水利工程技術(shù)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

高淑平

摘? 要：目前水利工程檔案管理工作中存在檔案意識(shí)淡薄、檔案管理各項(xiàng)制度不夠完善、檔案基礎(chǔ)建設(shè)投入力度不到位等問(wèn)題。建議各單位根據(jù)自身實(shí)際，建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn);重視業(yè)務(wù)素質(zhì)提高，做好管理人員培訓(xùn)工作;注重檔案開(kāi)發(fā)利用，加強(qiáng)檔案信息建設(shè)，積極服務(wù)水利事業(yè)。

關(guān)鍵詞：水利工程;技術(shù)檔案;檔案管理

1 水利工程檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

1.1 檔案意識(shí)淡薄，單位對(duì)水利檔案工作重視不夠。檔案管理未能切實(shí)列入工作內(nèi)容，擺上應(yīng)有的位置，從人力（檔案員配置）、物力（檔案裝具和材料等）上給予必要的投入。建設(shè)單位和施工單位較注重現(xiàn)實(shí)的、短期的經(jīng)濟(jì)效益，未能正確認(rèn)識(shí)檔案管理對(duì)工程管理所具有的相互促進(jìn)的作用，看不到規(guī)范的檔案管理對(duì)水利工程使用、維修和水利工程建設(shè)科技進(jìn)步的重要作用，而且這種作用將產(chǎn)生不小的經(jīng)濟(jì)效益。特別是大中型水利工程，其建設(shè)規(guī)模大、時(shí)間長(zhǎng)、要求嚴(yán)，在施工中還會(huì)采用許多新工藝、新技術(shù)，如不及時(shí)記錄、收集、歸檔，對(duì)工程建設(shè)和運(yùn)行管理將會(huì)造成不可彌補(bǔ)的損失。

1.2 檔案管理各項(xiàng)制度不夠完善。由于制度不完善，普遍存在工作人員主動(dòng)收集檔案的意識(shí)差、檔案分類整理不明細(xì)、資料完整性不高、檔案信息化程度弱、借還制度執(zhí)行不力等弊端，嚴(yán)重制約水利系統(tǒng)的工作效益和發(fā)展。基層管理人員長(zhǎng)期以來(lái)形成的封閉工作方式，憑傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)和狹隘的管理方法，乃至到工程竣工需要對(duì)檔案進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)，臨時(shí)組織人員對(duì)工程初設(shè)到單元工程、主體工程等驗(yàn)收資料進(jìn)行全面收集、鑒定、整理。這樣突擊整理歸檔的痼疾一直沒(méi)有得到很好的解決，必然造成檔案資料丟失、損毀、收集不全面等問(wèn)題。面對(duì)社會(huì)開(kāi)放、科技進(jìn)步和現(xiàn)代化管理規(guī)范要求提高，這種檔案管理方式顯得難以應(yīng)對(duì)。更有甚者抱有臨時(shí)應(yīng)付觀點(diǎn)，很難進(jìn)入角色，不能適應(yīng)水利工程建設(shè)檔案這一科技含量相對(duì)較高的檔案管理工作。

1.3 缺乏基本的硬件設(shè)施投入、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范。目前，許多部門(mén)在沒(méi)有進(jìn)行基本硬件設(shè)備投入，或者投入很不到位的情況下，就大談檔案信息化建設(shè)。有的往往只重視發(fā)展先進(jìn)通信設(shè)備和購(gòu)置高檔計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)。結(jié)果是前者無(wú)從談完整的建設(shè)，后者建成的檔案信息系統(tǒng)無(wú)法轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)和科學(xué)發(fā)展的動(dòng)力。

2 做好新時(shí)期水利技術(shù)檔案管理工作的對(duì)策與措施

2.1 根據(jù)自身實(shí)際，建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。在檔案資料的收集中，一要做到兩個(gè)結(jié)合：把辦公室收發(fā)文件時(shí)把關(guān)收集與檔案管理人員專項(xiàng)收集相結(jié)合，把日常收集與每年年底歸檔整理時(shí)查漏補(bǔ)缺相結(jié)合;二要對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行區(qū)分，對(duì)文件的來(lái)源、內(nèi)容和去向進(jìn)行分類，真實(shí)、歷史地反映項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程，從而使檔案管理更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化;三要抓檔案管理的重點(diǎn)，把水利檔案細(xì)分為水資源檔案、水資源開(kāi)發(fā)利用檔案、水利工程技術(shù)檔案和水利工程運(yùn)行管理檔案，按大、中、小型工程進(jìn)行歸檔，這樣做的好處是抓檔案管理的重點(diǎn)，為計(jì)算機(jī)管理和實(shí)現(xiàn)水利行業(yè)檔案資源共享打下良好基礎(chǔ)。[1]

2.2 重視業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)。水利檔案具有多元性和綜合性，不僅僅是某一學(xué)科的信息反映，而且是以水利為中心的多學(xué)科、多專業(yè)的信息綜合。因此，要管好、用好這些檔案資料，并進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，同樣需要管理人員具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，必須加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，要通過(guò)請(qǐng)進(jìn)來(lái)、送出去等多種途徑進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)。

