清單式管理在高校辦公室業(yè)務(wù)工作中的應(yīng)用研究

一、實(shí)行清單式管理的意義

所謂清單式管理，是指針對(duì)某項(xiàng)職能范圍內(nèi)的管理活動(dòng)，分析流程，建立管理臺(tái)賬，并對(duì)流程內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化、量化，形成清單，列出清晰明細(xì)的管理內(nèi)容或控制要點(diǎn)，檢查考核按清單執(zhí)行。清單化管理的核心是超前，它突出全面提醒、細(xì)節(jié)提醒等特點(diǎn)和簡(jiǎn)單實(shí)用。采用清單式管理主要體現(xiàn)以下三個(gè)方面的優(yōu)勢(shì)：一是它清晰地反映出工作的進(jìn)展情況以及整個(gè)工作任務(wù)開(kāi)展的來(lái)龍去脈，使管理者能及時(shí)了解工作進(jìn)展以及存在的問(wèn)題，使職工清楚認(rèn)識(shí)到自身工作開(kāi)展情況。二是列出各類(lèi)業(yè)務(wù)清單，可以讓員工按照程序化、標(biāo)準(zhǔn)化開(kāi)展工作，有章可循，對(duì)全面提高員工業(yè)務(wù)水平具有一定的促進(jìn)作用。三是通過(guò)清單式管理可以有效提高事務(wù)性工作質(zhì)量和效率，使管理者更多地關(guān)注全局性、戰(zhàn)略性工作。

二、辦公室清單式管理思路

（一）樹(shù)立清單式管理理念。當(dāng)前在一些企業(yè)的管理中已經(jīng)采用了負(fù)面清單、質(zhì)量管理清單的清單式管理模式，但大部分高校辦公室并未意識(shí)到精細(xì)化清單式行政管理的重要意義，并未樹(shù)立清單式管理理念。高校辦公室業(yè)務(wù)工作更加具體且繁雜，這就要求每個(gè)工作人員都能夠充分了解工作的細(xì)節(jié)，提升管理工作效率，使管理工作更加精細(xì)化。實(shí)行清單式管理，首先要求工作人員樹(shù)立清單式管理理念，做到了凡事有計(jì)劃、有措施、有結(jié)果，解決工作責(zé)任不清晰的問(wèn)題，干什么、怎么干和干到什么程度讓人一目了然。

（二）建立清單管理科目。清單式管理需要構(gòu)建完善的管理工作標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)辦公室工作情況，建立辦公室職責(zé)清單、任務(wù)清單和執(zhí)行清單。通過(guò)構(gòu)建辦公室清單管理科目，可以使每個(gè)工作人員明確工作職責(zé)，明確工作任務(wù)，明確工作流程，同時(shí)便于管理者對(duì)工作進(jìn)行整體把握。

（三）建立動(dòng)態(tài)化督查督辦體系。為保證清單任務(wù)落到實(shí)處，應(yīng)建立督查督辦工作體系，并認(rèn)真落實(shí)督查督辦工作職責(zé)，對(duì)每項(xiàng)清單任務(wù)進(jìn)行“責(zé)任化督查、項(xiàng)目化督辦，動(dòng)態(tài)化反饋”，推動(dòng)督辦事項(xiàng)落地生根。在督察督辦過(guò)程中，要合理確定考核標(biāo)準(zhǔn)，盡可能細(xì)化工作內(nèi)容，對(duì)能夠量化的工作制定量化指標(biāo)，對(duì)主觀因素較強(qiáng)、不容易量化的工作，應(yīng)當(dāng)設(shè)計(jì)必要的定性評(píng)價(jià)指標(biāo)。

三、辦公室清單式管理實(shí)現(xiàn)方式

辦公室清單式管理主要體現(xiàn)在工作的細(xì)化、量化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化等方面，主要通過(guò)提升清單式管理意識(shí)、建立工作清單以及動(dòng)態(tài)化督查督辦三個(gè)方面來(lái)實(shí)現(xiàn)。

