象，其用戶多為有限的固定群體;學校數字檔案室相對于學校傳統檔案室而言，擴大了檔案室的服務對象，其檔案信息知識受眾表現為無限擴張與分散化，用戶從有限向無限發展。那么如何對學校傳統檔案室與學校數字檔案室的服務對象進行有機融合呢？筆者認為，一方面要服務好學校傳統檔案室的各種用戶;另一方面要服務好學校數字檔案室的各種網絡用戶、遠程用戶、虛擬用戶等，就是把一切通過檔案室（無論以何種方式）來獲取檔案信息知識的人即檔案信息知識受眾當作服務對象，盡己所能為其提供優質檔案信息服務。

6.2 服務方式的有機融合。學校傳統檔案室是集中式的，訪問場所既固定又稀少，每個崗位都必須有工作人員堅守，大小服務都有專人管理，利用者是被動接受檔案室員面對面的服務，利用者要想獲得檔案室信息知識，必須通過與檔案室員的咨詢、交談才能進行。而學校數字檔案室的服務則是開放式的，它依靠檔案信息資源數字化和傳遞網絡化來實現跨時空的檔案信息資源的共享，用戶可以在任何時間任何地方以聯網的方式到任何開放式學校數字檔案室獲取檔案信息知識。學校數字檔案室使得檔案室的服務方式發生多種變化，即由單一轉向多樣、由被動轉為主動、由封閉轉為開放、由大眾化轉向個性化、由單向式服務轉向交互式服務、由區域服務轉向社會服務、由固定場所服務轉向跨時空服務、由靜態服務轉為動態服務等等。那么如何對學校傳統檔案室與學校數字檔案室的服務方式進行有機融合呢？筆者認為，首先，要不斷向“任何（檔案）信息、任何時間、任何用戶、任何方式、最快速度”的最高境界發展。只要是檔案信息知識受眾合理需要的檔案信息，都應盡力提供，具體服務方式可以千差萬別，但宗旨始終是最大限度地滿足用戶的檔案信息知識需求。其次，應盡量向用戶提供多樣化、深層次、集成化和個性化的服務。即既提供室內服務，又提供室外服務和不受時空限制的網絡服務、遠程服務;用戶既可親自到檔案室來查閱檔案資料，也可在實體檔案室之外的任何時間、任何地點，通過網絡來利用檔案室的檔案信息資源，從而滿足用戶在不同地點及不同時間對實體檔案室與虛擬檔案室的不同需求。最后，既要重視一對多的服務，又要重視多對一的服務，從而實現多對多的服務。即對一個具體的服務對象而言，檔案室通過現代技術、虛實結合的室藏和檔案信息資源共享、室際互借等許多手段的有機融合，提供多樣化檔案信息知識和多樣化的服務，從而在滿足檔案信息知識受眾的無限需求方面達到一個新的高度，在一定程度上實現有限與無限的統一。