2.3 強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)檔案工作管理。水利部門(mén)和建設(shè)單位本身所產(chǎn)生的檔案，如不及時(shí)收集存檔，極容易造成檔案資源的流失。要認(rèn)識(shí)到水利檔案工作不僅僅是水利檔案部門(mén)的事，更是水利工程施工單位、基層水利單位、上級(jí)水利部門(mén)應(yīng)當(dāng)共同關(guān)注的事情。在檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，要進(jìn)一步增強(qiáng)協(xié)調(diào)意識(shí)，把協(xié)同配合作為水利檔案工作與其他部門(mén)的聯(lián)系紐帶，建立水利檔案協(xié)調(diào)聯(lián)系制度，及時(shí)提供資料，主動(dòng)服務(wù)于工程建設(shè)管理。

2.4 加強(qiáng)檔案開(kāi)發(fā)利用，積極發(fā)揮檔案效益。由于水利工程布局分散，基層水利技術(shù)人員信息相對(duì)閉塞，對(duì)一些好的設(shè)計(jì)、施工和運(yùn)行管理的范本需求大，這為水利檔案的再利用提供了重要前提。同時(shí)，開(kāi)發(fā)利用檔案要有針對(duì)性，要緊緊圍繞服務(wù)對(duì)象的發(fā)展規(guī)劃和工作重點(diǎn)進(jìn)行開(kāi)發(fā)，做到有的放矢。要加強(qiáng)檔案的編研工作，隨著科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，利用者需要檔案部門(mén)快速、高效地提供多層次的檔案信息。[2][3]這就要求檔案部門(mén)不僅要向利用者提供原始檔案，還要根據(jù)利用者和社會(huì)的需求，提供一次加工、二次加工、多次深加工等不同層次的檔案信息。要建立完善的檢索體系，最大限度地揭示檔案信息。檔案檢索工具是記錄、報(bào)道和查找館藏檔案的有效手段，是管理檔案和提供利用必不可少的得力工具。它是充分揭示館藏內(nèi)容，迅速、準(zhǔn)確地提供檔案和檢索檔案的主要途徑。檔案部門(mén)只有編制出系統(tǒng)、實(shí)用、多角度、多功能的檔案檢索工具，才能縮短檔案檢索時(shí)間，提高檔案的查全率、查準(zhǔn)率。通過(guò)開(kāi)發(fā)水利檔案效益，可以為培養(yǎng)知識(shí)全面、經(jīng)驗(yàn)豐富的水利行業(yè)人才發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.5 加強(qiáng)檔案信息建設(shè)，積極服務(wù)水利事業(yè)。首先，要制定切實(shí)可行的培養(yǎng)計(jì)劃，鼓勵(lì)專、兼職檔案人員通過(guò)在職培訓(xùn)、業(yè)余進(jìn)修等多種形式，提高檔案工作者掌握和運(yùn)用信息技術(shù)的技能。其次，要注意引進(jìn)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的專業(yè)人才，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要。再次，要加強(qiáng)對(duì)檔案工作者信息意識(shí)培養(yǎng)，改變傳統(tǒng)檔案“重藏輕用”的局面，使檔案人員充分運(yùn)用信息資源管理理論和信息技術(shù)手段，對(duì)檔案信息資源實(shí)施科學(xué)管理與有效開(kāi)發(fā)利用。最后，要建立必要的激勵(lì)機(jī)制，充分發(fā)揮檔案管理人員愛(ài)崗敬業(yè)、積極進(jìn)取的工作熱情和主觀能動(dòng)作用，提高工作效率和質(zhì)量，從而增強(qiáng)檔案管理改革和發(fā)展的動(dòng)力。[4]

2.6 未雨綢繆，防患未然，確保水利檔案的安全。由于歷史與現(xiàn)實(shí)的多種原因，相當(dāng)部分的水利工程建設(shè)及管理單位，都把辦公基地設(shè)于水庫(kù)、電站大壩的下游。這樣的布局，或許便于水利工程的日常建設(shè)管理，但對(duì)于水利檔案的自身安全而言，確實(shí)存在不容忽視的安全隱患。在1975年8月的特大暴雨洪水中，河南省石漫灘水庫(kù)、駐馬店板橋水庫(kù)以及舞鋼區(qū)田崗水庫(kù)等突發(fā)潰壩失事，居于壩下的水庫(kù)管理單位所有物資包括檔案，均被不期而至數(shù)以億計(jì)的潰壩洪水一掃而光，蕩然無(wú)存。這樣慘痛的教訓(xùn)，難道不夠深刻嗎？“75·8”大洪災(zāi)之后，中國(guó)水利界產(chǎn)生了一個(gè)專用名詞：75·8雨型。長(zhǎng)江三峽、黃河小浪底等大型水庫(kù)設(shè)計(jì)建設(shè)時(shí)，都考慮進(jìn)了“75·8”因素。故此，筆者建議，已設(shè)于壩下的水利檔案館室，應(yīng)制定非常狀況下的應(yīng)急預(yù)案并落到實(shí)處;擬建的水利檔案館室，應(yīng)設(shè)于壩上安全區(qū)域，以確保安全無(wú)虞。

參考文獻(xiàn)：

[1]任俊霞.如何做好新時(shí)期水利檔案管理工作[J].檔案天地，2007（3）.

[2]陳忠國(guó).對(duì)構(gòu)建水利檔案資源開(kāi)發(fā)與利用暢通服務(wù)渠道的思考[J].治淮，2007（12）.

[3]張輝，呂廓.淺談如何做好新時(shí)期水利檔案工作[J].黑河學(xué)刊.2007.1，（127）.

[4]楊桂珍.關(guān)于水利檔案事業(yè)創(chuàng)新的戰(zhàn)略思考[J].山西水利，2005（10）.