（一）強(qiáng)化清單式管理意識(shí)，提高專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍素質(zhì)。樹(shù)立清單式管理意識(shí)、提高工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，是開(kāi)展清單式管理的基礎(chǔ)。在進(jìn)行清單式管理工作中，要培養(yǎng)辦公室工作人員的清單式管理意識(shí)并提高職工業(yè)務(wù)水平，使每個(gè)辦公室的成員都能夠按照流程、按照標(biāo)準(zhǔn)、按照時(shí)限做事，高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)完成工作任務(wù)。1.更新觀念，提高工作認(rèn)識(shí)。“天下大事，必做于細(xì)”。辦公室工作人員要對(duì)精細(xì)化管理的理念宗旨進(jìn)行了解，明確細(xì)節(jié)的重要性，牢固樹(shù)立“細(xì)節(jié)決定成敗”的意識(shí)，強(qiáng)化清單式管理意識(shí)，無(wú)論是辦文、辦會(huì)還是辦事都要樹(shù)立流程意識(shí)、標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)、時(shí)限意識(shí)，嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、準(zhǔn)確、按時(shí)完成工作任務(wù)。“不因事小而不為，不因事雜而亂為，不因事急而盲為，不因事難而怕為”。2.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。加強(qiáng)辦公室人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，堅(jiān)持分類(lèi)分級(jí)、全員培訓(xùn)，緊密結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)干部、科職干部、工作人員的需要，與不同類(lèi)別、不同層次、不同崗位的特殊需要結(jié)合起來(lái)，增強(qiáng)針對(duì)性，實(shí)現(xiàn)辦公室工作人員的培訓(xùn)全覆蓋。一是加強(qiáng)內(nèi)部培訓(xùn)，定期開(kāi)展辦公室業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。二是拓展網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)，通過(guò)新媒體平臺(tái)積極開(kāi)展學(xué)習(xí)。三是定期組織不同層次、不同崗位的工作人員參加校外高水平專(zhuān)題培訓(xùn)班。通過(guò)培訓(xùn)提高辦公室工作人員業(yè)務(wù)水平，同時(shí)更好地在實(shí)踐中提高辦公室的精細(xì)化水平。3.建立日志，改善工作習(xí)慣。通過(guò)建立工作日志，提高辦公室人員統(tǒng)籌安排工作的能力和科學(xué)利用時(shí)間的水平，減少疏漏，杜絕重大失誤。一是建立日常事務(wù)工作日志。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)日程安排、會(huì)議安排、安全檢查等工作建立日常事務(wù)工作日志，工作完成后，存檔備案，以備查詢(xún)。二是建立個(gè)人日常工作日志。對(duì)個(gè)人職責(zé)范圍內(nèi)的工作建立日常工作日志，便于經(jīng)常性地了解和及時(shí)推進(jìn)各自職責(zé)范圍內(nèi)的工作。三是建立臨時(shí)工作日志。對(duì)突發(fā)性、臨時(shí)性工作建立臨時(shí)性工作臺(tái)賬，留存記錄，以便合理安排工作時(shí)間，不被遺忘。

