高校基建管理信息系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)分析

鄧 吉 平

(南京理工大學(xué)基建處，江蘇 南京 210094)

近年來，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，很多高校都建立了新校區(qū)，而沒有新校區(qū)的高校為滿足新形勢下辦學(xué)條件提升的需求，對老舊校區(qū)進(jìn)行修建規(guī)劃調(diào)整和拆舊建新，提高空間利用率，改善空間布局。因此，高校新建和修繕工程的建設(shè)任務(wù)十分繁重，而且，高校基建管理工作經(jīng)常往返于施工現(xiàn)場和辦公室甚至多個校區(qū)，工作受到時間和空間的諸多限制。信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展為提高高校基建管理水平提供了重要手段。但目前絕大多數(shù)高校的基建管理信息系統(tǒng)仍處于探索階段[1]。有些系統(tǒng)功能模塊非常復(fù)雜，看上去功能很多，但實際可操作性不強或利用率不高，有些系統(tǒng)又過于簡單，對于提高基建管理的信息化水平作用不大。高校需要盡快實現(xiàn)真正意義的基建全過程動態(tài)管理信息化建設(shè)[2]。建立管理信息系統(tǒng)首先要明確系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)，并對高校基建管理的主要流程進(jìn)行分析，確定系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)，在此基礎(chǔ)上建立的管理信息系統(tǒng)才能更符合管理實際。

1 系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

基建管理信息系統(tǒng)依托信息化技術(shù)手段，創(chuàng)新基建管理方式，對建設(shè)項目從建議書提出、可行性研究、評估、審查、勘察、設(shè)計、采購招標(biāo)、施工、試運行、驗收等全過程進(jìn)行動態(tài)管理，促進(jìn)建設(shè)項目管理科學(xué)化、規(guī)范化、程序化，同時為信息共享、溝通便捷提供幫助，從而提高管理質(zhì)量和工作效率。主要建設(shè)目標(biāo)如下：

1)實現(xiàn)建設(shè)項目各階段的動態(tài)輔助管理。高校基建項目包括新建、改建、擴(kuò)建及其相關(guān)的裝修、拆除、修繕工程，建設(shè)周期有長有短，周期長的有5年～6年，短的則只有幾個月；建設(shè)規(guī)模有大有小，大的有數(shù)萬平方米甚至10余萬平方米，小的只有幾百平方米甚至幾十平方米。這樣大大小小的項目每年有數(shù)百項，項目動態(tài)管理需要借助信息系統(tǒng)的輔助管理，包括質(zhì)量、進(jìn)度、投資、安全等方面的輔助動態(tài)管理，從而為項目順利實施提供科學(xué)、高效的決策依據(jù)。

2)實現(xiàn)建設(shè)項目電子檔案的信息化管理及資源共享。檔案信息化管理可以提高歸檔及利用效率，為建設(shè)項目文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和安全管理提供有效管理手段。同時，建立基建管理信息數(shù)據(jù)庫，可實現(xiàn)相關(guān)部門網(wǎng)上協(xié)作、實時共享、信息互聯(lián)互通，降低人工勞動和減少人員跑路，提高工作效率。

2 系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)分析

管理信息系統(tǒng)的功能須緊密結(jié)合高校基建管理流程來設(shè)置，因此，首先要對管理流程進(jìn)行分析。在此基礎(chǔ)上，合理設(shè)置使用功能。

2.1 高校基建管理流程分析

高校基建管理主要包括項目前期管理、項目施工階段管理、項目驗收階段管理、項目質(zhì)保期管理等四個主要階段。

1)項目前期管理。

前期管理主要包括項目立項審批、可研評估、勘察設(shè)計、前期報建、采購招標(biāo)、合同簽訂等方面內(nèi)容。項目前期工作是工程建設(shè)施工的先決條件，能否按時完成直接影響著整個項目的實際建設(shè)周期，前期工作是否扎實還影響著整個項目的投資控制。因此，作為項目建設(shè)的前期階段，需要有信息化的高效管理手段，推進(jìn)項目“勇往直前”“穩(wěn)中向前”，為后續(xù)施工階段管理創(chuàng)造有利條件。

2)項目施工階段管理。

項目施工階段管理以工程圖紙、合同等要素為依據(jù)，主要包含安全管理、質(zhì)量管理、進(jìn)度管理、投資管理等內(nèi)容，其中投資管理除正常合同內(nèi)款項支付外，還與材料和獨立費的認(rèn)質(zhì)認(rèn)價、工程簽證、工程變更等息息相關(guān)。該階段還涉及與多個參建單位的組織協(xié)調(diào)。因此，相對而言，該階段管理任務(wù)更為繁重一些，更需要管理信息系統(tǒng)的輔助管理。

