Excel在大學(xué)管理中的應(yīng)用研究*
——基于能級(jí)進(jìn)階理論的視角

王余勤

（西華師范大學(xué) 國(guó)有資產(chǎn)管理處，四川 南充 637009）

一、引言：管理者的需求

近年來，越來越多的大學(xué)教師利用Excel 開展管理工作，改變了以前主要依靠純手工統(tǒng)計(jì)與分析數(shù)據(jù)的落后狀況，提高了管理效率。一方面國(guó)家要加大對(duì)高校管理干部的教育信息化培訓(xùn)，提高教育信息化的能力和水平，2019 年教育部辦公廳印發(fā)了《2019 年教育信息化和網(wǎng)絡(luò)安全工作要點(diǎn)》，提出要：“持續(xù)做好教師和管理干部教育信息化培訓(xùn)，深入實(shí)施《教師教育振興行動(dòng)計(jì)劃（2018-2022 年）》，啟動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)+教師教育創(chuàng)新行動(dòng)，舉辦全國(guó)教師大數(shù)據(jù)高級(jí)研修班?！盵1]另一方面，信息技術(shù)飛速發(fā)展，各種管理軟件如雨后春筍，讓管理者應(yīng)接不暇。從管理的角度分析，也是智慧校園建設(shè)的需要，主要通過利用云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等相關(guān)技術(shù)來改變教師、學(xué)生與校園各類資源進(jìn)行交互的方式，提高精確性、靈活性以及響應(yīng)速度，從而實(shí)現(xiàn)智慧化的服務(wù)和管理。[2]

高校一線管理教師是怎樣進(jìn)行管理的？他們現(xiàn)有的管理水平如何？他們善于及時(shí)更新自己的管理水平和知識(shí)結(jié)構(gòu)嗎?作為管理者，經(jīng)常需要處理和分析各種管理系統(tǒng)中導(dǎo)出的海量數(shù)據(jù)，但又總由于缺乏相應(yīng)的技能而倍感壓力。文章從能級(jí)進(jìn)階的視角分析如何對(duì)高校的管理人員進(jìn)行教育信息化培訓(xùn)，尤其是對(duì)Excel的培訓(xùn)。

二、視角：研究的緣起

以“Excel 管理”為關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，目前國(guó)內(nèi)關(guān)于Excel 現(xiàn)狀的研究大致可分宏觀和微觀兩個(gè)方面。宏觀的研究如Excel 在高校管理中的應(yīng)用探索，[3]微觀的研究主要集中在如教務(wù)管理[4]、財(cái)務(wù)管理[5]或者某個(gè)具體問題的解決[6]。

現(xiàn)有研究大都是針對(duì)Excel 在高校管理工作中的某個(gè)具體實(shí)操技能。然而，高校管理工作中對(duì)數(shù)據(jù)的處理僅僅是信息化管理的一部分?！澳芰?yīng)是由能夠廣泛遷移和應(yīng)用的知識(shí)、技能兩種不可混同的要素構(gòu)成的，能力的知識(shí)說是一種能力實(shí)質(zhì)的簡(jiǎn)單化觀點(diǎn)?！盵7]Excel的應(yīng)用研究也應(yīng)由理論知識(shí)和應(yīng)用技能兩方面組成。

能級(jí)進(jìn)階理論是美國(guó)加州大學(xué)護(hù)理學(xué)系教授Benner 依據(jù)臨床護(hù)理人員實(shí)際工作者經(jīng)驗(yàn)，提出的臨床護(hù)士從“新手到專家”成長(zhǎng)的Benner 理論模式，即新手、初級(jí)進(jìn)階者、勝任者、精進(jìn)者和專家。[8]能級(jí)進(jìn)階理論對(duì)技能的培養(yǎng)和培訓(xùn)具有重要的參考價(jià)值，主旨是通過核心能力而不是按資歷、職稱和學(xué)歷等定級(jí)、定責(zé)和定薪，這種模式也符合現(xiàn)代大學(xué)管理的內(nèi)在要求。筆者按大學(xué)管理人員對(duì)Excel 的應(yīng)用水平和需求，構(gòu)建了Excel 能級(jí)框架：數(shù)據(jù)輸入與批量修改能力、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)處理能力、數(shù)據(jù)分析和呈現(xiàn)（包括圖表）能力以及VBA 應(yīng)用能力四個(gè)維度27 項(xiàng)指標(biāo)?？梢园凑誆xcel 能級(jí)框架對(duì)高校管理人員進(jìn)行分層培訓(xùn)，該Excel 能級(jí)框架已經(jīng)用于西華師范大學(xué)的教師培訓(xùn)，取得了不錯(cuò)的培訓(xùn)效果，具有一定的推廣價(jià)值和參考意義。