（二）建立清單式管理制度，實(shí)現(xiàn)辦公室工作的科學(xué)管理。通過(guò)建立清單式管理制度，可以?xún)?yōu)化辦公室工作的流程，營(yíng)造高效有序的工作氛圍，規(guī)范辦公室的服務(wù)行為，可以讓辦公室工作專(zhuān)門(mén)化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而推動(dòng)各項(xiàng)工作水平的提高。一是制定職責(zé)清單，明確各部門(mén)、人員工作職責(zé)保證各個(gè)崗位的人員分工明確，避免工作人員互相推諉責(zé)任，導(dǎo)致辦公室行政效率低下。二是制定業(yè)務(wù)管理清單，根據(jù)學(xué)校年度工作要點(diǎn)中涉及辦公室職責(zé)內(nèi)容，制定辦公室年度計(jì)劃清單，按月動(dòng)態(tài)編制辦公室月歷工作清單，并按周細(xì)化形成周工作任務(wù)清單，確保工作按計(jì)劃、按時(shí)限開(kāi)展。三是制定作業(yè)清單，根據(jù)每項(xiàng)任務(wù)清單詳細(xì)制定作業(yè)清單，保障每一項(xiàng)工作有章可循，可按標(biāo)準(zhǔn)、按流程開(kāi)展。1.制定職責(zé)清單，確保分工詳細(xì)。辦公室要制定詳細(xì)的崗位職責(zé)及分工方案，要將辦公室的各項(xiàng)職能逐項(xiàng)分解到各科室、各崗位，確保崗位職責(zé)及分工精細(xì)化，明確“干什么”“怎么干”“干得怎么樣”“干錯(cuò)了怎么辦”。真正做到按職責(zé)辦公，既不越位，也不缺位，確保職權(quán)人人有、任務(wù)個(gè)個(gè)擔(dān)、責(zé)任人人負(fù)、事事有人干（詳見(jiàn)“表1”）。2.制定業(yè)務(wù)管理清單，確保工作細(xì)化。（1）年歷計(jì)劃清單。根據(jù)學(xué)校年度工作計(jì)劃，結(jié)合辦公室工作內(nèi)容，通過(guò)明確問(wèn)題描述、時(shí)間安排、建議措施、預(yù)期成效、牽頭部門(mén)等，制定辦公室年歷計(jì)劃清單，為領(lǐng)導(dǎo)者提供指導(dǎo)作用。領(lǐng)導(dǎo)層根據(jù)年歷計(jì)劃清單，合力安排全年各階段工作任務(wù)（詳見(jiàn)“表2”）。（2）月歷工作清單。一是以年歷計(jì)劃清單為主線和依據(jù)，與臨時(shí)性、突發(fā)性工作有機(jī)結(jié)合，每月底動(dòng)態(tài)形成下個(gè)月工作月歷。二是對(duì)于新增重點(diǎn)工作任務(wù)，及時(shí)調(diào)整到年歷計(jì)劃清單中，更好地發(fā)揮年歷計(jì)劃清單指導(dǎo)作用。三是通過(guò)月歷工作清單，為周工作任務(wù)清單的編制建立基礎(chǔ)，防止在工作執(zhí)行中產(chǎn)生偏差（詳見(jiàn)“表3”）。（3）周歷任務(wù)清單。以工作月歷清單為主線和依據(jù)，逐級(jí)細(xì)化分解，明確到責(zé)任部門(mén)、完成時(shí)限、具體責(zé)任人和配合人，以及完成狀態(tài)（詳見(jiàn)“表4”）。3.建立作業(yè)清單，確保工作開(kāi)展有章可循。工作作業(yè)清單根據(jù)學(xué)校規(guī)章制度以及辦公室規(guī)章制度進(jìn)行制定，在總結(jié)業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，詳細(xì)制定公文運(yùn)轉(zhuǎn)、檔案管理、機(jī)要保密、秘書(shū)事務(wù)、督促檢查、新聞宣傳、會(huì)議管理、信訪處理、制度制定等工作的詳細(xì)作業(yè)清單，工作作業(yè)清單應(yīng)包括工作描述、工作流程、工作標(biāo)準(zhǔn)、工作時(shí)限等內(nèi)容，為實(shí)際開(kāi)展工作提供指導(dǎo)依據(jù)作用（詳見(jiàn)“表5”）。

表1 辦公室工作人員職責(zé)清單

表2 辦公室年歷計(jì)劃清單

表3 辦公室月歷工作清單（2019年3月）

表4 辦公室周歷任務(wù)清單（2019年3月開(kāi)學(xué)第一周）

表5 辦公室工作作業(yè)清單

（三）建立督查督辦機(jī)制，辦公室業(yè)務(wù)工作考核常態(tài)化。建立“三督、三查、四報(bào)、三運(yùn)用”的督察督辦工作體系，“三督”是指督起點(diǎn)，明任務(wù)；督過(guò)程，明進(jìn)度；督結(jié)果，明成效。“三查”是指查認(rèn)識(shí)、查責(zé)任、查作風(fēng)。“四報(bào)”是指橫向通報(bào)、專(zhuān)報(bào)、呈報(bào)、匯報(bào)。“三應(yīng)用”是指加強(qiáng)督查督辦結(jié)果應(yīng)用，并將其與本單位人員的崗位聘任、晉級(jí)晉職、年度考評(píng)等掛鉤。通過(guò)對(duì)年歷計(jì)劃清單、月歷工作清單、周歷任務(wù)清單中的責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人是否按照工作計(jì)劃、工作流程、工作標(biāo)準(zhǔn)等完成工作任務(wù)情況進(jìn)行督查督辦，督促部門(mén)和職工按照標(biāo)準(zhǔn)、按照流程、按照時(shí)限去完成工作。