3)項目驗收階段管理。

項目驗收階段管理主要包括施工單位對已完工程質(zhì)量自查及整改、監(jiān)理單位對已完工程進(jìn)行質(zhì)量評估、學(xué)校工程管理部門預(yù)驗收、學(xué)校組織正式竣工驗收等各環(huán)節(jié)的管理，同時還包括規(guī)劃、消防、檔案等驗收審批，以及竣工驗收備案和決算審計等內(nèi)容。該階段既是對整個工程質(zhì)量的實地查驗，也是對整個建設(shè)項目文件歸檔的查驗。可以借助管理信息系統(tǒng)對所有現(xiàn)場查驗原始記錄和其他建設(shè)相關(guān)文件進(jìn)行信息化管理。

4)質(zhì)保期管理。

質(zhì)保期管理主要依據(jù)合同約定和施工單位簽署的工程質(zhì)量保修書，對保修期內(nèi)工程維保的及時性、可靠性等進(jìn)行管控，一方面為工程竣工驗收后交付師生使用的舒適度、滿意度提供保障，另一方面也是質(zhì)保金支付的依據(jù)。在此階段，利用信息系統(tǒng)保留質(zhì)保申請、往來函件、維保圖片等痕跡材料。

2.2 系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)

在高校基建管理主要流程分析的基礎(chǔ)上，結(jié)合各階段工作內(nèi)容和要點，確定管理信息系統(tǒng)需要設(shè)置的功能。

1)項目前期管理功能模塊。

立項審批、可研評估、勘察設(shè)計、前期報建主要考慮工作動態(tài)和進(jìn)展信息的快速、便捷錄入，實現(xiàn)項目建議書、可行性研究報告、勘察報告、設(shè)計圖紙、評估報告及相關(guān)審批文件等資料的實時上傳和動態(tài)管理，實現(xiàn)圖片文件及word,pdf等文件格式的線預(yù)覽，為后續(xù)環(huán)節(jié)提供文件依據(jù)并達(dá)到共享的目的。

而采購招標(biāo)、合同簽訂需要實現(xiàn)在線申請、審批，以及表單自動生成和在線打印功能，在降低人工勞動和減少人員跑路，提高工作效率的同時，呈現(xiàn)采購、合同簽訂流程的最新進(jìn)展情況。

2)項目施工階段管理功能模塊。

通過信息管理系統(tǒng)的移動設(shè)備端(手機(jī)APP程序)，實現(xiàn)對施工現(xiàn)場質(zhì)量、安全、進(jìn)度等方面動態(tài)跟蹤管理，同時快速、便捷的將原始工程資料(現(xiàn)場照片、圖紙、施工日志等)上傳至信息管理系統(tǒng)。對工程簽證、工程變更、認(rèn)質(zhì)認(rèn)價、工程款支付等數(shù)據(jù)的實時采集，實現(xiàn)對項目投資的動態(tài)控制。

3)項目驗收階段管理功能模塊。

對項目前期、施工階段采集的數(shù)據(jù)自動進(jìn)行分類歸集，同時提供新增其他驗收資料掃描上傳的功能，通過高拍儀實現(xiàn)。對于無法掃描或無需掃描的實物、文件資料等，可錄入存檔時間、存檔地點，以便通過系統(tǒng)快速檢索。

4)質(zhì)保期管理功能模塊。

實時監(jiān)控各分部分項工程的質(zhì)量保修期，以及保修期內(nèi)各施工單位工程維保的及時性、可靠性等，同時采集往來函件、維保圖片等數(shù)據(jù)。

5)建筑基本信息數(shù)據(jù)庫功能模塊。

建立全校建筑的基本信息數(shù)據(jù)庫，包括：建筑編號、建筑名稱、建成時間、建筑面積等信息。實現(xiàn)對建筑信息的增加、修改、刪除功能，包括質(zhì)保期以外的修繕情況(修繕原因、修繕時間、修繕圖片)動態(tài)更新。為校區(qū)基建規(guī)劃以及既有建筑的年度維修提供重要參考信息。

6)學(xué)校參建單位信用數(shù)據(jù)庫功能模塊。

對承擔(dān)學(xué)校基建項目的乙方單位在采購招投標(biāo)、合同履約、安全文明管理等方面情況進(jìn)行綜合評價，建立信用數(shù)據(jù)庫，為加強對乙方單位的監(jiān)督管理提供依據(jù)。

基建管理信息系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)見圖1。

3 結(jié)語

高校基建管理信息系統(tǒng)為項目從立項到驗收的全過程動態(tài)管理提供了重要手段，為促進(jìn)建設(shè)項目管理科學(xué)化、規(guī)范化、程序化及提高工作效率和推進(jìn)信息共享創(chuàng)造了有利條件。本文通過對高校基建管理主要流程及系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析，為合理構(gòu)建管理信息系統(tǒng)提供參考。