我經歷過的幾次接待“驚險”

文/眼里有光

公務接待看似簡單，卻也可能處處成為雷區。必須要以謹慎之心處理、關注、精雕細節，在細節的把握中提升工作水平。我給大家分享自己親歷的三個故事。

接待客人是一件很考水平的事情。

“我們已經把房間退了”

有一次，兄弟城市同一系統的單位來訪，上午跟部門座談，下午到企業調研，行程還算簡單。兩個城市之間距離不算遠，他們就自己開了車過來。沒想到午餐之后，猝不及防的一幕發生了……

簡單吃完午飯，接近13點。步行前往上車處，領導們在后面談工作，我在前面帶路，快到時，我放慢腳步，跟對方對接的同事說，“你們先回酒店休息，我們14點出發去調研。”

對方一臉錯愕地說，上午出來時，酒店的工作人員說12點之前要退房，我們那時已經把房間退了。

一盆冷水，心里拔涼拔涼。因為之前還特意跟酒店協調過，那幾個房間在14點之前退房即可。當時，我腦袋里一片空白。

冷靜下來后，我迅速打電話給科室領導，姜還是老的辣。他當機立斷，安排客人去附近，僅需五分鐘車程就能到的市規劃展覽館，并迅速給對方打了電話，請他協助安排1小時左右的參觀。幸虧市規劃展覽館也是見慣了大場面的，15分鐘、30分鐘、60分鐘的參觀，應有盡有。

就這樣，一切有條不紊進行，而對方和我們的領導對這個小插曲都渾然不知，都以為是事先安排好的。而我也趁機加了展覽館工作人員的微信。

我想，心中常備幾個既能展現本地特色，又能讓客人難忘，還能控制時間的備選點十分重要，某個時候可能就會派上用場。除此以外，接待人員還應提前熟悉好每個點參觀的大概時間和內容、對方的聯系方式等，這樣有突發情況的時候也能應對自如。

“沒問題，馬上落實”

有一次，上級部門組織系統內新晉領導來調研。每一天的行程都十分緊湊，一天走訪4到5個企業，基本是早上8點出門，晚上10點收工，回到酒店還要再開碰頭會整理會議記錄，工作強度很大。

最后一天由于企業太多，上級部門分成了兩個小組去調研。A組一切順利，比B組早了1個小時結束所有行程。

A組帶隊領導看時間還早，臨時說要去之前看過的某某企業看看。當時已經在高速路上，距離那個企業也只有30分鐘的路程了。

我一聽，心里又開始慌張，怕張羅不及，領導也很體貼，馬上說如果不行就算了，添麻煩了。但跟我一起陪同調研的同事卻自信地應道：沒問題，馬上落實。原來，他早有準備，把事先準備好的參會人員名單發給了企業的對接人，也讓幫忙安排好了座談的會場，一切都秩序井然。

事后聊起，才知道這個新晉領導調研組前幾年每年都會來，而那個企業基本都會去，這次來沒有點名說要去這個企業，他事先也覺得納悶，以為是調研主題變了。后來一看行程（本次調研行程由對方指定），覺得時間可能有富余，況且那個企業距離集合點不遠，所以也提前跟企業打了招呼。不得不說，心細的人，永遠都是準備最充分的。

經過此事，我想到了一個詞：富余。搞對接和服務，有可能要準備到2或3套方案，充分的準備才能有效應付各種狀況。就像有時候安排車輛，在不確定的情況下，安排一個商務車，會比安排一個轎車更合適，因為，那兩個多余的位置，說不準什么時候就會派上用場了。

“臨時增加了12號人，咋安排”

有一次，我們籌備召開全市重大項目動工的奠基儀式。儀式前，領導要先在另一個地方（車程約25分鐘）參加一個高端人才的座談會。我們掐著時間準備去提醒領導的時候，剛好宣布座談會結束。

原本想著按部就班就過去了，沒想到高端人才對我市非常熱情。會議間隙，有人聽說了我們將召開重大項目動工的奠基儀式，非常興奮地表示，想去看一看，對我市做更多了解。領導欣然同意，詢問是否能安排車。

說實話，我當時有點懵——臨時增加了12號人，上哪兒找車，會場的座位怎么安排？高端人才是我市的客人，想多了解我市是好事，不能因為服務不到位讓他們寒心，總不能告訴他們：“對不起，安排不了車和座位，大家下次來吧。”

趁著領導還在跟高端人才寒暄之際，一名負責協調公務的科長分別找到了高端人才座談會以及奠基儀式的對接人員，簡單了解了短時間內能否調度到車輛過來。

座談會的主辦方說，他們有一部大巴在來的路上，可能要10分鐘左右到，本來是接員工下班的，他現在就去協調一下，讓自己的員工先等一等。這句話有如在沙漠中挖到了水，在大海里抓到了浮板。

用車問題解決后，我們迅速跟奠基儀式那邊說明了情況，幸虧舉辦方也是聘請了經驗豐富的第三方公司承辦活動，凳子、手冊等物料還夠用，趁著我們過去的時間，也都全部準備好了。

我不得不佩服科長的冷靜。后來就此事跟他聊起，說如果不是剛好有一部大巴，那應該怎么辦？他說，那也就只能實話跟領導匯報，看領導是等車輛調度還是適當壓減參會者（自己的車能騰出5個左右座位）。

他還提到，比較“完美”的做法是，提前跟領導確定是否需要會上的高端人才參加，但這些環環緊扣的細節，不是每次都能想到，更多的只能是“事后諸葛亮”，下次要引起注意。

我不禁感嘆，公務接待真是處處是細節。