三、研究方法

本研究主要通過自編問卷進(jìn)行了調(diào)查，問卷主要針對(duì)高校管理人員對(duì)Excel 知識(shí)的掌握程度及態(tài)度情感兩個(gè)方面進(jìn)行設(shè)計(jì)。問卷對(duì)四川省11 所省屬高校和2所部屬院校中主要從事管理工作的教師群體進(jìn)行了調(diào)查，共發(fā)放327 份問卷，收到有效問卷306 份，有效回收率為94%。這13 所高校中有9 所是四川省省屬高校，綜合性的大學(xué)2 所，其中師范類大學(xué)7 所、醫(yī)學(xué)類大學(xué)1所、理工類大學(xué)2 所、農(nóng)業(yè)類大學(xué)1 所。

在被調(diào)查的教師中，在管理部門擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的21人、科級(jí)人員53 人、普通工作人員232 人。有15 人具有正高職稱、79 人具有副高職稱、講師87 人、助教125 人。具有博士學(xué)位的有15 人、碩士學(xué)位252 人、本科生39 人。

1.Excel 是大學(xué)管理工作中很重要的統(tǒng)計(jì)與分析工具

為了更加全面地掌握Excel 在高校管理工作中的使用頻度和范圍，也更加確切地了解Excel 在高校管理部門中的作用和地位，問卷引導(dǎo)語(yǔ)為：“在平時(shí)的日常數(shù)據(jù)管理工作中，通常情況下您是如何使用下列工具和方法的？”問卷選項(xiàng)按5 級(jí)設(shè)置，分別為“總是”“常常”“偶爾”“很少”和“從不”，分值分別是5、4、3、2、1。表1 所示為高校管理教師在日常管理工作者中使用Excel的頻度范圍。

表1 高校管理教師在日常管理中使用Excel 的頻度范圍

在管理工作常用的統(tǒng)計(jì)與分析工具中，從表1 可以看出，Excel 是當(dāng)前高校管理部門中最常用的管理工具。在問卷中還問到“如果沒有Excel 是否可以做好日常管理工作時(shí)”，在被調(diào)查的306 名教師中，只有8%的年齡較大的教師可以做好管理工作；83%表示沒有Excel 簡(jiǎn)直不可想象，無所適從；7%表示可以用其他數(shù)據(jù)庫(kù)軟件替換，但是非常麻煩，要學(xué)很多的程序代碼。由此可見，Excel 在高校管理部門中的應(yīng)用范圍廣泛，使用頻率高，其在高校管理中的重要地位和作用是顯而易見的。

2.78%的教師對(duì)Excel 的應(yīng)用處于中低級(jí)水平，VBA應(yīng)用水平更低

本研究調(diào)查表明，問卷中問及“是否對(duì)Excel 使用熟練，需要培訓(xùn)?了解VBA 嗎?”時(shí)，回答統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)見表2。

表2 高校管理教師使用Excel 的熟練程度

從表2 中可以看出，教師對(duì)Excel 的掌握和應(yīng)用得分率較低，只有0.55，這表明教師對(duì)Excel 的應(yīng)用還處于中低級(jí)水平，對(duì)VBA 的應(yīng)用更低，得分率只有0.43。因此必須加大對(duì)Excel 的培訓(xùn)力度。

3.重點(diǎn)大學(xué)管理教師更了解Excel，運(yùn)用得更熟練

重點(diǎn)高校與省屬高校教師在管理時(shí)使用Excel 是否存在差別？問卷中問及“是否對(duì)Excel 的功能和作用熟練，是否受到過辦公自動(dòng)化等系統(tǒng)的培訓(xùn)?”時(shí)，重點(diǎn)高校96%的教師回答表示熟練，受到了系統(tǒng)的培訓(xùn)，省屬高校中只有57%表示熟悉其功能，沒有得到系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)。可見對(duì)于Excel 在管理中的了解和掌握程度在重點(diǎn)高校與省屬高校之間存在顯著差異。具體表現(xiàn)為，省屬高校教師對(duì)Excel 在管理中的了解和掌握程度明顯不如重點(diǎn)高校教師，其原因可能是非重點(diǎn)大學(xué)管理部門的教師學(xué)歷、管理的要求以及培訓(xùn)等方面的原因。因此對(duì)高校管理教師專業(yè)的管理培訓(xùn)是建設(shè)高水平大學(xué)的內(nèi)在需要。

四、Excel 能級(jí)框架

加強(qiáng)管理隊(duì)伍培訓(xùn)、促進(jìn)各支隊(duì)伍均衡發(fā)展已成為促進(jìn)學(xué)校內(nèi)涵式發(fā)展的重要保障。從以上的調(diào)查分析可以看出，我國(guó)高校管理人員專業(yè)化水平還處于一個(gè)較低的層次，[9]信息化培訓(xùn)是管理隊(duì)伍專業(yè)化的必然要求。如何提高高校教師Excel 的水平？按高校管理人員對(duì)Excel的應(yīng)用水平和需求，在征求了有關(guān)專家的意見基礎(chǔ)上，筆者構(gòu)建了Excel 能級(jí)框架，并請(qǐng)專家打分評(píng)選。專家評(píng)分在4 分（重要）、5 分（非常重要）或60%以上專家選擇了的，該指標(biāo)列入能級(jí)框架。最終得到的Excel 能級(jí)框架如表3 所示，分四個(gè)維度、27 個(gè)指標(biāo)。

高校教師在管理工作中涉及的Excel 能級(jí)有4 級(jí)，這4 級(jí)之間有一定的遞進(jìn)關(guān)系，能級(jí)1 表示是最簡(jiǎn)單和最基礎(chǔ)的能力要求，等級(jí)越高說明需要前面的能級(jí)作為進(jìn)一步學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)。N1 能級(jí)主要是培訓(xùn)教師的數(shù)據(jù)輸入能力，有8 個(gè)指標(biāo)，如編制考生的考號(hào)、學(xué)號(hào)等方法和技巧，填充柄的雙擊等訓(xùn)練。N2 能級(jí)主要是培訓(xùn)管理教師的數(shù)據(jù)處理能力和分析能力，有5 個(gè)指標(biāo)，如何確保輸入的身份證號(hào)是18 位，從批量數(shù)據(jù)中篩選所需要的數(shù)據(jù)等。N3 能級(jí)主要是培訓(xùn)教師批量處理數(shù)據(jù)的能力，提高辦公自動(dòng)化的水平，共有7 個(gè)指標(biāo)，如根據(jù)數(shù)據(jù)特點(diǎn)進(jìn)行分列，生成所需數(shù)據(jù)，在每個(gè)工作表中查找所需數(shù)據(jù)等。N4 能級(jí)主要是培訓(xùn)教師對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合處理的能力，批量Excel 文件的處理能力，涉及較多的是VBA 技術(shù)，共有7 個(gè)指標(biāo)。

表3 Excel 能級(jí)框架

五、結(jié)論

從以上分析可以看出：①高校從事管理的教師對(duì)Excel 的基礎(chǔ)理論基本都有所了解，理論框架基本形成，但了解程度不深，還需要加大培訓(xùn)。信息時(shí)代，高校涉及龐大的數(shù)據(jù)量、復(fù)雜冗長(zhǎng)的文件等，如果僅僅通過人工來進(jìn)行管理操作，造成大量的人力物力的消耗。[10]②許多高校有教務(wù)管理系統(tǒng)、國(guó)資管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等諸多信息化管理系統(tǒng)，在管理過程中會(huì)生成許多Excel 文件，這些文件都是基于對(duì)某個(gè)關(guān)鍵字的匯總，在多數(shù)情況下需要分部門對(duì)Excel 文件進(jìn)行分類，或者部門分別按上級(jí)管理部門的要求填報(bào)了許多文件，需要合并、匯總和統(tǒng)計(jì)，因此就需要對(duì)Excel 文件進(jìn)行合并或者拆分，但目前很多管理人員是通過重復(fù)的勞動(dòng)來進(jìn)行拆分或者通過最原始的復(fù)制粘貼進(jìn)行合并，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力、工作量大、工作效率低下而且容易出錯(cuò)。因此，今后重點(diǎn)應(yīng)加大對(duì)管理教師的VBA 培訓(xùn)，把管理者從重復(fù)性勞動(dòng)中解放出來，提高工作效率。

Excel 的能力培訓(xùn)是一個(gè)從量變到質(zhì)變的過程，Excel 能級(jí)框架為高校管理隊(duì)伍的培訓(xùn)做了內(nèi)容上的設(shè)計(jì)，文章構(gòu)建的能級(jí)體系指標(biāo)實(shí)為一個(gè)系統(tǒng)，完全可能會(huì)有少數(shù)低層級(jí)管理教師的能力已經(jīng)達(dá)到高層級(jí)的能力標(biāo)準(zhǔn)和要求，呈現(xiàn)出能級(jí)交叉現(xiàn)象。因此，各層級(jí)管理教師的培訓(xùn)內(nèi)容也必然會(huì)有一定的交叉，所以培訓(xùn)過程中在完成所屬級(jí)別的培訓(xùn)外可以選擇跨級(jí)別培訓(xùn)。也有可能某種能力是不同層級(jí)教師都需要的能力，因此在培訓(xùn)課程的內(nèi)容設(shè)計(jì)時(shí)要掌握好培訓(xùn)內(nèi)容選擇，做好培訓(xùn)前的調(diào)研工作，做到“因級(jí)施培”。Excel 能級(jí)框架隨著信息技術(shù)的發(fā)展，也將會(huì)不斷改進(jìn)和完善。